Am Anfang der Cloud Transformation in jedem Unternehmen steht die Erarbeitung einer Cloud Strategie, die sich in die IT-Strategie und im besten Fall auch in die Unternehmensstrategie integriert. Um diese Strategie erarbeiten zu können, benötigt das Cloud Team neben den internen fachlichen Kenntnissen auch weitreichende Informationen und Kenntnisse aus dem gesamten Unternehmen, beispielsweise aus den einzelnen Business Units oder Abteilungen wie HR oder Recht. Diesen Input können sie durch ein Cloud Advisory Council erhalten. Was genau ein Cloud Advisory Council ist, welche Aufgaben es hat und welche Mitglieder Teil des Councils sein können, erklären wir in diesem Artikel.
Warum die Rolle eines Cloud Advisory Councils so wichtig ist
Entscheidet ein Unternehmen sich für den Einstieg in die Cloud, geht diese Entscheidung meist aus der IT-Führungsebene hervor. Für die Einführung wird ein Cloud Competence Center gebildet, das die gesamte Transformation begleitet und als Ansprechpartner für Fragen und Einblicke zur Verfügung steht. Außerdem hat es die wichtige Aufgabe, die Cloud Strategie sowie die zukünftigen Cloud Policies zu erarbeiten. Ein Cloud Advisory Council unterstützt dieses Cloud Team gleich aus mehreren Gründen.
- Verknüpfung der Cloud & Business Strategie: Die Cloud Strategie sollte sich nach Möglichkeit in die (digitale) Businessstrategie integrieren und die gleichen übergeordneten Ziele verfolgen. Die Einbringung von Businessansichten in die Strategie- und Policy-Erarbeitung ist demnach hilfreich.
- Crossfunktionale Einführung von Cloud Policies: Sobald die Cloud Policies in den Unternehmensalltag integriert werden sollen, benötigt es die Mitarbeit der Fachabteilungen. Vor allem die HR- und Rechtsabteilung können hier eine wichtige Rolle einnehmen.
- Unterstützung für Cloud Architekten: Das Cloud Competence Center besteht in vielen Fällen vor allem aus Rollen, die cloudspezifische Kenntnisse mitbringen, etwa Cloud Architekten oder Sicherheitsexperten. Das Cloud Advisory Council kann wichtige Einblicke in Themengebiete aus anderen Abteilungen geben, die die Cloud Transformation beeinflussen.
- Kollaboration für bessere Ergebnisse: Werden die Abteilungen und Business Units, die von den Veränderungen durch die Cloud Einführung betroffen sind, direkt in die Transformation integriert, steigt die Akzeptanz. Die frühe Zusammenarbeit sorgt außerdem häufig für bessere Ergebnisse, da das Cloud Team Einwände und Ideen der späteren Anwender unmittelbar berücksichtigen kann.
3 mögliche Advisory Councils, die Unternehmen bilden können
Das Cloud Strategy Council begleitet die Erarbeitung der Cloud Strategie zu Beginn des Transformationsprozesses. Es gibt Input und bewertet Ideen, wenn mehr Klarheit benötigt wird.
Das Cloud Policy Council ist verantwortlich für zusätzlichen Input hinsichtlich der Cloud Governance und jeglicher Policies: Sind sie umsetzbar und sinnvoll? Außerdem geben sie ihren Teams Updates zu den aktuellen Entwicklungen.
In großen Konzernen mit mehreren Business Units, die möglicherweise an verschiedenen Standorten und sogar in verschiedenen Ländern agieren, kann ein Cloud Execution Council ein übergeordnetes Team bilden, das bei der Erarbeitung der Enterprise Cloud Strategie sowie der Umsetzung unterstützt.
In der Realität werden die Aufgaben der verschiedenen Councils oft in ein großes Cloud Computing Advisory Council zusammengefasst. Dieses Council kann seiner Arbeit größtenteils virtuell und mit nur geringem zusätzlichen Aufwand nachgehen. Häufig geht es bei seiner Funktion um Rückfragen, Input und Ideen, die die Mitglieder per Mail bearbeiten können. In einzelnen Phasen, beispielsweise kurz vor Beschluss der Cloud Policies, finden möglicherweise virtuelle oder persönliche Meetings statt. Hier werden alle Beschlüsse durchgesprochen und final überarbeitet.
Die Mitglieder des Cloud Advisory Councils im Überblick
Ein Cloud Advisory Council kann aus vielen verschiedenen Rollen bestehen. Einige davon sollten in jedem Fall Teil des Councils sein, einige sind jedoch auch optional und bei Bedarf integrierbar. Mitglieder aus diesen Bereichen sollte jedes Cloud Advisory Council umfassen:
- Enterprise Architect: Diese Funktion ist meist durch den leitenden Cloud Architekten repräsentiert.
- Beschaffung & Management: Hier handelt es sich um das Teammitglied, das für die Beschaffung und das Management der einzelnen Cloud Anbieter verantwortlich ist.
- IT-Finanzen: Sofern diese Funktion nicht bereits durch Beschaffung & Management abgedeckt ist, sollte jemand aus dem IT-Finanzteam beratend zur Seite stehen.
- Infrastruktur & Betrieb: Mitarbeiter, die für die Infrastruktur und den Cloudbetrieb zuständig sind, sollten ausreichend präsent sein. Hier geht es vor allem um die alltägliche Umsetzung aller cloudrelevanten Themen, sodass auch mehrere Mitglieder aus diesem Bereich Teil des Cloud Advisory Councils sein können.
- Security, Compliance & Risk Management: Gibt es einen Mitarbeiter, der für alle dieser Bereiche zuverlässige Einblicke geben kann, ist eine Rolle im Council ausreichend. Andernfalls benötigt es mehrere Mitglieder, da es sich bei Security, Compliance und Risk Management um drei zentrale Themen der Cloud Transformation handelt.
- Recht: Um Policies, Compliance und Verträge zu überprüfen, sollte in jedem Fall ein Repräsentant aus der Rechtsabteilung zur Verfügung stehen.
- HR: Die Personalabteilung sollte in die Erarbeitung und die spätere Einführung der Cloud Policies integriert werden, um ihre Einhaltung überwachen zu können.
- Technische Endanwender: Auch die späteren technischen Endanwender der Cloud Lösungen sollten bereits früh Teil der Transformation sein. Dabei kann es sich beispielsweise um Anwendungsentwickler, Data Analysten oder weitere Key User handeln, die unmittelbar von der Arbeit des Cloud Teams betroffen sind.
- Business Units: Gibt es im Unternehmen mehrere Business Units, sollte jede BU von einem Mitglied repräsentiert werden, um Bedürfnisse der jeweiligen Unit zu kommunizieren und Informationen an sie weitergeben zu können.
Ganzheitliche Cloud Transformation durch Verknüpfung von Business, Technologie & Endanwender
Jede Transformation im Unternehmen benötigt einen ganzheitlichen Ansatz, um erfolgreich zu sein. Konkret bedeutet das für die Cloud Transformation, dass nicht ausschließlich ein Cloud Team, das vorwiegend technische Kenntnisse mitbringt, alle Entscheidungen trifft und Prozesse bestimmt. Vielmehr ist es sinnvoll, die Beratung weiterer Bereiche in Anspruch zu nehmen und so auch Einblicke aus Business, Recht und Endanwendersicht zu erhalten. Eben diese Aufgabe hat das Cloud Advisory Council. Es schafft die wichtige Verknüpfung zwischen Technologie, Business und Endanwender, sodass letztendlich das gesamte Unternehmen in die Gestaltung der Cloud Transformation eingebunden ist.
