PDF-Formulare in SAP mit dem SAP Forms Service

Die effiziente Bearbeitung von Dokumenten und Formularen ist in allen Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Deshalb suchen wir ständig nach Lösungen, um Ihre Abläufe zu optimieren und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Der SAP Forms Service bietet eine leistungsstarke Möglichkeit, PDF-Formulare nahtlos in SAP-Systeme zu integrieren. In diesem Blogbeitrag werden wir die Funktionen und Vorteile des SAP Forms Service beleuchten und aufzeigen, wie Ihr Unternehmen durch die Nutzung dieser Technologie Formularprozesse effizienter gestalten kann.

Was ist SAP Forms Service by Adobe?

Der SAP Forms Service by Adobe stellt die Integration von Adobe® Document Cloud in SAP-Systeme zur Erstellung dynamischer, digitaler Formulare dar. So können Sie mithilfe des Adobe Document Services (ADS) gedruckte und interaktive Formulare erstellen.

Der Adobe® Document Service kann direkt mit ABAP-Anwendungen auf SAP S/4HANA oder der SAP BTP ABAP-Umgebung verbunden werden. Mittels einer REST-API rufen Sie den Service aus Ihrer Cloud-Anwendung auf, um Dokumente entsprechend bestehender Vorlagen zu rendern.

Eine graphische Benutzeroberfläche ermöglicht das Verwalten von Formularvorlagen im Vorlagenspeicher sowie die Konfiguration von Schriftarten, Zertifikaten und Signaturen.

Das Angebot richtet sich klar an Unternehmen mit SAP-Systemen, die Dokumentenprozesse automatisieren möchten. Dazu kann die Generierung von PDF-Dokumenten wie Rechnungen, Arbeitsaufträgen, und vielen mehr gehören.

Key Features – Welche Funktionen bietet der Adobe® Document Service ?

Der Adobe® Document Service (ADS) bietet leistungsstarke Funktionen zur Erstellung interaktiver Formulare und der Integration von Daten in PDF-Dokumente:

☑ Vorlagengestaltung: Mithilfe des Adobe LiveCycle Designers erstellen Sie professionelle Templates für statische und dynamische PDF-Formulare. Hierbei stehen Ihnen vielfältige Funktionen wie Texte, Bilder, Tabellen, Steuerelemente (Radiobutton, Checkbox) und viele mehr zur Verfügung.

☑ Integration in SAP: Mithilfe der Direktanbindung aus SAP S/4HANA sowie der ABAP-Umgebung der SAP BTP können Sie SAP Prozesse und Module, wie FI, CO, SD, MM, nahtlos angebunden werden. Side-by-Side erweiterte Applikationen (z.B. SAP Cloud Application Programming Model) rufen den Adobe Document Service mittels REST-API auf.

☑ Dokumentenautomatisierung: Automatisieren Sie die Erstellung von Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen direkt bei der Anlage der Daten im SAP-System oder Generieren Sie Dokumente bei Bedarf auf Knopfdruck – ohne Datenexport, Übernahme oder Abtippen.

Konkrete Anwendungsfälle 

Die Nutzung der Adobe® Document Services mithilfe des SAP Forms Service in der SAP BTP bieten zahlreiche Anwendungsfälle und Vorteile. Der wohl offensichtlichste ist die Zeitersparnis bei der Dokumentenerstellung und die Reduktion manueller Fehler. Darüber hinaus kann die digitale Erstellung der Dokumente in geringeren Druckkosten resultieren. Da SAP S/4HANA Cloud Lizenzen die Verarbeitung von bis zu 200.000 Dokumenten pro Monat bereits inkludieren, ist die Verwendung des SAP Forms Service by Adobe für viele SAP Kunden kostenlos. Darüber hinaus werden erzeugte Dokumente in Blöcken von eintausend Anfragen verrechnet (Preisliste im Discovery Center ). Die Kosten belaufen sich hier -bei optimaler Ausnutzung des Blocks- auf circa 1ct pro Dokument.

Erweiterung einer bestehenden SAP Fiori App zum Druck der Objektinformationen (z.B. Produktdatenblatt) aus dem SAP System

Im Rahmen der Erweiterung der bestehenden SAP Fiori App „Manage Products“ soll ein neuer Button im Header der Object Page implementiert werden. Dieser soll es Nutzern ermöglichen, das Produktdatenblatt einfach zu drucken oder herunterzuladen. Das Hauptziel dieses Anwendungsfalls besteht darin, die Produktdaten schnell und konsistent in einem optisch ansprechenden Format an Anwender außerhalb des SAP Systems (z.B. potentielle Kunden) bereitzustellen.

Die Hauptakteure in diesem Anwendungsfall sind die S/4HANA Cloud Nutzer. Vor der Nutzung der Druckfunktionalität müssen die Nutzer angemeldet sein und über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um auf die Produktdaten zuzugreifen.

Der Hauptablauf beginnt, wenn der Nutzer die Object Page des gewünschten Produktes öffnet. Als nächstes sieht der Nutzer den neu hinzugefügten Button „Produktblatt drucken“ im Header der Seite. Durch einen Klick auf diesen Button wird die Generierung des Produktblatts automatisch eingeleitet. Die Behaviour Definition innerhalb der Service-Erweiterung verarbeitet die relevanten Produktdaten und erstellt ein übersichtliches Dokument mithilfe des SAP Forms Service by Adobe. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Produktdatenblatt im im Download-Ordner des Nutzers gespeichert.

Erstellen einer alleinstehenden App zur Generierung von PDF-Dokumenten (z.B. Beraterprofile) 

Im Kontext der digitalen Transformation innerhalb eines Beratungsunternehmens wird die Entwicklung einer eigenständigen App angestrebt, die es ermöglicht, aktuelle und einheitliche Beraterprofile in PDF-Format automatisch zu generieren. Das Hauptziel dieses Anwendungsfalls ist es, den Nutzern die Möglichkeit zu bieten, auf Knopfdruck homogene Beraterprofile zu erstellen.

Die Hauptakteure sind Nutzer innerhalb des Beratungsunternehmens, die jedoch keinen Zugang zu einem SAP S/4HANA-System haben. Diese Nutzer benötigen eine intuitive und zugängliche Lösung, um ihre Beraterprofile zu verwalten, ohne sich mit komplexen Systemen auseinandersetzen zu müssen.

Der Hauptablauf beginnt damit, dass der Nutzer die App öffnet und über eine grafische Benutzeroberfläche Daten zu dessen Fähigkeiten und Projekten eingeben bzw. einsehen kann. Nachdem der Nutzer alle relevanten Daten eingegeben bzw. überprüft hat, kann er durch einen Klick auf den Button „CV drucken“ den Prozess zur Generierung des aktuellen Lebenslaufs starten. Die App verarbeitet die eingegebenen Informationen und erstellt mithilfe des SAP Forms Service by Adobe ein professionelles PDF-Dokument, das im Download-Ordner des Nutzers bereitgestellt wird.

Durch diese automatisierte Lösung entfällt die aufwendige manuelle Pflege der Daten in einem Word-Dokument, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Zudem wird die Fehleranfälligkeit bei der Formatierung und bei der Datenaktualisierung signifikant minimiert. Ein weiteres Plus der App ist die Flexibilität, da ein Wechsel der Dokumentenvorlage problemlos möglich ist, ohne dass der Berater manuellen Aufwand betreiben muss. Das trägt dazu bei, dass die Beraterprofile stets aktuell und gemäß den unternehmensinternen Standards erstellt werden, wodurch die Professionalität des Unternehmens unterstrichen wird.

Alternativen zum SAP Forms Service by Adobe auf der SAP BTP

SAP Smart Forms ist eine proprietäre Lösung der SAP. Es ermöglicht Nutzern, Formulare ohne umfassende Programmierkenntnisse zu erstellen und zu verwalten. Die Gestaltung erfolgt über eine grafische Benutzeroberfläche, die grundlegende Designoptionen bietet. Diese Lösung eignet sich besonders für die Erstellung einfacher Formulare, wie beispielsweise Standardberichte und grundlegende Formulardesigns. Sie stellt eine Alternative für Unternehmen dar, die eine unkomplizierte und kosteneffiziente Lösung benötigen.

☑ Direktintegration in SAP

☑ Keine zusätzlichen Kosten

☒ Nutzung außerhalb des SAP Systems

☒ Umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten wie Grafiken, interaktive Elemente zur besseren visuellen Präsentation.

SAP Smart Forms ist eine mögliche Alternative zum Adobe Form Service auf der SAP BTP. Obwohl Smart Forms eine Lösung für die Erstellung grundlegender Formulare bietet, ist es in der Regel nicht für die Gestaltung komplexer und ansprechender Formulare geeignet. Für Unternehmen, die Formulare aus verschieden Kanälen erzeugen und komplexe Formulare gestalten möchten, ist der SAP Forms Service by Adobe die bessere Wahl.

Technische Umsetzung einer Formulargenerierung mit dem SAP Forms Service by Adobe

Die Umsetzung einer automatisierten Formularerstellung mit dem SAP Forms Service by Adobe umfasst fünf wesentliche Schritte:

1. Service-Instanzen und Service-Applikation erstellen: Im ersten Schritt subskribieren Sie die erforderlichen Instanzen der Services SAP Forms Service by Adobe und SAP Forms Service by Adobe API. Zusätzlich erstellen Sie eine Applikation des SAP Forms Service by Adobe.
2. Destination: Nach der Anlage der Service-Instanzen ist es wichtig, eine Verbindung zwischen dem Formular-Service und der zukünftigen Applikation herzustellen. Das erfolgt über die Konfiguration einer entsprechenden Destination, die die Kommunikation ermöglicht.
3. Vorlagen erstellen mit Adobe LiveCycle Designer: Nun werden die erforderlichen Formularvorlagen erstellt. Der Adobe LiveCycle Designer bietet Funktionen zur Gestaltung und Anpassung von Formularen, die anschließend mit Daten gefüllt werden können.
4. Konfiguration: Die erstellten Vorlagen werden nun im Template Store registriert und die Einstellungen in der SAP Forms Service Benutzeroberfläche konfiguriert.
5. Aufruf der Destination: Zum Abschluss kann die Destination aus verschiedenen SAP-Anwendungen und -Erweiterungen wie einem Workflow oder einer SAP CAP/RAP App aufgerufen werden, um das Formular zu generieren.

In unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie im Detail, wie Sie Ihr erstes Formular mithilfe einer SAP CAP Applikation generieren können.

Fazit

Der SAP Forms Service by Adobe bietet eine effiziente Lösung zur Automatisierung von Dokumentenprozessen. Durch die einfache Erstellung und Integration von Formularen können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, Zeit sparen und die Fehlerquote reduzieren. Die Automatisierung ermöglicht es, Ressourcen besser zu nutzen und die Benutzererfahrung zu verbessern. Unternehmen sollten diese Möglichkeit aktiv nutzen, um ihre Dokumentenprozesse zu modernisieren und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren.

Sie möchten den SAP Forms Service by Adobe für Ihr Unternehmen nutzen und haben Fragen hierzu? Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit persönlich zur Verfügung.

Nützliche weiterführende Informationen aus dem Bereich SAP finden Sie in unserem Blog und im Bereich Fachwissen auf unserer Webseite.