In unserer sich ständig weiterentwickelnden digitalen Landschaft ist die Automatisierung zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen jeder Größe geworden. Mit Hilfe von Automatisierung wird die Effizienz gesteigert, menschliche Fehler minimiert und letztendlich die Unternehmensleistung verbessert. Eine Schlüsselrolle in vielen dieser Automatisierungsprozesse spielen die Office-Anwendungen von Microsoft. Diese Anwendungen werden in vielen Unternehmen weltweit genutzt. Dabei reicht es jedoch nicht aus, die Technologien und ihre Anwendungsfelder allein zu verstehen. Es ist ebenso wichtig, die regulatorischen Rahmenbedingungen, speziell im Bereich der lizenzkonformen Anwendung von Office-Anwendungen von Microsoft, zu beachten.
Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen die richtige Lizenz für Office-Anwendungen von Microsoft bei der Automatisierung?
In diesem Blogbeitrag möchten wir das Thema der lizenzkonformen Anwendung von MS Office bei Automatisierung genauer betrachten und die spezielle Microsoft 365 E3 Unattended-Lizenz detailliert vorstellen.
Die Herausforderung bei der klassischen Microsoft 365 E3-Lizenz
Viele Unternehmen greifen auf die klassische Microsoft 365 E3-Lizenz zurück, um ihren Mitarbeitern den Zugang zu den essenziellen Microsoft Office Anwendungen zu ermöglichen. Doch bei der Automatisierung von Prozessen mittels Robotic Process Automation (RPA) stoßen sie auf ein oft unbeachtetes Hindernis: Die klassische Microsoft 365 E3-Lizenz ist in solchen Anwendungsfällen nicht lizenzkonform.
Der Hauptgrund hierfür liegt in der Tatsache, dass die Microsoft 365 E3-Lizenz auf die Nutzung durch “Named Users” ausgerichtet ist. “Named User” sind konkrete Personen mit einem eindeutig zugeordneten Benutzerkonto.
Dies kollidiert mit der Nutzung durch Dienstkonten, welche für automatisierte Prozesse ohne menschliche Beteiligung – die sogenannten “Service User” – eingesetzt werden.
Die Lösung für lizenzkonforme Anwendung – Microsoft 365 E3 Unattended-Lizenz
Zur Lösung dieser Herausforderung hat Microsoft die Microsoft 365 E3 Unattended-Lizenz eingeführt. Diese speziell entwickelte Lizenz ermöglicht es Dienstkonten oder anderen Nicht-Benutzerkonten, Office-Client-Anwendungen in automatisierten Prozessen lizenzkonform zu verwenden, bei denen menschliche Interaktion nicht erforderlich ist. Dies beinhaltet auch die sogenannten Unattended RPA-Prozesse.
Service User vs. Named User: Eine klare Unterscheidung
Eine Unterscheidung, die oft Verwirrung stiftet, ist die zwischen einem “Service User” und einem “Named User”. In der Microsoft-Lizenzierung bezeichnet “Service User” ein Konto, das typischerweise für automatisierte Systemprozesse und Verwaltungsaufgaben genutzt wird. Im Gegensatz dazu stellt ein “Named User” eine spezifische Person dar, die über ein individuelles Benutzerkonto verfügt.
Warum die Microsoft 365 E3 Unattended-Lizenz die richtige Wahl ist
Die Microsoft 365 E3 Unattended-Lizenz ist speziell auf die Anforderungen von Service Usern zugeschnitten und ermöglicht Unternehmen die Durchführung automatisierter Prozesse, die vollständig mit den Microsoft-Lizenzbedingungen übereinstimmen. Diese Lizenz beinhaltet sämtliche Dienste, die auch mit der klassischen Microsoft 365 E3-Lizenz verfügbar sind. So profitieren Unternehmen von fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen, den umfangreichen Office-Anwendungen und vielfältigen Verwaltungsfunktionen, um ihre automatisierten Prozesse effizient und effektiv zu managen.
Fazit
Die korrekte Lizenzierung ist eine entscheidende Komponente für eine erfolgreiche und rechtskonforme Automatisierungsstrategie. Die Microsoft 365 E3 Unattended-Lizenz bietet hier eine flexible und umfassende Lösung. Sie ermöglicht es Unternehmen, das volle Potenzial ihrer Automatisierungsprozesse auszuschöpfen, ohne die Lizenzbestimmungen von Microsoft zu verletzen. Sie ist daher die optimale Wahl für Unternehmen, die RPA im Einklang mit den Microsoft-Lizenzbedingungen nutzen möchten.
Eine bewusste lizenzkonforme Anwendung von MS Office bei Automatisierung hilft nicht nur, rechtliche Probleme zu vermeiden, sondern schafft auch eine solide Grundlage für eine effiziente, sichere und lizenzkonforme Automatisierung. Mit der richtigen Wahl und Anwendung der Microsoft 365 E3 Unattended-Lizenz kann Ihr Unternehmen den Nutzen seiner Automatisierungsinitiativen maximieren und gleichzeitig die Einhaltung der Lizenzbestimmungen sicherstellen. Es ist daher wichtig, sich eingehend mit den verschiedenen Lizenzoptionen zu beschäftigen und die für die eigenen Anforderungen geeignetste zu wählen.
