Was ist Robotic Process Automation (RPA)? Einblick in die Welt der robotergesteuerten Prozessautomatisierung

Die letzten Jahre waren davon geprägt, dass sich viele Unternehmen um ihre internen Prozesse gekümmert haben. Im Vordergrund hierbei Stand vor allem das Thema der Prozessoptimierung. Ziel hiervon war es bestehende Prozesse zu standardisieren und Optimierungspotenzial zu identifizieren und die Prozesse bis ins Detail zu optimieren. Trotz aller Optimierungen gibt es in den Unternehmen auch heute noch Unmengen an einfacher Aufgaben die täglich von Mitarbeitern durchgeführt werden. Hierzu gehören vor allem die repetitiven und monotonen Tätigkeiten.

Mittlerweile gibt es unzählige Studien die sich mit dem Thema beschäftigen, welchen Anteil die wiederkehrenden Tätigkeiten am Arbeitsalltag haben. Dieser Anteil liegt bei ungefähr 20%, welcher im Umkehrschluss einen Arbeitstag in der Woche ist. Hier ist deutlich zu erkennen, dass die manuellen Tätigkeiten zum einen unnötig Arbeitszeit verschlingen und zum anderen das Risiko für Fehler vorhanden ist.

Robotic Process Automation ist eine Kampfansage an die manuellen Tätigkeiten. Doch was genau verbirgt sich hinter RPA?

Defintion: Robotic Process Automation?

Unter Robotic Process Automation, oder kurz RPA, wird die Automatisierung von Prozessen mithilfe von Software-Robotern verstanden. Diese Software-Bots werden RPA-Bots genannt. Die RPA-Bots ahmen menschliches Verhalten auf der Benutzeroberfläche einer Software nach. Dabei wird in der Welt von RPA grundsätzlich zwischen zwei Arten der Prozessautomatisierung unterschieden. Arbeit ein RPA-Bot selbständig, ohne dass ein Mensch das Verhalten begleitet, wird von einem unattended Bot gesprochene. Tritt der Bot als Digital Assistent auf und sein Verhalten wird von einem Menschen beobachtet, handelt es sich um einen attended Bot.

Ziel von RPA ist es, die Effizienz zu verbessern, die Produktivität zu steigern und Geld zu sparen, indem es die routinemäßigen und fehleranfälligen Prozesse automatisiert. RPA ersetzt keine Menschen, sondern nimmt routinemäßige und fehleranfällige Arbeit ab. RPA dient jedoch nicht dazu einen schlechten Prozess zu verbessern, kann aber kritische Stellen im Prozess aufdecken.

Nachdem wir ein grundsätzliches Verständnis über RPA entwickelt haben, ist die berechtigte Frage welche Vorteile sich durch RPA für das Unternehme ergeben. Mit dieser Frage beschäftigen wir uns im nächsten Abschnitt dieses Beitrags.

Vorteile von RPA im Unternehmenseinsatz

Die Vorteile, welche sich durch den Einsatz von RPA im Unternehmen ergeben, lassen sich in vier Dimensionen einteilen.

Effizienz

RPA führt zu einer erhöhten Prozesssicherheit und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter und deckt kritische Prozessschritte auf. Ebenso können wichtige Parameter (Key Performance Indicators) wie z. B. die Durchlaufzeit des Prozesses zum Positiven entwickelt werden.

Kosten

Durch den Einsatz von RPA reduzieren sich die Prozesskosten im Unternehmen und durch die Auswahl der richtigen RPA-Plattform entstehen zudem Skalierungseffekte. Zu den gängigsten Plattformen und Programmen auf dem Markt gehören Automationanywhere, UiPath und Power Automate.

Zeit

RPA hat zudem den Vorteil schnelle Erfolge und Quick-Wins zu erzeugen. Diese wird zum einen durch eine relativ geringe Entwicklungszeit erreicht und zum anderen, wird durch den Einsatz von RPA keine weitere Baustelle im Unternehmen geschaffen. Es handelt sich bei RPA also um keinen Eingriff in bestehende Anwendungen. Damit die RPA-Bots arbeiten können, ist die Entwicklung einer Schnittstelle nicht erforderlich.

Qualität

Die RPA-Bots sind im Gegensatz zu Menschen weniger fehleranfällig und sind frei von Flüchtigkeitsfehler. Da in den meisten Fällen alle Interaktionen eines RPA-Bot dokumentiert und nachvollzogen werden können, unterstützt RPA das Unternehmen dabei, Mängel im Prozess zu identifizieren. Dadurch ist es dem Unternehmen möglich, ein Task Mining ohne einen hohen Kostenfaktor durchzuführen.

Allem in allem bietet RPA dem Unternehmen neben den oben aufgezeigten Vorteilen noch weitere individuelle Vorteile für das Unternehmen. Wichtig dafür ist eine saubere Umsetzung eines ersten „Prof Of Concepte“, um von den Vorteilen profitieren zu können. Doch was sind die typischen Anwendungsfelder für RPA und in welchen Fachbereichen kann RPA eingesetzt werden?

Typische Anwendungsgebiete für Robotic Process Automation

Grundsätzlich kennt RPA keine Grenzen. Jedoch gibt es Prozesse, welche sich eher dafür eignen, mit RPA umgesetzt zu werden. Die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, dass es einige Aufgabenbereiche und Anwendungsfelder gibt, welche ideal für eine Automatisierung sind.