Die Automatisierung des Wareneingangs mit der SAP Business Technology Platform (BTP)

Möglicherweise haben Sie sich bereits Gedanken gemacht, wie die vielen Lieferscheine und anderen Geschäftsdokumente, die täglich im Wareneingang eingehen, effizienter bearbeitet werden können. Die SAP Business Technology Platform (BTP) bietet dazu eine Lösung. Den SAP Document Information Extraction-Service. 

Die Dokumentenmenge, die täglich im Wareneingang landet, kann die Übersicht verschlechtern und Arbeitsprozesse erschweren. Neben Unterlagen, die per E-Mail eingehen, kommen Papierunterlagen hinzu, die den Bearbeitungsaufwand weiter erhöhen können

Wie Sie papierbasierte Dokumente effizienter bearbeiten 

Im Falle von papierbasierten Dokumenten sind jedoch Lösungen verfügbar, die die Arbeitsprozesse deutlich effizienter machen können. So kann der Ansatz des ersetzenden Scannens Sie bei einer systematischen Digitalisierung Ihrer Papierdokumente unterstützen. Wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, können Papierunterlagen nach dem Einscannen vernichtet werden, ohne, dass dabei gesetzliche Pflichten verletzt werden. Ein Vorteil: Sie sparen Platz sowie Pflege- und Wartungskosten. Dafür muss jedoch ein entsprechender formeller Prozess entwickelt und eingeführt werden. Entsprechende Lösungen werden von SAP-Partnern angeboten.  

Wareneingang und die SAP BTP Document Information Extraction  

Der Wareneingang besteht in den meisten Unternehmen, grob dargestellt, aus folgenden Bereichen: 

• Anlieferung 
• Warenannahme und -kontrolle 
• Auspacken und Sortieren der Ware 
• Buchung der Ware 
• Einlagerung der Ware 

Lieferscheine werden direkt nach dem Erhalt vom SAP-System eingescannt. Anschließend werden sie archiviert. 

SAP bietet jedoch noch mehr: Es ist möglich, Daten und Informationen aus Dokumenten automatisch zu extrahieren. Dazu steht die Document Information Extraction Funktionalität der Business Technology Platform (BTP) zur Verfügung, die zwei grundsätzliche Bereiche abdeckt: 

• Informationsextraktion zur Weiterverarbeitung – hier werden Informationen aus Dokumenten ausgelesen und für eine Archivierung oder Weiterverarbeitung zentral gespeichert. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) können dafür sorgen, dass auch unstrukturierte Daten verarbeitet werden (z. B. aus PDF-, RTF- und Word-Dateien). Die Software liest beispielsweise Namen, Adressen, Warenmengen, Rechnungsbeträge, Umsatzsteuersätze und weitere Daten aus Lieferscheinen und Rechnungen automatisch aus. 

• Informationsextraktion zur Datenanreicherung – in diesem Fall werden die extrahierten Daten dazu verwendet, bereits bestehende Daten und Dokumente zu ergänzen oder zu vervollständigen. Das Tool kann Daten aus Lieferscheinen automatisch auslesen und Daten ergänzen, die in einer internen Datenbank schon vorhanden sind. Dadurch kann eine stets aktuelle Übersicht über alle Lieferungen von Kunden automatisiert gepflegt und – etwa dem Einkauf – zur Verfügung gestellt werden. 

Document Information Extraction: Optimierungspotentiale im Wareneingang 

Für Unternehmen, die Daten mithilfe des Document Information Extraction-Services der SAP Business Technology Platform (BTP) auslesen und digital weiterverarbeiten, bieten sich folgende Vorteile: 

• Die Produktivität kann aufgrund der höheren Geschwindigkeit der Dokumentenverarbeitung deutlich erhöht werden. 
• Fehler, die bei einer manuellen Datenübertragung entstehen, werden durch die automatische Datenauslesung vermieden oder zumindest reduziert. 
• Mitarbeiter können die freigewordene Zeit nutzen, um sie woanders produktiv zu verwenden. 
• Durch die Standardisierung der Prozesse kann eine bessere Compliance erreicht werden. 

Es gibt jedoch auch einige technische Beschränkungen, die für Sie von Bedeutung sein könnten: 

• Die Dokumente dürfen nicht größer als 50 MB sein. 
• Ein einzelnes Dokument darf nicht mehr als 100 Seiten umfassen. 
• Es können maximal 2000 Dokumente pro Stunde und pro Mandant hochgeladen bzw. verarbeitet werden. 

Die Document Information Extraction Funktionalität wird im Cockpit der SAP Business Technology Platform (BTP) eingerichtet. Von da aus kann sie später auch aufgerufen und benutzt werden. Des Weiteren stellt SAP eine Testversion zur Verfügung, die ebenfalls über die SAP Business Technology Platform eingerichtet werden kann. Mit dieser können Sie bereits praktisch ausprobieren, wie eine Extraktion von Dokumenteninformationen funktioniert. 

Fazit

Mit dem Document Information Extraction-Service der Business Technology Plattform können Sie die Arbeitsprozesse in Ihrem Wareneingang automatisieren und somit effizienter gestalten.  

Dadurch wird es Ihnen möglich sein, einiges an Aufwand zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Arbeitsprozesse im Unternehmen zu beschleunigen. Darüber hinaus kann dies ein Baustein sein auf dem Weg zur weiteren Digitalisierung des Wareneingangs und der gesamten Lagerverwaltung. 

Sie möchten mehr über den Einsatz der SAP BTP oder des Document Information Extraction-Service erfahren? Sie wünschen ein unverbindliches Angebot? Wir sind gerne für Sie da und freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme. Weitere Blogartikel zur SAP BTP, sowie aus den Bereichen SAP Logistik & SAP Produktion finden Sie auf unserer Blogseite.