Künstliche Intelligenz in Unternehmen integrieren – darauf kommt’s an
Immer mehr Unternehmen wünschen sich Unterstützung durch künstliche Intelligenz. Repetitive Tätigkeiten, Datenanalysen oder Berichtserstellung – viele Mitarbeiter beschäftigen sich mit Aufgaben, die inzwischen durch eine KI erledigt werden können. Die Automatisierung dieser Aufgaben ermöglicht es ihnen, sich auf wertvollere und kreative Tätigkeiten zu konzentrieren. Damit KI-Lösungen nachhaltigen Erfolg in Unternehmen bringen, spielt umfassende Planung und Vorbereitung auf die Integration eine essenzielle Rolle. Wir geben einen Überblick, wie Firmen künstliche Intelligenz erfolgreich in ihren Alltag integrieren können.
Die Technik ist sicherlich die Basis jedes KI-Projekts. Ohne funktionierende Technik gibt es auch keine künstliche Intelligenz. Unternehmen müssen die nötigen Daten zur Verfügung stellen und die technischen Voraussetzungen schaffen. Dennoch steckt hinter dem Erfolg eines KI-Projekts noch viel mehr als nur die Technik – schließlich ist auch ein KI-Projekt nach wie vor ein Projekt. Ein erfolgreiches Projekt benötigt ein gutes Zusammenspiel zwischen Mensch, Technik und Organisation – das gilt auch für Projekte rund um künstliche Intelligenz.
Die 3 wichtigsten Erfolgsfaktoren für KI-Projekte
Menschen
Eine intensive Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI ist unerlässlich für den Erfolg eines KI-Projekts. Denn KI ist eines sicherlich nicht: ein menschenähnlicher Roboter, der eigenständig Daten sammeln, Probleme erkennen und dann lösen kann. Besonders zu Beginn des Projekts ist ein intensives Mitwirken nötig, um zu entscheiden, welche Daten und Informationen die KI erhält und welches Ziel damit verfolgt wird. Mitarbeiter müssen ein Verständnis für die KI und ihre Möglichkeiten und Grenzen entwickeln und die Veränderungen akzeptieren, die damit einhergehen.
Systeme
Die Technologie selbst bildet die zweite Säule für den Erfolg eines KI-Projekts. Es geht dabei nicht nur um das KI-System selbst, sondern auch um die Integration in bestehende IT-Systeme des Unternehmens. Diese Integration der KI erfordert weit mehr als nur die Verknüpfung mit einer Datenbank und die Installation einer Software. Experten müssen hier eine wichtige Frage beantworten: Wie kann das KI-System eigenständig auf verschiedene Anwendungen zugreifen, um Daten zur Analyse zu importieren? Diese Prozesse müssen Unternehmen mit zunehmender Datenmenge automatisieren, um die menschlichen Verantwortlichkeiten und vor allem den Arbeitsaufwand zu minimieren.
Organisation
Die Organisation des Unternehmens bildet die dritte Säule für den Erfolg eines KI-Projekts. Jedes Unternehmen verfügt über Prozesse, die einheitlich oder zumindest nach dem gleichen Schema erledigt werden. Dabei kann es zum Beispiel um Vorgehensweisen zur Datenanalyse, um typische Projektabläufe oder auch um interne Feedbackschleifen gehen. Das KI-System muss in diese Prozessstrukturen integriert werden, um zu prüfen, ob es einzelne Prozesse automatisieren oder verkürzen kann. Dabei können sich Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Rollen im Unternehmen ändern. Es ist daher wichtig, zu Beginn eines KI-Projekts einen Überblick über die aktuellen Prozesse zu haben und herauszufinden, wie sie sich durch KI verändern können und sollen.
Die Auswahl der passenden künstlichen Intelligenz im Unternehmen
KI-Systeme können in nahezu jeder Branche und Abteilung eingesetzt werden – “die eine” künstliche Intelligenz gibt es nicht. Vielmehr gibt es viele verschiedene Verfahren, Methoden und Technologien, die wir als künstliche Intelligenz bezeichnen können. Das Hauptziel besteht darin, Prozesse in Unternehmen effizienter zu gestalten und Mitarbeitern repetitive Aufgaben abzunehmen. Aufgrund dieser allgemeinen Zielsetzung gibt es viele verschiedene Funktionen und konkrete Ziele, die Unternehmen mit KI verfolgen können. Das führt wiederum oft dazu, dass Firmen bei der Auswahl von KI-Systemen auf Hürden stoßen – sie sehen den sprichwörtlichen Wald vor lauter Bäumen nicht. Eine umfassende Projektplanung, die alle Säulen des Projekts berücksichtigt und eine Vorbereitung auf die Integration von KI-Systemen in den Unternehmensalltag sind unerlässlich für ein erfolgreiches Projekt.
Um sich auf den Einsatz von KI vorzubereiten, sollten Unternehmen die folgenden fünf Fragen beantworten:
Welche Probleme soll die KI lösen?
Zunächst sollten Unternehmen ermitteln, in welchen Bereichen Optimierungen möglich sind und in denen künstliche Intelligenz den Arbeitsalltag erleichtern kann. Anhand dieser Pain Points können sie die benötigten Funktionen definieren und die Suche nach einer geeigneten KI-Lösung erleichtern. Ein konkreter Use Case zu Beginn des Projekts ist ein guter Ansatzpunkt, um eine Grundlage für zukünftige Projekte zu schaffen.
Von welchen Kriterien hängt der Erfolg ab?
Sobald ein Use-Case für die KI definiert wurde, sollten Unternehmen die Kriterien für den Erfolg festlegen. Darunter fallen mehrere Bereiche:
Business Needs: Welche Abweichungen haben sich vom aktuellen Zustand hin zum Soll-Zustand verändert?
Beziehungen & Extraktion: Welche Informationen müssen Sie extrahieren und nutzbar machen und welche Modelle benötigt es, um die Zusammenhänge zu interpretieren?
Datenqualität & Quellen: Welche Daten aus welchen Datenquellen sind nötig, um das definierte Ziel zu erreichen?
Kalkulation des ROI: Wann ist der Return on Investment erreicht? Hierfür gilt es, verständliche Key Performance Indicators zu definieren.
Ist die Idee in der Realität umsetzbar?
Ein Proof-of-Concept (PoC) mit echten Unternehmensdaten ist ein wichtiger Schritt, um die bisher in Frage kommenden KI-Lösungen zu prüfen. Es ist auch wichtig, die Qualität der Unternehmensdaten im Vorfeld zu prüfen, da KI nur so gut sein kann wie die verfügbaren Daten.
Was denken die Mitarbeiter darüber?
Die ausgewählte KI-Lösung muss mehr können als nur technisch funktionieren. Vielmehr muss sie auch benutzerfreundlich sein und die alltägliche Arbeit der Endanwender tatsächlich erleichtern. Die betreffenden Mitarbeiter sollten in den Testprozess einbezogen werden, um wertvolles Feedback zu geben und Verbesserungsvorschläge zu machen.
Erfüllt die Umsetzung die gesetzten Erwartungen?
Sobald die Tests erfolgreich waren, können Unternehmen die KI-Lösung in den alltäglichen Betrieb integrieren. Dabei ist es wichtig, die bisherige Kalkulation des ROI zu überprüfen und sicherzustellen, dass die gesetzten Ziele erreicht wurden. Im Anschluss daran kann die KI auch in andere Prozesse oder Abteilungen integriert werden.
Change Management & KI
Die Einführung von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen kann den Arbeitsalltag von Mitarbeitern erleichtern und die Produktivität im gesamten Unternehmen steigern. Allerdings ist ein sorgfältiges Change Management erforderlich, um eine Basis dafür zu schaffen. Hier sind einige Gründe dafür:
Akzeptanz fördern: Mitarbeiter sind nicht immer von Anfang an positiv gegenüber Künstlicher Intelligenz eingestellt. Möglicherweise sorgen sie sich um ihren Arbeitsplatz oder sehen den Nutzen der Technologie nicht direkt – schließlich müssen sie sich auf neue Arbeitsprozesse einstellen. Wenn Teams jedoch von Anfang an in die Planung der KI einbezogen werden, steigert dies die Akzeptanz. Sie sind über die anstehenden Veränderungen informiert und können neue Prozesse aktiv mitgestalten.
Neue Impulse durch motivierte Mitarbeiter: Ein gutes Change Management ermöglicht es Mitarbeitern, nicht nur einfach mit der neuen Technologie zu arbeiten, sondern auch aktiv daran mitzuwirken. Künstliche Intelligenz ist keine starre Software, sondern kann individuell an die Anforderungen des Teams angepasst werden, um optimale Unterstützung zu bieten.
Einheitlichen Wissensstand schaffen: Obwohl Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag wichtige Unterstützung bietet, ist eine Einführung aller Anwender in die Funktionsweise, Fähigkeiten und Grenzen der Technologie am Anfang notwendig. Gutes Change Management stellt sicher, dass alle Teammitglieder, die mit KI arbeiten werden, über den gleichen Wissensstand verfügen.
Das Team in die Einführung von KI integrieren
Integrieren Sie das Team in die Einführung von künstlicher Intelligenz, indem Sie einen Zeitplan erstellen und ihm folgen. Dabei können Sie folgende Schritte durchführen:
Schritt 1: Definieren Sie Ziele und Folgen
Ein KI-System sollte nicht einfach von außen eingeführt werden. Vielmehr ermöglicht die Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter in den Planungsprozess eine schnellere Definition der Funktionsweisen sowie der Potenziale und möglichen Folgen durch die Integration der KI. Die Mitarbeiter kennen ihre Herausforderungen und können ihre Wünsche und Anforderungen klar definieren. Außerdem gilt es zu klären, ob sich Aufgaben ändern und möglicherweise Stellen wegfallen oder neue entstehen.
Schritt 2: Gestalten Sie die KI mit Fokus auf die Menschen
Im nächsten Schritt geht es um die Interaktion zwischen Mensch und künstlicher Intelligenz. Schließlich spielt die Schnittstelle zwischen Technik und Mensch eine entscheidende Rolle für den Erfolg der KI. Definieren Sie Fragen zur Erklärbarkeit und Transparenz der Funktionsweise sowie zur Belastung der Mitarbeiter durch die Arbeit mit der KI. Ziel ist es, nach einer ersten Einführungsphase den Alltag zu erleichtern und damit die Belastung zu senken.
Schritt 3: Bereiten Sie die Teams vor und implementieren Sie die KI
Die Einführung künstlicher Intelligenz bedeutet deutlich mehr als nur die einfache Installation einer Software. Bisherige Prozesse und Organisationsstrukturen verändern sich durch KI, wodurch sich wiederum neue Aufgaben und Tätigkeitsfelder für Mitarbeiter ergeben. Diese benötigen wiederum eine entsprechende Vorbereitung auf die anstehenden Veränderungen. Implementieren Sie neue Prozesse im Team und setzen Sie entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen an, um die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Dabei kann es sinnvoll sein, mit Pilotprojekten zu arbeiten. So können Sie Aufgaben und Prozesse testen und nach Rückmeldung der Mitarbeiter optimieren.
Schritt 4: Evaluieren und Anpassen
Ist die KI erfolgreich in den Unternehmensalltag integriert, ist das Projekt noch nicht abgeschlossen. Eine kontinuierliche Überprüfung und Bewertung der Arbeit mit dem KI-System ermöglicht Optimierungen von Arbeitsprozessen, dem Design der KI sowie der Qualifikation der Mitarbeiter. Teams sind wichtige Quellen für weitere Innovation und Ideen zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Mensch und Technik.
Weiterbildung & Kompetenzentwicklung für Mitarbeiter
Mitarbeiter sollen nicht nur in der Entscheidung und Entwicklung der KI-Lösung mitwirken, sondern müssen auch vor ihrer finalen Integration lernen, mit ihr zu arbeiten – sie benötigen ein Verständnis für die KI. Dieses Verständnis lässt sich über unterschiedliche Ansätze erreichen.
Externe Weiterbildungen
Umfassendes Grundwissen zum Thema künstliche Intelligenz erhalten Mitarbeiter in externen Weiterbildungen it dem Ziel, fachliche Kompetenzen aufzubauen. Hintergrund ist, diese Mitarbeiter im Anschluss an die Weiterbildung nicht nur mit der KI arbeiten zu lassen, sondern sie auch aktiv in den Auswahl- und Integrationsprozess einzubinden. Sie erwerben die fachlich nötigen Kompetenzen, um auch im Anschluss an die Integration dabei zu unterstützen, KI-Systeme in weiteren Abteilungen einzuführen und sie dort an die jeweiligen Anforderungen anzupassen. Da diese Experten auf dem aktuellen Arbeitsmarkt händeringend gesucht werden, bietet es sich für Unternehmen an, ihre eigenen Mitarbeiter weiterzubilden und das nötige Fachwissen intern zu bündeln.
Inhouse-Seminare
In Inhouse-Seminaren erhalten die Mitarbeiter, die von den Veränderungen betroffen sind, einen unternehmensspezifischen Einblick in die neue Technologie. Hier lernen sie in der Theorie und mit Beispielen, wie sich welche Prozesse und Arbeitsschritte verändern, welche Aufgaben wegfallen und welche möglicherweise neu hinzukommen. In diesen Seminaren geht es darum, einen allgemeinen Überblick über die unternehmensspezifische KI-Lösung zu erhalten.
On the Job Training
Wie für jedes andere neue Arbeitsgebiet benötigen auch Mitarbeiter, die mit dem neuen KI-System arbeiten sollen, zunächst eine Einführung. Die allgemeine Einführung erhalten sie zum Beispiel im Inhouse-Seminar – im Anschluss daran sollte jedoch noch eine konkrete Einarbeitung für den Arbeitsalltag erfolgen. In der Regel wird diese Einarbeitung als On the Job Training durchgeführt, indem ein Kollege, der bereits Erfahrungen mit dem System hat, einen oder mehrere Mitarbeiter auf ihren ersten Schritten mit der KI begleitet. Statt nur in der Theorie sehen die Mitarbeiter hier ganz praktisch, welche Arbeitsschritte sich für sie ändern und welche Veränderungen die künstliche Intelligenz in ihrem Alltag bewirkt.
Fazit
Künstliche Intelligenz in Unternehmen spielt eine immer wichtigere Rolle. Unabhängig von Branche und Abteilung können KI-Systeme den Arbeitsalltag erleichtern, repititive Aufgaben übernehmen und Produktivität und Motivation nachhaltig steigern. Besonders wichtig ist dabei jedoch das “Wie” bei der Implementierung in Unternehmen. KI-Projekte sind erst dann erfolgreich, wenn das Team sie auch annimmt und die Technologie in den Alltag integriert. Es gilt also, Akzeptanz zu schaffen und das Team direkt von Beginn des Projekts in die Entwicklung mit einzubeziehen. KI ist keine neue Software, die dem Team einfach vorgesetzt werden kann. Vielmehr steckt ein umfassendes Projekt dahinter, das entsprechende Vorbereitung und Planung erfordert, um erfolgreich zu sein.
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KI in Unternehmen integrieren
Damit KI-Lösungen nachhaltigen Erfolg in Unternehmen bringen, spielen Planung und Vorbereitung eine essenzielle Rolle. Wir geben einen Überblick, wie Firmen künstliche Intelligenz erfolgreich in ihren Alltag integrieren können.
