FinOps im Detail: Lebenszyklus, Stakeholder & Best Practices

FinOps, oder auch Financial Operations, beschreibt ein Framework, das ein zentrales Bindeglied zwischen Betrieb und Finanzen der Cloud darstellt, indem es Betriebskosten verwaltet und optimiert. Damit hilft es dabei, die Cloudnutzung zu optimieren, den Businessnutzen zu beschleunigen und Struktur in die Nutzung und Beschaffung von Cloud Services zu bringen. Aber wie fügt sich ein FinOps Team in die Rollen in der Cloud Transformation ein und wie kann die Anwendung in Unternehmen konkret aussehen? Wir geben Einblicke.

Die Rolle von FinOps im Verhältnis zum Cloud Competence Center

Ein FinOps Team ist hauptsächlich für die Kostenoptimierung der Cloudnutzung, aber auch für Prognosen zur Budgetierung und die Buchführung für eine genaue Abrechnung der Cloud-Kosten verantwortlich. Damit nimmt es vor allem eine Expertenrolle im Hintergrund ein, indem es die Praxis überwacht und Vorschläge für die Optimierung macht.

Das Cloud Competence Center hingegen tritt offen als Ansprechpartner rund um die Cloud Transformation im Unternehmen auf. Es ist unter anderem für die Erstellung der Cloud Governance Richtlinien und Best Practices zuständig und hat das Ziel, die Vorteile der Cloud Transformation zu maximieren und mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen. Damit kommt ihm eine deutlich aktivere Rolle zu als einem FinOps Team. Dennoch besteht eine Verknüpfung der beiden Teams, die im Alltag häufig eng zusammenarbeiten. Denn Financial Operations bringen zahlreiche Vorteile für Unternehmen und das Cloud Competence Center mit sich:

• Reporting in Echtzeit
• Verbesserte Kosten- und Ressourcentransparenz
• Effizientere Workflows
• Bessere Zusammenarbeit im Team
• Gesteigerte betriebliche Flexibilität
• Cloud-Kostenmanagement und -Optimierung
• Kosteneffizienz
• Resilienz
• Geschwindigkeit
• Höhere Transparenz
• Budgetierung

Wie sieht ein FinOps Lebenszyklus aus?

FinOps agiert nach einem iterativen Ansatz. Das bedeutet, es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess, der die gleichen 3 Schritte immer wiederholt. Diese Schritte können dabei für das gesamte Unternehmen, aber auch für einzelne Abteilungen durchgeführt werden.

• Informieren: Welche Ressourcen sind aktuell in Verwendung? Welche sind in Planung? Wie sieht die aktuelle Budgetierung aus? Je transparenter alle Mitarbeiter das FinOps Team informieren, desto zuverlässiger kann es die Kosten der Cloud überblicken.

• Optimieren: Anhand der Informationen zu aktuell genutzten Cloud Services und ihrer Leistungen kann das FinOps Team jetzt Ansätze zur Kostenoptimierung erarbeiten. Die Effektivität der Cloud soll dabei bestehen bleiben, Tarife und Nutzungsumfang werden geprüft und gegebenenfalls angepasst.

• Betrieb: Hat das FinOps Team überflüssige Services und Ressourcen gekündigt, sollte es im Anschluss die Auswirkungen prüfen. Entsprechen die Veränderungen den Zielen, haben sie für Einsparungen gesorgt und waren sie effektiv?

Wer sind die unternehmensinternen Stakeholder von FinOps?

Wir kennen jetzt die Funktionsweise, die Vorteile und die Rolle der Financial Operations. Aber wer hat überhaupt konkretes Interesse an den Ergebnissen des Teams? Grundsätzlich bestehen im Unternehmen mehrere verschiedene Stakeholder, die ein Interesse an der Arbeit von FinOps haben.

• Finanzwesen & Beschaffung: Damit die Buchhaltung korrekt durchgeführt werden kann und Prognosen zuverlässig getroffen werden können, benötigt das Finanzwesen zuverlässige Finanzberichte. Ihre Analysen können sie auch für die Tarifverhandlungen mit Cloud Anbietern einsetzen.

• Engineering & DevOps: Für technische und Betriebsteams handelt es sich bei Cloud-Kosten um eine relevante Kennzahl. Sie arbeiten deshalb eng mit dem FinOps Team zusammen, um ihre Ausgaben für die Cloud zu optimieren.

• Führungskräfte: Eine der Aufgaben von Führungskräften ist es, die Einhaltung von Budgets der Teams zu prüfen. Deshalb arbeiten vor allen der CTO, CIO und CFO häufig mit dem FinOps Team zusammen.

• Geschäfts- & Produkteigentümer: Aufgabe von Geschäfts- und Produkteigentümern ist auch, die Nutzung der Cloud mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Sie haben deshalb großes Interesse an der Optimierung der Cloud Nutzung und der Effizienzsteigerung.

• FinOps-Experten: Innerhalb von Teams unterstützen FinOps Experten bei der Prognose der Ausgaben für die Cloud und sind für die Budgetierung sowie die Zuweisung der Cloud Ressourcen zuständig, weshalb sie eng mit dem übergeordneten FinOps Team zusammenarbeiten.

Grundsätzlich zählen alle Mitarbeiter im Unternehmen zu den Stakeholdern – schließlich hat jeder Mitarbeiter ein Interesse an der effizienten Nutzung der Cloud. Die oben genannten Rollen haben jedoch in der Regel das größte Interesse und bringen sich aktiv ein.

5 Best Practices für die Anwendung von FinOps in Unternehmen

Bei Financial Operations handelt es sich um ein Framework, das die Mitarbeit aller im Unternehmen erfordert. Um FinOps betrieblich und kulturell nachhaltig erfolgreich zu integrieren, können Unternehmen einige Best Practices beachten.

1. Finden Sie heraus, wo Geld ausgegeben wird
   Welche Abteilungen, Teams und Anwendungen sorgen für welche Ausgaben? Im ersten Schritt gilt es, sich einen Überblick zu verschaffen. Möglicherweise gibt es bereits Leistungen, die überflüssig sind, aber Kosten verursachen.
2. Beseitigen Sie unnötige Kosten
   Tauchen vermeidbare Kosten auf, etwa durch Cloud Services, die nicht oder nicht mehr verwendet werden, gilt es, diese Kosten zu beseitigen. Das kann durch den Wechsel des Anbieters oder die Kündigung von Teilleistungen geschehen.
3. Machen Sie Gebrauch von reservierten Instanzen & Rabatten
   Benötigen Sie zukünftig voraussichtlich ergänzende Leistungen, können Sie nach reservierten Instanzen Ausschau halten. Einige Cloud Provider bieten vergünstigte Leistungen an, wenn sie im Vorfeld reserviert werden. So können Sie die Kosten im Vergleich zu On-Demand-Leistungen senken.
4. Vermeiden Sie einen Vendor Lock-In
   Alle Cloud Services über einen Provider zu beziehen, klingt zwar praktisch, ist in der Realität aber meist eine Kosten steigernde Variante. Zudem machen Sie sich so vom Anbieter abhängig und riskieren einen Vendor Lock-In. Buchen Sie Leistungen bei verschiedenen Providern, fahren Sie nicht nur meist günstiger, sondern sind auch flexibler und können genau die Services beziehen, die zu Ihren Zielen passen.
5. Achten Sie auf eine durchdachte Einführung
   Das FinOps Framework wird vermutlich nur wenig erfolgreich sein, wenn Sie von heute auf morgen Einsparungen von 30 Prozent fordern. Vielmehr gilt es, das Modell durchdacht und schrittweise einzuführen, um die Akzeptanz der Mitarbeiter zu sichern. Stellen Sie Ergebnisse nach ersten erfolgten Optimierungen vor und zeigen Sie den Teams, dass Vorteile statt Einschränkungen entstehen.

Fazit: FinOps als zentrale Instanz für die Optimierung der Cloudnutzung im Unternehmen

FinOps fungiert als zentrales Bindeglied zwischen Betrieb und Finanzen der Cloud, optimiert Betriebskosten und beschleunigt den Geschäftsnutzen. Das FinOps Team agiert im Hintergrund, während das Cloud Competence Center eine aktivere Rolle bei der Cloud Transformation einnimmt. Um eine effiziente Cloudnutzung zu ermöglichen und gleichzeitig Kosten zu optimieren, lohnt sich die Einführung mit durchdachten Best Practices, sodass die Akzeptanz der Mitarbeiter gesichert ist und die Vorteile des Frameworks klar im Mittelpunkt stehen.