Das Krankenhausinformationssystem (KIS) ist ein wichtiges IT-System für alle Bereiche des Krankenhauses. Ein Wechsel des KIS ist ein sehr aufwendiger Prozess, daher wird dieses Vorhaben am besten als ein großes Transformationsprojekt betrachtet. Wie bei allen größeren Projekten ist es wichtig, sich im Vorfeld über den Projektablauf Gedanken zu machen. Als Unterstützung haben wir deshalb hier einen groben Phasenplan für einen reibungslosen KIS-Wechsel erstellt.
Wann wird ein KIS-Wechsel notwendig?
Ist das KIS einmal eingerichtet und in Nutzung, wird es nur sehr selten gewechselt, da ein KIS-Wechsel ein sehr aufwendiger Prozess ist. Jedoch haben etwa 27% der Krankenhäuser im deutschsprachigen Raum einen KIS-Wechsel innerhalb der nächsten 7 Jahre geplant. Die Entscheidung, das bestehende KIS zu wechseln, kann auf diversen Beweggründen basieren. Zum Beispiel kann es notwendig sein, das KIS zu wechseln, wenn dieses so stark veraltet ist, dass weitere benötigte Funktionalitäten nicht mehr hinzugefügt werden können. Ein weiteres Szenario für einen potenziell sinnvollen KIS-Wechsel ist eine Fusion von Krankenhäusern. Weiterhin kommt es gelegentlich vor, dass Hersteller die Unterstützung für ein KIS einstellen. Das ist zum Beispiel zuletzt bei dem SAP Patientenmanagement (IS-H) vorgekommen, das bei etwa einem Drittel der Krankenhäuser im deutschsprachigen Raum eingesetzt wird (Stand November 2023). Hier ist ein KIS-Wechsel sinnvoll, auch wenn rund 57% der betroffenen Häuser ihr KIS nicht wechseln möchten.
Phasenplan für den KIS-Wechsel
Der grobe Ablauf eines KIS-Wechsels kann in einige wesentliche Schritte gegliedert werden:
- Projektziel und -motivation definieren
- Projektteam zusammenstellen
- Bedarfsanalyse erstellen
- Recherche und Systemauswahl
- Angebotsanfrage und Vertragsabschluss
- Implementierung und Einführung des Systems
1. Projektziel definieren
Das Projektziel bei einem KIS-Wechsel ist natürlich der KIS-Wechsel. Doch besonders wichtig für einen erfolgreichen Wechsel ist, dass der Zweck bzw. die Motivation für einen Wechsel klar formuliert ist. Denn nur, wenn allen am Projekt beteiligten Personen (also der gesamten Belegschaft) klar ist, warum ein solch aufwendiges Projekt notwendig ist, ist eine erfolgreiche Projektumsetzung möglich.
2. Projektteam zusammenstellen
Durch einen KIS-Wechsel ändert sich nicht nur die Programmoberfläche, sondern häufig müssen auch die Arbeitsprozesse der Ärzte, Pflege und Abrechnung angepasst werden. Da von dem KIS-Wechsel alle Bereiche eines Krankenhauses betroffen sind, sollten auch alle Bereiche möglichst früh an dem Projekt mitbeteiligt sein. Am besten wird deshalb ein Projektteam zusammengestellt, bei dem alle Bereiche des Krankenhauses vertreten sind.
3. Bedarfsanalyse
Gemeinsam im Projektteam wird eine Bedarfsanalyse durchgeführt. Eine mögliche Herangehensweise hierfür ist, aufbauend auf den Funktionen des bisherigen KIS die zwingend notwendigen und wünschenswerten Funktionen für ein neues KIS abzuleiten. Alternativ kann an dieser Stelle auch eine externe Beratung herangezogen werden, die Vorlagen mit allen gängigen Funktionen zur Verfügung stellt. Am Ende der Bedarfsanalyse kann es sinnvoll sein, die Ergebnisse der Belegschaft vorzustellen. Hierdurch können sich die Mitarbeitenden über die geplanten Vorhaben informieren und Bedenken zu den Plänen können geäußert werden, sodass diese möglichst früh aufgefangen werden können.
4. Recherche und Systemauswahl
Nachdem die Anforderungen an ein neues KIS definiert sind, müssen geeignete KIS-Anbieter gefunden werden. Eine Übersicht über gängige KIS-Anbieter finden Sie hier.
5. Angebotsanfrage und Vertragsabschluss
Nachdem potenziell geeignete Anbieter identifiziert wurden, kann diesen eine Angebotsanfrage gesendet werden. In einem Gespräch können anschließend Fragen zum Ablauf der Einführung des neuen KIS geklärt werden. Einige Vorschläge für Fragen sind:
- Welche Teile von unseren Anforderungen und Wünschen können umgesetzt werden?
- Wie viel würde das kosten?
- Wie sieht der Support aus?
- Wie gut können die Daten des alten Systems auf das neue übertragen werden?
- Gibt es die Möglichkeit, das System bereits im Vorfeld mit mehreren Mitarbeitenden zu testen?
6. Implementierung und Einführung des Systems
Das genaue Vorgehen hierbei wird am besten mit dem KIS-Anbieter abgeklärt. Wichtig für eine reibungslose Einführung ist jedoch in jedem Fall die Unterstützung durch die Belegschaft. Denn diese wird das System am Ende nutzen müssen. Neben einer klaren Kommunikation sind auch frühzeitige Schulungen für das neue KIS von großer Bedeutung.
Planen Sie genug Zeit für den KIS-Wechsel ein
Für ein so umfangreiches Projekt ist es besonders wichtig, viel Zeit einzuplanen. Einerseits muss berücksichtigt werden, dass die eigenen Teammitglieder typischerweise nicht vollständig von ihren sonstigen Verpflichtungen entbunden werden. Daher müssen zeitliche Einschränkungen bei der Terminfindung berücksichtigt werden, was bei einem großen Projektteam zu Verzögerungen führen kann. Andererseits ist auch auf Seiten der KIS-Hersteller mit einer geringeren Personalverfügbarkeit zu rechnen. Und nicht zuletzt ist es auch wichtig, genug Zeit für Mitarbeiterschulungen einzuplanen.
Fazit
Ein Wechsel des KIS kann ein aufwendiges Projekt sein. Eine gute Planung beispielsweise mit einem Phasenplan kann eine große Unterstützung für einen reibungslosen KIS-Wechsel sein. Falls Sie Unterstützung bei der Planung Ihres KIS-Wechsels benötigen, freuen wir uns über Ihre Anfrage.
