Welche Arten der Prozessautomatisierung (RPA) gibt es?

RPA ist heutzutage mehr als nur eine Ergänzung der Digitalisierung von Prozessen eines Unternehmens. Es entwickelt sich bereits zu einem entscheidenden Faktor für den nachhaltigen Erfolg und wird somit auch im Jahr 2023 für die IT-Landschaft als Trendtechnologie prägend sein.

Was ist RPA?

Unter Robotic Process Automation, oder kurz RPA, wird die Automatisierung von Prozessen mithilfe von Software-Robotern verstanden. Diese Software-Bots werden RPA-Bots genannt. Die RPA-Bots ahmen menschliches Verhalten auf der Benutzeroberfläche einer Software nach.
Eine detailliere Ausführung finden Sie in unserem Post „Was ist Robotic Process Automation (RPA)? Einblick in die Welt der robotergesteuerten Prozessautomatisierung“.

Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?

Grundsätzlich kennt RPA keine Grenzen. Jedoch gibt es Prozesse, welche eher für die Umsetzung mit RPA geeignet sind. Die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, dass es einige Aufgabenbereiche und Anwendungsfelder gibt, welche ideal für eine Automatisierung sind. Der Erfolg von Robotic Process Automation ist stark von dem zu automatisierenden Prozess abhängig. Deshalb sollte vor jedem RPA-Projekt geprüft werden, ob der auswählte Prozess für den Einsatz von RPA geeignet ist.
Mehr zu den Kriterien für die Auswahl der richtigen Prozesse findest du in unserem Post „Welche Prozesse eignen sich für Robotic Process Automation (RPA)?

Typische Anwendungsgebiete für RPA:

  • Öffnen von E-Mails und Anhängen
  • Anmeldungen in Anwendungen
  • Verschieben von Dateien und Ordnern
  • Kopieren und Einfügen
  • Ausfüllen von Formularen
  • Auslesen von Daten aus dem Intranet
  • Kommunikation mit bestehender API
  • Daten abgleichen und Berechnung
  • Extrahieren von Daten
  • Sammeln von Statistiken

Welche Arten der Prozessautomatisierung gibt es?

  1. Einfache Prozessautomatisierung:
    Schon vor der Automatisierung gab es einen festen, vorab abgestimmten Prozessweg, für den es nur einen möglichen Weg gab. Ein Beispiel ist das automatische Versenden von Erinnerungen.
  2. Regelabhängige Prozessautomatisierung:
    Kein fester Prozesspfad, sondern diskrete, sequenzielle Schritte, die jeweils von bestimmten Variablen und Entscheidungen abhängen. Ein Beispiel ist die Bearbeitung von Ansprüchen von Versicherungsunternehmen.
  3. Intelligente Prozessautomatisierung:
    Dies ist ein komplexer Prozess und es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit unerwarteter Ausnahmen. Wenn vordefinierte Regeln nicht mehr gelten, nutzen Sie zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA) und Artificial Intelligence (AI)

Was ist der Unterschied zwischen Attended-& Unattended-RPA?

Fällt die Entscheidung auf eine intelligente Prozessautomatisierung, so wird diese noch in zwei verschiedene Modi unterteilt, den beaufsichtigten Modus (Attended-Mode) und den unbeaufsichtigten Modus (Unattended-Mode). Wann Sie welchen Typ verwenden, hängt stark von dem Prozess ab, den Sie automatisieren möchten.

Attended-RPA:

Hierbei handelt es sich um eine Art der beaufsichtigten Automatisierung, die hauptsächlich dann zum Einsatz kommt, wenn der gesamte Prozess nicht durchgängig automatisiert werden kann. Das heißt, es erfordert menschliche Interaktion, wie das Starten und Stoppen des Roboters, bevor er als Software-Assistent fungieren kann. Beispielsweise muss ein Mitarbeiter eine Automatisierung auslösen, indem er auf eine Schaltfläche klickt. Der Begriff Robotic Desktop Automation (RDA) oder „digitaler Assistent“ wird häufig verwendet, da beaufsichtigtes RPA häufig auf Front-of-House-Aktivitäten ausgerichtet ist und seine Ausführung auf dem Desktop eines Mitarbeiters nachverfolgt werden kann.

  • Erfordert die Kommunikation mit Teams und Mitarbeitern, um Front-Office-Aufgaben zu erledigen
  • Mitarbeiter können Interaktionen zwischen Personen und Bots innerhalb des Unternehmens koordinieren
  •  Bots helfen, wenn Mitarbeiter sie aktiv ansteuern. Meist sind sie bereits eingeschaltet und einsatzbereit
  • Bots können sowohl auf privaten Servern als auch in der Cloud ausgeführt werden
  • Erhöhte Produktivität, verringert durchschnittliche Gesprächsdauer, verbessert allgemeines Kundenerlebnis, erhöhte Compliance

Unattended-RPA:

Diese RPAs erfordern keine menschliche Beteiligung, da sie automatisch durch bestimmte Ereignisse ausgelöst oder vorprogrammiert werden. Unbeaufsichtigte Bots interagieren mit Anwendungen auf Computer-Backends oder zentralen Servern, ohne dass der Benutzer dies explizit bemerkt. Beispielsweise können große Datenmengen automatisch organisiert oder bereinigt werden, sodass alle Daten, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, bereits organisiert sind. Unattended-Bots werden oft auch als „Digital Worker“ bezeichnet.

    • Automatisiert umfangreiche Backoffice-Prozesse
    • Bots folgen einem festgelegten Verfahren, ohne dass eine menschliche Anleitung erforderlich ist
    • Bots führen automatisch bestimmte Routinen in regelmäßigen Abständen oder immer dann aus, wenn sie durch einen bestimmten Befehl im Prozessablauf ausgelöst werden
    • Bots können sowohl auf privaten Servern als auch in der Cloud ausgeführt werden
    • Senkt Betriebskosten, steigert die Produktivität, gewährleistet Genauigkeit, befreit Mitarbeiter von langweiligen Aufgaben, erhöhte Compliance

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Marcel Altmann

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