New Work – Transformation Roadmap

Der Begriff „New Work“ ist nicht erst seit der durch die Coronavirus-Pandemie erzwungenen Zunahme der Arbeit im Home-Office in aller Munde. Das Konzept der sogenannten „Neuen Arbeit“ ist viel breiter angelegt als lediglich das Arbeiten von Zuhause aus. Unter New Work wird ein völlig neues Arbeitssystem verstanden, das durch den weltweiten Wandel der Industriegesellschaften zu Wissensgesellschaften im Entstehen begriffen ist.

Die durch die Globalisierung und Digitalisierung vorangetriebene Entwicklung wird zu neuen Unternehmensstrukturen und Arbeitsformen führen, die sich durch eine noch nie dagewesene zeitliche, räumliche und organisatorische Flexibilität auszeichnen. Klassische Arbeitsstrukturen, wie den 9 to 5 Job an einem festen Arbeitsplatz, werden in Zukunft immer seltener werden. Die Informations-, Kreativ- und Servicearbeiter von morgen werden zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Orten gemeinsam oder alleine an diversen Projekten arbeiten. In vielen Branchen ist diese Entwicklung bereits weit fortgeschritten.

In dem weiteren Artikel zeigen wir Ihnen eine mögliche Transformation Roadmap auf. Eine Checkliste und weitere Inhalte zu den drei relevanten Faktoren – Mensch / Ort / Technologie finden Sie in unserem Whitepaper.

Die Technologie

Einer der wesentlichen Eckpfeiler von New Work ist das Thema Cloud-Computing. Es stellt eine völlig neue Grundlage für die Kollaboration von unternehmensinternen wie auch –externen Mitarbeitern und Teams rund um den gesamten Globus dar. Die Bereitstellung einer hochprofessionellen IT-Infrastruktur über das Internet eröffnet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen noch nie dagewesene Möglichkeiten, ihr Geschäft auf der ganzen Welt zu betreiben und Mitarbeiter aus allen Ländern miteinander zu vernetzen.

Doch die Cloud ist nicht nur als rein technischer Aspekt zu sehen. Sie hat auch massive Auswirkungen auf die Struktur, die Prozesse und die Governance eines Unternehmens. Unternehmen sollten deshalb nicht nur eine Vision und Strategie erarbeiten, sondern sich auch konkrete Management Prozesse sowie ein Governance Framework zurechtlegen.

Der Ort

Für Unternehmen ist die Gestaltung der Arbeitsumgebung ihrer Mitarbeiter zu einer deutlich komplexeren Angelegenheit geworden. Während sie sich in der Vergangenheit lediglich damit auseinandersetzen mussten, einen einzelnen Arbeitsplatz in einem bestimmten Büro einzurichten, gibt es heute wesentlich mehr Varianten eines Modern Workplace. Mitarbeiter können von einem Büro, von einem Co-Working-Space, von zuhause oder von unterwegs aus arbeiten. All diese Möglichkeiten müssen heutzutage von Unternehmen berücksichtigt werden.

Ein Modern Workplace hat viele Schnittstellen die zwischen Mensch, Technologie und Ort liegen. Unternehmen müssen sich diesbezüglich mit einer Vielzahl an Fragestellungen beschäftigen: Wie sollen die verschiedenen Arbeitsorte miteinander vernetzt werden? Wie können die Arbeitsplätze im Büro, im Home-Office und an sonstigen Orten möglichst mitarbeiterfreundlich gestaltet werden? Wie sieht die Mitarbeiterbelegung bzw. –fluktuation an den einzelnen Workplaces aus? Und wie werden die Mitarbeiter am besten motiviert, ihre Arbeit an unterschiedlichen Orten zu verrichten?

Der Mensch

Die neue Arbeitswelt bringt ebenfalls einen massiven Wandel der Beziehung zwischen Mitarbeitern und ihrer Arbeit mit sich. Neue Arbeitsmodelle verwischen die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zusehends. Die kreativen Arbeiter von morgen werden zunehmend selbständig und arbeiten an Projekten für unterschiedliche Auftraggeber. Die hierarchische, örtliche und zeitliche Arbeitsteilung des Industriezeitalters existiert im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr.

Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen heutzutage wesentlich mehr Intelligenz in die Frage investieren, wie sie die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten und an verschiedenen Projekten möglichst produktiv und erfolgreich gestalten. Das Projektmanagement bekommt in der neuen Arbeitswelt eine völlig neue Bedeutung. Egal, ob klassisches, agiles oder hybrides Projektmanagement – Unternehmen aller Branchen müssen in der neuen Arbeitswelt mehr Zeit aufwenden, die jeweils richtige Projektmanagement-Methode zu wählen.

New Work – Transformation Roadmap

In der nachfolgenden Grafik sehen Sie eine Roadmap, die alle relevanten Schritte zum Thema New Work betrachtet. Hier werden die Aspekte der Technologie, aber auch das Changemanagement für den Aspekt „Mensch“ berücksichtigt. Die dritte Komponente des „Ortes“ wird ebenso beleuchtet und für langfristige Planungen bei Um- oder Neubauten von Büroflächen berücksichtigt.

Phase 1 – Vision & Strategie

• Vision
• Strategie
• Ziele
• Bürokonzepte heute
• Onboarding
• Arbeitsplatz „heute“ vs. „morgen“
• Anforderungen Fachbereiche (World Café)

Phase 2 – Planung & Design

Kollaboration

• Anforderungen
• Proof of Concepts

Hardware / Software

• Assessment
• Auswahl auf Basis der Anforderungen

Design

• New Work – Blueprint (Technisch)
• New Work – Blueprint (Bürokonzept)

Roadmap

• Ressourcen & Aufwandsplanung
• Budgetplanung

Phase 3 – Integration & Betrieb

Governance Framework

• New Work Governance Policy
• New Work Security Requirements
• New Work Security Policy
• New Work Usage Policy

Betrieb / Operation

• Eigenbetrieb vs. Managed Service
• Betriebskonzept
• Dokumentation & Prozesse
• Know-how

Rollout

• Konzept
• Planung
• Durchführung

Phase 4 – Festigung & Expansion

Proof of Concepts

• Unterstützung des Business
• interne Beratung

Anwender & Expertenschulungen

• Schulungskonzept
• Unterstützung, Durchführung

Marketing

• • Konzeption
  • Unterstützung

weitere Features

Fazit

Die neue Arbeitswelt fasst unter dem Begriff „New Work“ die unterschiedlichsten Faktoren in einem Unternehmen zusammen, die wiederum Auswirkung in unterschiedliche Abteilungen und Verantwortungsberieche mit sich zieht. Es ist nicht damit getan, den Mitarbeitern einen Laptop bereitzustellen, auf dem eine Kollaborationslösung von z.B. Microsoft (M365) oder Google (G-Suite) installiert ist. Stattdessen bedarf es eine sorgfältige Planung der Kernelemente (Mensch, Ort, Technologie). Nur durch das richtige Zusammenspiel der Kernelemente profitiert Ihr Unternehmen langfristig von den Möglichkeiten der „Neuen Arbeitswelt“.

Wir unterstützen Sie gerne bei dem gesamten Thema New Work. Durch die erfolgreiche Begleitung zahlreicher Unternehmen hin zu New Work können wir auf die nötige Erfahrung und praxiserprobten Best Practices zurückgreifen. Unsere Vision: Das New Work Konzept!