In der neuen Arbeitswelt steht Kollaboration ganz weit oben auf der Agenda. Falls Sie sich fragen, wie die Kollaboration sichergestellt oder erhöht werden kann, so sind Sie hier richtig. Mit jedem Hindernis, welches Sie für die Kollaboration entfernen, erhöhen sich auch die Chancen auf unternehmerischen Erfolg und eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Es folgen 5 Schlüsselelemente, um Ihre Kollaboration schnell und einfach zu erhöhen.
Redundanzen abschaffen
Grundlegend ist ein gemeinsames Arbeits-Ökosystem. Hierbei sollen die genutzten Dienste keine redundanten Funktionen aufweisen. Aus diesem Grund ist es unvorteilhaft, wenn es beispielsweise mehrere Videoplattformen, Dateispeicher, oder Ähnliches gibt. Die Schnittstellen zwischen den redundanten Diensten ist nämlich der Mensch, wodurch die Fehlerquote zu hoch ist. Neben der Gefahr, die von Fehlern ausgeht, kosten redundante Dienste zusätzlich unnötig Zeit und Geld. Idealerweise ist dann in diesem Ökosystem an nicht-redundanten Diensten das IT-Management so weit automatisiert, dass Fehler präventiv vermieden werden. Durch dieses Wechselspiel zwischen Diensten und IT-Management können sich die Mitarbeitenden vollständig auf ihre Arbeit konzertieren und erfolgreich zusammenarbeiten.
Inklusion
Da die Zusammenarbeit nicht nur in Präsenz, sondern vor allem hybrid reibungslos ablaufen muss, muss eine digitale Arbeitskraft äquivalent zu einer in Präsenz sein. Dies ist durch die Gewährleistung zweierlei Aspekte gesichert. Einerseits darf keine Einschränkung in der Verfügbarkeit der Dienste bestehen und anderseits muss das Sicherheitsniveau auf demselben Level sein. Diese zwei Aspekte haben gewisse Wechselwirkungen. So kann ein Dienst nicht verfügbar sein, da er hybrid nicht sicher ist. Diese Hürden müssen Sie für den hybriden Anteil des Teams entfernen, um den Weg für Kollaboration freizumachen.
Akzeptanz der kollaborativen Dienste
Sofern Sie eine erfolgreiche Zusammenarbeit wollen, müssen Sie eine Sache verstehen. Die Dienste müssen angepasst auf das Personal sein, was impliziert, dass das Personal sich nicht auf die Dienste anpassen muss und auch nicht anpassen soll. Grund hierfür ist, dass es langfristig nicht funktioniert. Stehen die Dienste dem Personal im Weg und deren Anwendung ist konträr, so entsteht eine Abwärtsspirale der Kollaboration. Diese beginnt mit der ineffizienten Nutzung der Dienste. Darauf folgt die Nutzung von Schatten-IT, da sie besser zum Prozess passt. Fällt dies auf und ein Verbot entsteht, so rauscht die Nutzung der Dienst gegen null. Die Zusammenarbeit erliegt.
Deshalb ist von elementarer Bedeutung, dass die Dienste und das IT-System als Ganzes zum Unternehmen, zum Personal, zu den Prozessen und konkret zu den Aufgaben passt. Dienste und Systeme können nicht aufgezwungen werden. Im Falle einer Veränderung ist es notwendig Lernmaterial, Tipps und bei größeren Umstellungen Schulungen anzubieten. So entsteht ein nachhaltiges IT-Umfeld.
Idealerweise geht mit jeder Umstellung einer Erhöhung der Fehlerprävention einher. So soll das Folgesystem weniger Fehler zulassen, als das vorgeschaltete System.
Daten sichern und sicher lagern
Zusammenarbeiten finden immer auf Grundlage einer Datenbasis statt. Fehlt diese, so ist eine Zusammenarbeit sinn- und zwecklos. Dadurch ergibt sich, dass Daten sowohl bei deren Entstehung gesichert werden müssen, als darüber hinaus Archive und Back-Ups bestehen müssen. Definieren Sie hierfür klare Richtlinien und Prozesse und lassen Sie sich von KI unter die Arme greifen. So kann das korrekte Abspeichern und Archivieren eines benutzten Dokuments ohne Probleme automatisiert werden. So ergibt sich hier erneut die Möglichkeit, Fehler vor deren Entstehung zu verhindern und die Kollaboration weiter zu erhöhen.
Gesundes Lizenz-Management
Es ist sehr hinderlich für die Zusammenarbeit, wenn Teammitglieder aus unerklärlichen Gründen nicht gleichberechtigt in ihren Zugriffsrechten und Lizenzen sind. Um diesen Stolperstein der Kollaboration zu entfernen, können Sie keiner allgemeinen Lösung folgen, sondern müssen eine individuelle finden. Hierfür ist ein offener und regelmäßiger Austausch mit dem entsprechenden Personal der beste Weg. Fehlende Lizenzen dürfen nicht zum Flaschenhals der Kollaboration werden. Allerdings dürfen zu viele Lizenzen auch nicht zum Einfallstor für unautorisierte Zugriffe und Sicherheitslücken werden.
Bei Fragen oder Anregungen zu den Themen Zero Trust, IT-Security oder Security Governance stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
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