Welche Microsoft Tools eignen sich für die Aufgabenverwaltung von Teams?

Microsoft stellt für das Verwalten von Team-Aufgaben drei Tools zur Verfügung. Teilweise überschneiden sich diese in ihren Funktionen, wodurch es nicht immer klar ist, wann man welches Tool nutzen sollte. Aus diesem Grund lohnt sich ein Vergleich von Microsoft Planner, Lists und Projects.

Verfügbarkeit

Alle drei Tools sind in der Web-Version und als Tab in Microsoft Teams verfügbar. Den ersten Unterschied finden wir in der Verfügbarkeit in der mobilen Ansicht. Hier punkten nur der Planner und Lists, da diese fürs Smartphone verfügbar sind. Folglich gibt es Microsoft Projects nicht in der mobilen Ansicht. Darüber hinaus verfügt der Planner noch über die Verfügbarkeit via der Tasks App in Teams. Blickt man somit nur aus der Sicht der Verfügbarkeit auf die drei Apps, dann ist die Reihenfolge klar: Spitzenplatz für Planner, gefolgt von Lists und Schlusslicht ist Project.

Service um die Tools

Eine eigene Microsoft-Website ist sowohl für den Planner, als auch für Lists und Project verfügbar. Gleiches gilt auch für Supportseiten. Erneut haben Planner, Lists und Project ihre eigenen zentralen Anlaufstellen für Supportfälle jeder Art. Allerdings sind Demos nur für den Planner und für Lists verfügbar. Somit steht Microsoft Project im Vergleich zu den Alternativen erneut etwas schlechter dar.

Anwendungsfälle

Betrachten wir uns nun einige Anwendungsfälle, die beim Verwalten von Aufgaben aufkommen:

„Ich will meine Team-Aufgaben simpel und visuell verwalten.“

In Planner werden alle Aufgaben aller Teammitglieder festgehalten, die das Team erfüllen muss, um das übergeordnete Ziel zu erreichen. Somit wird ermöglicht, dass das Team immer den Ist-Stand einsehen kann. Deshalb verfügt der Planner über ein Kanban Board, welches den teaminternen Fortschritt visuell anschaubar macht. Dort ist jede Aufgabe als Karteikarte angepinnt und mit nützlichen Informationen versehen. Solche Informationen können auch Dateien sein, welche direkt in der Karteikarte zu finden sind.

Im Gegensatz zu Lists und Projects sticht der Planner durch seine grafischen Elemente hervor. Der Planner verfügt über eine kleinere Anzahl an Individualisierungsmöglichkeiten, allerdings ist dies weder positiv oder negativ zu betrachten. Grund hierfür ist, dass es gerade am Anfang von Projekten gut sein kann, Apps zu haben, die nicht überfordern. Allerdings sind Individualisierungsmöglichkeiten bei laufenden Projekten gern gesehen, um den Überblick nicht zu verlieren, das Verwalten der Team-Aufgaben effizient zu gestalten und die App den neu gewachsenen Anforderungen anzupassen.

„Ich will eine Liste aller Aufgaben des Teams.“

Lists ist, wie der Name bereits sagt, eine App, die wie eine Liste funktioniert. Eigenschaft einer Liste ist es, dass sie allerlei Informationen enthalten kann und somit nicht nur Aufgaben. Mit Lists können Sie somit Ihre Team-Aufgaben als ein Punkt einer simplen Liste aufführen und gleichzeitig wichtige Informationen hinzufügen. Da eine Liste problemlos mehrere hundert Elemente beinhalten kann, ist Lists für Teams aller Größen gedacht. Die Verwaltung und das Sortieren ermöglicht Ihnen Lists durch Vorlagen, automatischen Sortierabläufen und Möglichkeiten für individuelle grafische Anpassungen. Diese Individualisierungsmöglichkeiten in Kombination mit zur Verfügung stehenden Vorlagen sind die Argumente, die Lists von Planner und Project abhebt.

„Ich will, dass mein Team den Überblick über komplexe Aufgaben behält.“

Microsoft Project ist unter den drei vorgestellten Tools das Tool, welches für die Aufgabenverwaltung im Projektmanagement entworfen wurde. Somit können Team-Mitglieder auch Aufgaben verwaltet, welche inhaltlich und zeitlich detailliert geplant werden müssen. Dazu kann individuell festgelegt werden, welche Informationen den Aufgaben hinzugefügt werden sollen. Das Verwalten von Team-Aufgaben ist auch bei großen Team problemlos möglich. Je nach Aufgabentyp können die Aufgaben sortiert und priorisiert werden.

Um auch komplexe Aufgaben innerhalb von Projekten zu verwalten, verfügt MS Project über die Möglichkeit, Sub-Tasks hinzuzufügen. So können große und komplexe Aufgabe in kleine Stücke heruntergebrochen werden, wodurch sie leichter zu bewältigen sind. Neben diesen Sub-Tasks unterscheidet sich MS Project durch drei weitere Funktionen maßgeblich von Planner und Lists. Nur Project verfügt über ein Gantt-Diagramm, welches das Aufgabenmanagement grafisch an einem Zeitstrahl aufzeigt. Zudem kann Projects dank der Integration zu Power BI Berichte erstellen und mit der Power Plattform als Grundlage können Team-Mitglieder Projects erweitern. Für Erweiterungen können sowohl andere Apps, als auch nur die vorhandenen Daten genutzt werden.

Bonus

Zusammenarbeit entwickelt sich stets weiter und definiert sich regelmäßig neu. Dies hat auch Microsoft erkannt und lanciert neue Anwendungen, um die wechselnden Bedürfnisse zu decken. Wer sich für die neusten Lösungen interessiert, sollte einen Blick auf die Viva App Goals werfen.

 

Bei Fragen oder Anregungen zum Thema New Work, zur Microsoft Welt oder zu Collaboration Tools stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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Yannick Hirt

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