Das Process Definition Document (PDD): ein Tool für erfolgreiche Prozessdokumentation.

Das Prozess Definition Document (PDD) ist ein Tool für erfolgreiche Prozessdokumentation. Dieses Werkzeug möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag vorstellen und zeigen, warum Sie von einem PDD nur profitieren können.

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement bezeichnet den allgemeinen Umgang mit Arbeitsschritten in einem Unternehmen. Das Prozessmanagement umfasst dabei die Umsetzung und Steuerung aller vorstellbaren Arbeitsschritte in einem Unternehmen. Unter Prozessen wird dabei ein Zusammenwirken von Menschen und Maschinen in einer bestimmten, sich dauerhaft wiederholenden Reihenfolge verstanden. Diese Folge endet mit der Entstehung eines Produktes oder einer Serviceleistung.

Was ist ein Process Definition Document?

Ein Process Definition Document (PDD), auch als Prozessdefinition oder Prozessdokumentation bezeichnet, ist ein schriftliches Dokument, das die Details eines bestimmten Geschäftsprozesses oder Ablaufs in einem Unternehmen oder einer Organisation beschreibt. Weiterhin bietet das PDD eine klare und umfassende Darstellung der Schritte, Verantwortlichkeiten, Anforderungen, Inputs, Outputs und anderer relevanten Informationen, die für die ordnungsgemäße Durchführung des Prozesses erforderlich sind. Dieser definierte Prozess kommt für eine Automatisierung in Frage und soll in Zukunft von digitalen Assistenten übernommen werden. Das PDD wird nach der Erstellung mit allen Beteiligten geteilt, von diesen genehmigt und unterschrieben. Gerade Entwickler eines Assistenten berufen sich während der Erstellung des Assistenten auf das PDD.

Inhalt eines Process Definition Document

Ein sauber geschriebenes Process Definition Document liefert für die nachfolgenden Fragen klare und verständliche Antworten.

• Welchen Nutzen hat der Prozess und welches Ziel wird damit erreicht?
• Welche einzelnen Schritte gibt es in diesem Prozess und gibt es möglicherweise Entscheidungen, die von Menschen getroffen werden müssen?
• Wer ist der Prozessverantwortliche?
•  Wer führt diesen Prozess in welcher Anzahl aus?
•  Welche Systeme und Programme werden für diesen einen Prozess benötigt?
• Sind für den Prozess besondere Freigaben oder Rollen notwendig?
• Welche möglichen Probleme und Ausnahmen können während des Prozesses auftreten und wie löst diese ein Mensch?

Ein PDD wird selten einmal geschrieben und ist dann in Stein gemeißelt. Vielmehr wird ein Process Definition Document ständig an Prozessänderungen angepasst.

Ein beispielhafter Aufbau eines Process Definition Document

Im folgenden Abschnitt des Blogbeitrages werden nun kurz die einzelnen Bestandteile eines guten Process Definition Document aufgelistet:

Key Contracts: Wer ist verantwortlich für die Automatisierung und wer arbeitet zusammen daran?

Introduction: Eine detaillierte Übersicht des Prozesses, welcher automatisiert werden soll

Process Overview: Welche einzelnen Prozessschritte sind vorhanden? Was passiert vor und nach dem Prozess? Wie viel Aufwand wird in den Prozess hineingesteckt und was kommt am Ende wieder raus? Diese Fragen werden im Prozess Overview beantwortet.

Detailed Process Description: Beschreibung der einzelnen Prozessschritte

Exception Handling: Wie wird mit Ausnahmen und Fehlern umgegangen? Was sind Potenzielle Ursachen?

Ein gutes PDD ist ein Leitfaden zur Entwicklung eines digitalen Assistenten, welcher von den Entwicklern eingesetzt wird, um diesen Schritt für Schritt umzusetzen.

Wer profitiert von einem guten PDD?

Ein gutes PDD hat viele potenzielle Profiteure. Dazu zählen die kontinuierliche Verbesserung, die Qualitätssicherung, Kunden und Unternehmen. Ein gutes Process Definition Document ermöglicht es Unternehmen, eine bessere Kontrolle über den Prozessfortschritt zu haben und gleichzeitig das Vertrauen der Kunden zu steigern, da diese wissen, was sie erwarten können und wie die Erwartung erfüllt wird. Weiterhin legt ein gutes PDD legt auch klare Schritte zur Fehlervermeidung fest, wodurch zusätzlich die Möglichkeit der Qualitätskontrolle des digitalen Assistenten geschaffen wird.  Ein gutes Process Definition Document dient auch als Ausgangspunkt für eine kontinuierliche Verbesserung. Durch die klare Dokumentation können Schwachstellen und Engpässe identifiziert werden. Dies führt wiederum zu gezielten Optimierungen. Weiterhin kann auf das Process Definition Document referenziert werden, das damit eine überprüfbare Leistung der Entwickler von digitalen Assistenten bildet.