In einer sich ständig weiterentwickelnden Geschäftswelt müssen Finanzabteilungen sicherstellen, dass sie effizient und auf dem neuesten Stand arbeiten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) in Finanzprozesse. RPA ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, automatisierte Prozesse für wiederkehrende und standardisierte Aufgaben einzurichten und somit Zeit und Kosten zu sparen. Gartner prognostiziert sogar, dass Unternehmen bis 2024 Einsparungen von bis zu 30 % erzielen werden, indem sie betriebliche Prozesse transformieren und Hyperautomatisierungstechnologien einsetzen.
Warum RPA?
Finanzprozesse sind typischerweise durch eine große Anzahl von Transaktionen und eine geringe Komplexität gekennzeichnet. Dies sind gute Voraussetzungen, um Prozesse mit Hilfe von RPA zu automatisieren. Allerdings sollten einzelne Prozesse genau unter die Lupe genommen werden, denn eine klassische RPA soll vor allem hochvolumige Prozesse unterstützen, um die RPA-Investitionen schnell zu amortisieren. Die Verfahren sollten zudem standardisiert werden, was die Erstellung und den Betrieb von den digitalen Assistenten erleichtert. Bei der Auswahl der richtigen Prozesse sind somit einige Grundprinzipien zu beachten.
Auswahl passender Prozesse
RPA kann Aufgaben wie die Dateneingabe, das Bezahlen von Rechnungen und das Einziehen von Zahlungen automatisieren und bietet außerdem Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben Ihres Unternehmens. Im Folgenden sollen einige Möglichkeiten der Automatisierung von Finanzprozessen hervorgehoben werden.
Buchhaltung
Der Einsatz von RPA führt zu einer deutlichen Reduzierung von Fehlern. In der Buchhaltung können sich Übertragungsfehler verheerend auswirken und treten trotz vieler Sicherheitsvorkehrungen immer wieder auf. Repetitive Dateneingaben in großem Umfang tragen auf Dauer zur Unaufmerksamkeit der Mitarbeiter bei und provozieren dadurch manuelle Fehler. Digitale Assistenten können dabei einen wesentlichen Einfluss auf die Effizienz dieser Prozesse haben. Nicht nur das Unternehmen, sondern auch der Arbeitnehmer profitiert bei dieser Entlastung. Eingehende Rechnungen können von digitalen Assistenten schnell und sicher verbucht werden. Währenddessen haben die Mitarbeiter Zeit, sich um kreativere Aufgaben zu kümmern.
Stammdaten
Stammdaten sind meist in mehreren Systemen hinterlegt und müssen bei einer Änderung aufwändig manuell angepasst werden. Bei einem hohen Volumen laufen Mitarbeiter Gefahr, die Pflege eines oder auch mehrerer Systeme zu vergessen, was drastische Auswirkungen auf den gesamten Geschäftsprozess haben kann. Eine simple Namens- oder Adressänderung kann hierbei die Ursache sein. Digitale Assistenten sind von solchen “Leichtsinns-Fehlern” ausgeschlossen und können diese Prozesse rund um die Uhr bearbeiten.
Marktpreis-Abgleich
Der Einkauf in einem Unternehmen war schon immer ein entscheidender Faktor des Wettbewerbsvorteils. Deshalb ist es wichtig, immer einen aktuellen Überblick über die zugänglichsten Angebote am Markt zu haben. Im Zuge der Globalisierung und Digitalisierung stehen Unternehmen heutzutage mehr Möglichkeiten als je zuvor zur Verfügung. Das Internet scheint bei einer Recherche eine endlose Menge an Angeboten zu präsentieren und so kann es für Menschen schnell zur “Qual der Wahl” werden, das Beste unter ihnen zu finden. Außerdem ist es eine äußerst lästige und zeitaufwändige Aufgabe, viele verschiedene Preise von verschiedenen Anbietern einzuholen. Diese Aufgabe erfüllt ein digitaler Assistent mit Bravour im Hintergrund des aktuellen Tagesgeschäfts.
Reporting
Die Berichterstattung ist für Finanzprozesse von entscheidender Bedeutung, um die Transparenz zu fördern und in möglichen Krisensituationen schnell reagieren zu können. Dieses Verfahren ist insbesondere für den Einsatz von Robotic Process Automation vorgesehen, da es typischerweise auf standardisierten Verfahren basiert und einige behördliche Vorschriften befolgt werden müssen. Ein digitaler Assistent kann Dokumentationen schnell erfassen und als Teil eines regelmäßigen Berichts präsentieren. Darüber hinaus kann die Technologie die Übermittlung von Informationen an die Steuerbehörden erleichtern. Dieser Prozess benötigt zahlreiche Daten aus mehreren Systemen, Behörden und Personen, die kombiniert werden müssen. Hierbei erweist sich der Einsatz von RPA schon heute als äußerst effizient und hilfreich.
Fazit
Zusammenfassend kann man sagen, dass RPA eine wertvolle Lösung für alle Unternehmen sein kann, die ihre Finanzen effizient auf dem neuesten Stand halten möchten. Durch die Automatisierung wiederkehrender und standardisierter Aufgaben können Finanzunternehmen Zeit und Kosten sparen, ihre Finanzen sicher und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Regulierungen halten. Zudem können sich ihre Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
