Microsoft Loop, die neue Art der Zusammenarbeit

Mit Loop bietet Microsoft ein neues Produkt für die digitale Zusammenarbeit. Die Neuheit wurde bereits vor einem Jahr angekündigt und wird nun nach und nach veröffentlicht. Wer seine Augen offen hält und die neuste Version von Teams verwendet, der sieht bereits ein neues Icon in der Befehlsleiste von Teams-Nachrichten. Mit Loops-Komponenten lassen sich Daten und Informationen in Form von Tabelle, Checklisten, Bulletpoint-Listen oder sogar in Form von Absätzen schneller, einfacher und übersichtlicher bearbeiten.

Microsoft Loop Icon in Teams
Microsoft Loop Icon in Teams (Quelle: Microsoft)

Loop sind diverse Komponenten, welche in sämtlichen Microsoftanwendung verwendet werden können. Doch wozu sind diese Komponenten fähig? Sie kennen wahrscheinlich den Fall, dass Sie Ihrem Kollegen eine Excel-Tabelle zum Ausfüllen zugesendet haben. Dieser muss die Tabelle herunterladen, bearbeiten, speichern und wieder zurücksenden. Mit Loop-Komponenten ist dies nicht mehr nötig. Sie können eine Tabelle direkt in der Microsoftanwendung Ihrer Wahl erstellen. Zurzeit ist dies vor allem in Teams verfügbar, später jedoch auch beispielsweise im Outlook.

Die als Loop-Komponent erstellte Tabelle können Sie Ihrem Kollegen via Chatnachricht zusenden. Ihr Kollege kann die Tabelle direkt in der Chatnachricht bearbeiten. Sie sehen zudem immer den aktuellsten Bearbeitungsstand. Loop-Komponenten werden durchgehend synchronisiert, was ein gleichzeitiges Bearbeiten mehrerer Personen gleichzeitig ermöglicht. In Zukunft lassen sich Loop-Komponenten auch zwischen Anwendungen hin und her kopieren, stets synchronisiert und in aktuellem Zustand.

Schleifenkomponenten für die Zusammenarbeit

Die Loop-Komponenten werden auch „Schleifenkomponenten“ genannt, da sie sich durchgehend in einer Schleife der Synchronisation befinden. Wenn Sie eine Komponente senden, kann jeder mit der entsprechenden Berechtigung die Komponente direkt im Nachrichtenverlauf bearbeiten und Änderungen sofort sehen. Schleifenkomponente werden automatisch in Ihrem OneDrive beziehungsweise im SharePoint Ihrer Organisation gespeichert, genau gleich wie PowerPoint- oder Word-Dokumente. Loop-Komponente besitzen wie normale Dokumente auch Dateinamen. Es wird daher empfohlen, die Titel entsprechend sorgfältig zu wählen, damit sie wiederzuerkennen sind.

Wie bereits erwähnt, lassen sich die Loop-Komponenten mittels Copy-Paste wo immer erforderlich einfügen. Dies kann einerseits anwendungsübergreifend sein, aber auch innerhalb einer Anwendung. So kann man beispielsweise Loop-Komponenten von Chat zu Chat kopieren und dadurch mehrere Personen am Inhalt beteiligen lassen.

Das nachfolgende Video zeigt ziemlich ausgiebig, wie Loop-Komponenten bereits in Teams verwendet werden können.

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Fünf Anwendungsfälle für Loop-Komponenten

Nachfolgend betrachten wir fünf Verwendungsmöglichkeiten von Loop-Komponenten. Sobald Sie und Ihr Team anfangen, mit Loop-Komponenten zu arbeiten, werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit weitere Möglichkeiten entdecken, wie Sie und Ihr Team effizienter und effektiver zusammenarbeiten kann.

Gemeinsames Bearbeiten

Wünschen Sie Inputs durch Ihr Team oder benötigen ein Review Ihres Textes? Mit Loop-Komponenten können sämtliche Personen gleichzeitig am Inhalt arbeiten, ohne dass Informationen verloren gehen. Personen im Text und Änderungen sind stets visuell sichtbar und nachvollziehbar.

Microsoft Loop Collaboration
Zusammenarbeit in Microsoft Loop (Quelle: Microsoft)

Ideen sammeln

Sie möchten ein Brainstorming durchführen, finden aber keinen passenden Termin? Das ist nicht mehr nötig, denn durch die Loop-Komponenten lassen sich die Dateien bestens asynchron bearbeiten. Somit können alle Beteiligten ihre Ideen hinzufügen, wann immer sie Zeit dafür finden. Dafür können Teams beispielsweise Aufzählungen oder nummerierte Listen verwenden, um den Überblick zu behalten. Wie erwähnt, sind die Daten auch immer auf dem aktuellsten Stand.

Verweise, Kommentare und Erwähnungen

Durch Funktionen wie beispielsweise die @-Erwähnung können sie bestimmte Teammitglieder direkt verlinken, um so ihre Aufmerksamkeit und ihren Input zu erhalten. Zusätzlich lassen sich mit Verweisen und Kommentaren erforderliche Informationen beschreiben, womit es für Teammitglieder einfacher ist, Ihre Anforderung zu verstehen.

Projektverwaltung

Durch die Loop-Komponente „Aufgabenliste“ lassen sich Aufgaben und fällige Arbeiten auf einfachste Weise in einem Teams-Chat verfolgen. Durch die @-Zuweisung können die entsprechenden Teammitglieder auf die Aufgabe hingewiesen werden. Diese können sie nach Abschluss selbstständig als erledigt markieren. Die Projekt- und Aufgabenverwaltung kann somit direkt im Teams-Kanal vorgenommen werden und bedarf keiner weiteren Tools.

Diskussionen führen

Dadurch, dass Loop-Komponenten eine konzentrierte Form haben, lassen sich fokussierte Konversationen führen. Dies ist vor allem hilfreich, wenn man versucht, eine Entscheidung zu treffen oder sich in eine Richtung zu bewegen. Dafür gibt es mehrere Features, die dies unterstützen. So kann man beispielweise auf einen beliebigen Inhalt klicken, um zu sehen, wer den Teil des Inhalts beigetragen hat. Durch die Funktion des Kommentierens lassen sich Fragen, Diskussionen und Meinungsunterschiede nachvollziehbar verfolgen. Des Weiteren kann man eine Komponente im Nachrichtenverlauf „anheften“, solange sie aktiv ist. Dadurch lässt sich die Nachricht schnell wiederfinden.

Und was noch?

Wie eingangs erwähnt, hat Microsoft Loop erst vor einem Jahr angekündigt. Man merkt, dass erst nach und nach neue Features zur Verfügung stehen. Doch Microsoft hat mit Loop noch ganz viel mehr vor. Das Ziel ist, Microsoft Loop als eigene Anwendung verwenden zu können. In diesem Zusammenhang ist Loop ein gesamter Arbeitsbereich, wo Organisationen und Teams an Dokumenten und Inhalten zusammenarbeiten können. Loop als Arbeitsbereich eignet sich dann beispielsweise für Knowledge Bases oder generelle Dokumentationen. Wer Tools wie Notion oder Craft kennt, findet sich da bestimmt schnell wieder.

Loop Arbeitsbereiche
Microsoft Loop Arbeitsbereiche (Quelle: Microsoft)

Arbeitsbereich in Loop können in Seiten aufgebaut werden, sogenannte Canvas. Diese lassen sich sehr flexibel ändern und anpassen. So kann man beispielsweise ganze Abschnitte hin und her schieben oder die Formatierung relativ schnell ändern. Auch hier sieht man wieder einige Ähnlichkeiten zu Tools wie Notion und Craft. Auf den Seiten kann man Dateien, Links und Inhalt einfügen, ganz nach dem Bedürfnis des Teams. Dem sind keine Grenzen gesetzt. Der Fokus liegt auch hier wieder in der Zusammenarbeit. Das Ziel ist es, dass Teams schnell, effektiv und flexibel miteinander arbeiten können.

Microsoft Loop Canvas
Microsoft Loop Canvas (Quelle: Microsoft)

Bis es soweit ist und Microsoft Loop mit vollem Funktionsumfang verfügbar ist, kann es noch einen Moment dauern. Nichtsdestotrotz sollte man die Augen offen halten, denn von Zeit zu Zeit stolpert man über ein neues Feature, das sich in die Anwendung eingeschlichen hat. Mit Sicherheit wird Microsoft Loop die Art und Weise der Zusammenarbeit, das Erstellen von Inhalten und das Verwalten von Dokumenten für Teams neu definieren und neue Möglichkeiten bieten. Wir sind gespannt und bleiben up-to-date, sobald neue Features verfügbar sind.

Mehr Informationen gewünscht? Mit diesem Link gelangen Sie direkt zur Produktseite von Microsoft Loops.

Bei Fragen oder Anregungen zu Microsoft 365, New Work oder Digital Transformation stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

 

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Yannick Hirt

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