Kriterien für die Auswahl der richtigen Prozesse?
Grundsätzlich kennt RPA keine Grenzen. Jedoch gibt es Prozesse, welche eher für die Umsetzung mit RPA geeignet sind. Die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, dass es einige Aufgabenbereiche und Anwendungsfelder gibt, welche ideal für eine Automatisierung sind. Der Erfolg von Robotic Prozesse Automation ist stark von dem zu automatisierenden Prozess abhängig. Deshalb sollte vor jedem RPA-Projekt geprüft werden, ob der auswählte Prozesse für den Einsatz von RPA geeignet ist. Der hier aufgeführte Kriterienkatalog hilft dabei ein erstes Gefühl für den Prozess zu bekommen. Dabei werden technische als auch betriebswirtschaftliche Aspekte berücksichtigt.
Defintion: Robotic Process Automation?
Unter Robotic Process Automation, oder kurz RPA, wird die Automatisierung von Prozessen mithilfe von Software-Robotern verstanden. Diese Software-Bots werden „RPA-Bots“ genannt. Die RPA-Bots ahmen menschliches Verhalten auf der Benutzeroberfläche einer Software nach. Dabei wird in der Welt von RPA grundsätzlich zwischen zwei Arten der Prozessautomatisierung unterschieden. Arbeitet ein RPA-Bot selbständig, ohne dass ein Mensch das Verhalten begleitet, wird von einem unattended Bot gesprochen. Tritt der Bot als Digital Assistent auf, und sein Verhalten wird von einem Menschen beobachtet, handelt es sich um einen attended Bot.
Ziel von RPA ist es, die Effizienz zu verbessern, die Produktivität zu steigern und Geld zu sparen, indem es die routinemäßigen und fehleranfälligen Prozess automatisiert. RAP ersetzt keine Menschen, sondern nimmt routinemäßige und fehleranfällige Arbeit ab. RPA dient jedoch nicht dazu einen schlechten Prozess zu verbessern, kann aber kritische Stellen im Prozess aufdecken.
Welche Prozesse eignen sich für den Einsatz von RPA ?
Für die erfolgreiche Umsetzung einer Prozessautomatisierung durch RPA sollte der Prozess folgende Voraussetzungen erfüllen:
Manuelle und repetitive Prozesse
Eine wichtige Eigenschaften des Prozesses sollte es sein, dass dieser manuell durchgeführt wird. Ein weiteres Merkmal, welches für RPA spricht ist, wenn der Prozess wiederholbar ist. Dabei spielt die Frequenz der Wiederholungen eine wichtige Rolle. Prozesse, welche durch tägliche und wöchentliche Ausführung geprägt sind, bieten den meisten Mehrwert für das Unternehmen.
Verwendete Daten im Prozess
Die verwendeten Daten im Prozess sollten strukturiert vorliegen. Liegen die Daten in einer anderer Form vor, müssen diese erst in ein entsprechendes Format gebracht werden. Dies ist jedoch kein Ausschlusskriterium, denn die meisten Anbieter von RPA-Software bieten hierfür Lösungen an. So ist es zum Beispiel möglich Daten, welche in Papierform vorliegen einzuscannen und die entsprechenden Daten zu extrahieren.
Regelbasierter Prozess
RPA-Bots sind dafür geschaffen vorgegebene Anweisung in einer hohen Frequenz und Qualität durchzuführen. Dafür müssen die Regeln, nach denen der RPA-Bot vorgehen soll, klar definiert sein.
Prozessablauf muss gefestigt sein
RPA ist davon geprägt, Prozesse streng nach einer vorgegebenen Definition auszuführen. Jede Anpassung eines bestehenden Prozesses ändert den Prozessablauf und somit die Bedienungsanleitung für den einzelnen RPA-Bot. Daher ist es wichtig, dass der Prozess bereits gefestigt ist und in naher Zukunft keine Änderungen geplant sind. Einzelne Anpassungen und Optimierungen am Prozessablauf sind immer möglich.
Fazit
Die erfolgreiche Automatisierung von Prozessen mithilfe von Robotic Process Automation steht und fällt mit der Auswahl des Prozesses. Daher lohnt es sich vor Beginn die relevanten Prozesse im Unternehmen zu identifizieren, diese zu analysieren und wenn möglich kleinere Optimierungen durchzuführen.
Ebenfalls ist es wichtig die Erfolge sichtbar zu machen, dies gelingt durch die Definition von KPIs. Die definierten KPIs helfen dabei, die Automatisierung zu bewerten. Um die nachhaltige Akzeptanz der Technologie im Unternehmen zu gewährleisten. Die definierten Kennzahlen können ebenfalls für das interne Marketing genutzten werden.
Haben Sie Fragen zum Thema Robotic Process Automation und wollen ihren Prozess automatisieren? Wir sind gerne für Sie da und freuen uns auf Ihre Nachricht.
