FinOps im Unternehmen einführen: So funktioniert’s.

Da die Einführung von Cloud Services im Unternehmen in der Regel mit verschiedenen Kostenpunkten verbunden ist und deshalb Budgetierung eine zentrale Rolle einnimmt, lohnt sich auch ein Gedanke an die Einführung von FinOps im Unternehmen. Dabei handelt es sich um ein Framework, das nach kollaborativem Ansatz Finanz-, Betriebs- und Entwicklungsteams zusammenbringt und dabei vor allem der Optimierung der mit der Cloud Transformation in Verbindung stehenden Kosten dient. Welche Kernprinzipien das Framework verfolgt und wie Sie es erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen, erklärt Ihnen dieser Artikel.

Warum FinOps? Die Kernprinzipien im Überblick

Lohnt es sich wirklich, noch ein Framework im Unternehmen einzuführen? Reicht es nicht aus, einfach eine detaillierte Kostenaufstellung zu erstellen und sie als Grundlage zu verwenden? Grundsätzlich ist das natürlich möglich. Je größer aber ein Unternehmen wird und je komplexer die Cloud Strategie aussieht, desto schwieriger wird es auch, teamübergreifend einen Überblick über alle Services und Kosten zu behalten. Außerdem bringt das FinOps Framework noch einige weitere Vorteile mit sich, die sich in den Kernprinzipien widerspiegeln. Übergreifendes Ziel ist es in der Regel, finanzielle Verantwortlichkeit und Agilität zu fördern, weshalb ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Engagement aller Mitarbeitenden nötig ist.

• Verantwortlichkeit: Teams sollen eigenständig Verantwortung für die finanzielle Optimierung ihrer Cloudnutzung übernehmen können. Möglich gemacht wird das durch klare Ziele und Leistungskennzahlen, an denen sich die Teams und alle Mitarbeiter orientieren können. So können sie ihre eigenen Budgets verwalten und einsetzen.

• Agilität: Agile Ansätze können und sollen dabei unterstützen, die Kosten der Cloud zu optimieren, beispielsweise mithilfe iterativer Ansätze und reaktionsschneller Verwaltung.

• Keine Schuldzuweisung: Fehler können passieren – besonders, wenn ein Modell auf Eigenverantwortung basiert. Zwar sind die Teams für ihre eigenen Finanzen verantwortlich, Schuldzuweisungen sollten sie jedoch vermeiden und stattdessen aus Fehlern lernen.

• Geschäftsnutzenbasierte Entscheidungen: Kompromisse sind häufig Teil des FinOps Frameworks. Wie lassen sich Kosten, Geschwindigkeit und Qualität vereinen, sodass die Wirtschaftlichkeit gegeben ist? Alle Teams sollten zumindest grundlegende Kenntnisse über die Cloud- und Geschäftsziele haben.

• Kapazitäts- und Ressourcenplanung: Die Führungsebene, Finanzteams und das Cloud Competence Center haben die wichtige Aufgabe der durchdachten Ressourcen- und Kapazitätsplanung. Es gilt, verfügbare Ressourcen zu definieren und diese mit entsprechenden Prioritäten zuzuteilen.

• Zentralisiertes Management: Die Cloud Finanzen sollten in einem zentralen FinOps Team gemanagt werden, das auch als Ansprechpartner für andere Abteilungen dient und die Kommunikation mit Cloud Anbietern übernimmt.

• Zusammenarbeit: Um Innovationen und Optimierungen zu ermöglichen, ist eine dauerhafte Zusammenarbeit zwischen Finanzteam, Nutzern und Technologieteams nötig.

• Kostentransparenz: Transparente Einblicke in die Kosten der Cloud zählen zu einer der wichtigsten Grundlagen von FinOps. Je detaillierter FinOps Teams die Finanzen kennen, desto besser ist ihre Grundlage für Optimierungen, die den Geschäftsprioritäten zugutekommen.

• Governance & Richtlinien: Wer nutzt welche Cloud Ressourcen und wer ist für sie verantwortlich? Wer erhält Zugriff auf welche Services? Transparente Richtlinien helfen bei der Erstellung von Prognosen.

• Sicherheit: Auch die Sicherheit der Cloudnutzung zählt zu den Aufgaben des FinOps Teams. Risikomanagement, Nutzerverwaltung und Aufgabentrennung zählen zu seinen Verantwortlichkeiten.

• Variable Kostenmodelle: FinOps ist eine andauernde Aufgabe, da Kosten für die Cloud sich monatlich flexibel ändern können. Eine agile und iterative Kostenplanung unter Berücksichtigung der variablen Kostenmodelle zählt demnach zu den zentralen Aufgaben.

Von der Planung bis zur Optimierung: So implementieren Sie FinOps erfolgreich in Ihr Unternehmen

Um den größtmöglichen Nutzen aus dem FinOps Framework ziehen zu können, sollte die Einführung im Unternehmen gut geplant werden. Wir haben einen Leitfaden für die erfolgreiche Einführung in 7 Schritten erstellt.

Planung

Zuerst gilt es, eine umfassende Planung für die Ziele des FinOps Teams zu erstellen und herauszufinden, was damit erreicht werden soll. Dafür empfiehlt sich die Gründung eines ersten Teams, das aus Management, Technikern und Mitarbeitern aus dem Finanzbereich besteht und nach Möglichkeit eng mit dem Cloud Competence Center zusammenarbeitet. Das FinOps Team kann auch aus dem Competence Center ausgegründet werden.

Analyse

Haben Sie die Ziele festgelegt, können Sie im nächsten Schritt Analysen durchführen. Wie hoch sind aktuell die Ausgaben für die Cloud? Für welche Bereiche entstehen die höchsten Ausgaben? Wie sieht das aktuelle IT-Budget aus? Diese Phase soll am Ende den Ist-Stand der Cloudnutzung und ihrer Kosten abbilden.

Kommunizieren & Überzeugen

FinOps benötigt die Mitarbeit des gesamten Unternehmens, da die Eigenverantwortung im Mittelpunkt steht und der Erfolg sowohl einen betrieblichen als auch kulturellen Wandel benötigt. Eine klare Kommunikation des Frameworks und der Ziele ist deshalb wichtige Aufgabe im Zuge der Einführung im Unternehmen.

Einführung vorbereiten

Im Zuge der Vorbereitung sollten Sie Kennzahlen erarbeiten, an denen sich der Fortschritt überprüfen lässt. Hier lohnt sich auch die Erstellung einer Roadmap, die den geplanten Weg mit FinOps widerspiegelt.

Einführung

Beim FinOps Framework empfiehlt es sich, Tools und Lösungen einzeln einzuführen und mit den grundlegenden Änderungen zu starten. Regelmäßiges Feedback von Teams, möglicherweise Anpassung der eingeführten Lösungen und die Prüfung der Erfolge sorgen dafür, dass das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Modell gestärkt wird und sie aktiv an seinem Erfolg mitarbeiten möchten.

Benchmarking

Um herauszufinden, in welchen Bereichen Ressourcen nötig sind und in welchen Bereichen zu viele Ressourcen zur Verfügung stehen, können Sie Standards in der Branche und interne Benchmarks zurate ziehen. Dabei vergleichen Sie Ressourcenauslastung, Kosten und Leistungskennzahlen – Daten, die Sie in der ersten Zeit der FinOps Einführung direkt messen können.

Optimieren

Bei der Optimierung der FinOps Prozesse handelt es sich um eine immer wiederkehrende Aufgabe, die sicherstellen soll, dass das Unternehmen Cloud Ressourcen effizient einsetzt, seine Kosten optimiert und trotzdem das gewünschte Leistungsniveau erreicht. Überprüfen Sie immer wieder, welche Tools und Strategien funktionieren und an welchen Stellen es Verbesserungspotenzial gibt.

Fazit: FinOps Einführung durchdacht planen und die Optimierung in den Mittelpunkt stellen

Wer ein FinOps Team gründet und das Framework erfolgreich im Unternehmen einsetzen möchte, benötigt dafür die Unterstützung der gesamten Belegschaft. Eigenverantwortung für Finanzen rund um die Cloud kann nur dann funktionierten, wenn die Mitarbeiter und einzelnen Teams an Bord sind. Schon bei der Einführung ist es deshalb wichtig, alle Mitarbeitenden abzuholen, auf ihr Feedback zu hören und Prozesse und Strategien stetig zu optimieren und anzupassen. Steht das Unternehmen hinter dem FinOps Framework, steht der Optimierung der Cloud Finanzen nichts mehr im Weg.