Einführung in SAP Intelligent RPA

Im Zuge der Digitalisierung ist es für Unternehmen immer wichtiger, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Roboter sind keine Seltenheit mehr, wenn es darum geht, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Mit SAP Intelligent Robotic Process Automation können Unternehmen ihren Automatisierungsgrad und ihre Prozesseffizienz im Rahmen der digitalen Transformation vorantreiben. SAP iRPA bietet die Möglichkeit, bestehende Prozesse und manuelle Tätigkeiten systemübergreifend zu automatisieren.

Was ist SAP Intelligent RPA?

Mit SAP Intelligent Robotic Process Automation können sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisiert werden. Mit Hilfe von Bots können Prozessschritte in Form von Workflows automatisiert und Daten aus unterschiedlichen Systemen in Echtzeit zusammengeführt werden. Oftmals werden solche manuellen Aufgaben innerhalb eines Unternehmens von verschiedenen Personen wiederholt und teilweise auch in unterschiedlichen Systemen durchgeführt. Insbesondere Prozesse oder Teilprozesse, die regelmäßig manuell durchgeführt werden (z.B. die Eingabe von Bestelldaten aus einer E-Mail) können mit Hilfe von SAP iRPA automatisiert werden. Über die Basisfunktionen zur Prozessautomatisierung hinaus kann mit Hilfe von SAP Intelligent RPA und künstlicher Intelligenz auch die Entscheidungsfindung der eingesetzten Bots unterstützt und teilweise gänzlich automatisiert werden. In Kombination mit dem Einsatz von KI kann SAP iRPA also nicht nur bei der Übernahme manueller Tätigkeiten, sondern auch in der automatisierten und optimierten Entscheidungsfindung unterstützen.

Bot-Entwicklungsphasen

Wie bei nahezu allen RPA-Lösungen werden auch bei SAP iRPA Bots bzw. Agents zur Ausführung von sich wiederholenden Aufgaben genutzt. Grundsätzlich wird zwischen “attended” Bots bzw. digitale Assistenten und “unattended” Bots bzw. digitale Sachbearbeiter unterschieden. Der Unterschied besteht darin, dass der “attended Bot” von Mitarbeiter*innen unterstützt und ihm interagiert werden kann, wohingegen der “unattended Bot” unbeaufsichtigt bzw. im Hintergrund automatisch Prozessschritte abarbeitet. Die Orchestrierung und das Controlling der Bot-Ausführungen kann bei SAP Intelligent RPA über das Cloud Factory in der Business Technology Plattform erfolgen.

SAP iRPA als Service auf der Business Technology Plattform

SAP Intelligent RPA ist ein Service, der von Unternehmen auf der SAP Business Technology Plattform (SAP BTP) genutzt werden kann. Dabei ist die RPA-Lösung der SAP nicht auf die alleinige Automatisierung von SAP Prozessen limitiert, sondern bietet über vordefinierte Schnittstellen die Möglichkeit, Prozesse systemübergreifen zu automatisieren. Welche Vorteile SAP Intelligent RPA bietet, wird an folgendem Beispiel verdeutlicht. Microsoft bietet in der Anwendung MS Excel den Nutzern die Möglichkeit, mit Makros bestimmte Aufgaben zu automatisieren. Manko ist jedoch, dass Excel als zentrale Applikation erforderlich ist und die Integration in andere System nur mit erhöhtem Aufwand möglich ist. SAP Intelligent RPA überwindet diese Einschränkung. Somit ist beispielsweise eine einfache Automatisierung des Bestelleingangs via Excel, Outlook, SAP und auch einem Webportal möglich. Dies bietet den Nutzern komplett neue Möglichkeiten im Bereich der Automation. Durch den Low-Code Ansatz der SAP können einfache Automatisierungsszenarien auch direkt durch den Fachbereich und ohne Entwicklungskenntnisse erstellt werden. Somit haben auch Nichtprogrammierer die Möglichkeiten, in diesem Bereich mitzuwirken, was dazu führt, dass die Automatisierung des Unternehmens schneller voranschreiten kann und Automatisierungspotenziale zügig realisiert werden können.

Bestandteile von SAP Intelligent RPA

• Desktop Agent: Der Desktop Agent ist ein Bestandteile, der lokal auf dem Rechner des Anwenders installiert wird. Der Desktop Agent verfügt über eine Vielzahl von Treibern, um mit SAP-Anwendungen, verschiedenen Webseiten und anderen Nicht-SAP-Anwendungen zu interagieren. Dieser benötigt ein Automatisierungsszenario, der beschreibt, welche Aktionen bzw. Handlungen vom Bot erwartet werden. Die Automatisierungsszenarien in Form von Skripten werden mit dem Desktop Studio bzw. in Zukunft dem Cloud Studio erstellt und im weiteren Schritt über die Cloud Factory bereitgestellt. Um richtig funktionieren zu können, benötigt der Desktop Agent eine Verbindung zur Cloud Factory.

• Cloud Factory: Die Cloud Factory läuft auf der SAP Business Technology Plattform (SAP BTP) und ist dafür zuständig, die Prozessautomatisierungen zu orchestrieren und zu überwachen. Diese verwaltet alle gemeinsamen Ressourcen in Zusammenhang mit SAP Intelligent RPA. Es überwacht und steuert Jobs sowie Agenten und präsentiert sie in Form eines Dashboards. Das Dashboard bietet eine Momentaufnahme aller wichtigen Informationen zu den Bots. Es zeigt den aktuellen Status sowie die Historie verschiedener Bot-Ausführungen. Die Cloud Factory besteht aus drei Bereichen: Die Verwaltung der Umgebung sowie der Bot-Hierarchien, das Deployment von Projekten durch sogenannte Pakete sowie die Konfiguration und Steuerung.

• Desktop Studio: Das Desktop Studio ist ebenfalls ein Bestandteil, der auf dem Rechner des Anwenders installiert wird. Das Desktop Studio ist für die Entwicklung der Bots zuständig. Hier werden alle relevanten Informationen eines Bots gebündelt und als sogenanntes Paket zusammengefasst und geliefert. Dieses Paket muss im Anschluss in die Cloud Factory importiert werden. Sobald das Paket in die Cloud Factory importiert wurde, wird eine Konfiguration erstellt. Diese beschreibt z.B. ob das Paket im “attended” oder “unattended” Modus ausgeführt werden soll. Des Weiteren ist das Desktop Studio für die Definition von Szenarien und Workflows sowie dem Testen und Debugging zuständig. Das Desktop Studio benötigt den Desktop Agent und eine Verbindung zur Cloud Factory um richtig funktionieren zu können.

• Cloud Studio: Im Gegensatz zum Desktop Studio muss das Cloud Studio nicht mehr auf dem Rechner installiert werden, sondern kann über den Webbrowser aufgerufen werden. Das Cloud Studio wird das Desktop Studio im Sinne der Cloud-First-Strategie von SAP ersetzen. Dieses stellt das Pendant zum Desktop Studio dar und erfüllt somit alle Aufgaben, welche durch das Desktop Studio ausgeführt werden.

Fazit

SAP Intelligent RPA ist ein effektives Werkzeug um Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Prozesse zu unterstützen und ermöglicht die Realisierung von systemübergreifenden Automatisierungsszenarien (SAP und non-SAP). Gerade im Rahmen der digitalen Transformation von Unternehmen, kann die Automatisierung von repetitiven, manuellen Tätigkeiten den Automatisierungsgrad und die Prozesseffizienz enorm steigern, sowie Mitarbeiter*innen entlasten. Gerade Unternehmen, die bereits die SAP Business Technology Plattform im Einsatz haben und viele repetitiven Tätigkeiten noch manuell ausführen, können von der Nutzung von RPA profitieren.

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