Welche Microsoft Tools eignen sich für die Aufgabenverwaltung?

Für die Aufgabenverwaltung stellt Microsoft diverse Anwendungen zur Verfügung. Welches Tool eignet sich jedoch für die Verwaltung seiner persönlichen Aufgaben? Teilweise überschneiden sich diese in ihren Funktionen, wodurch es nicht immer klar ist, wann man welches Tool nutzen sollte. Aus diesem Grund lohnt sich ein Vergleich von Microsoft To Do, Planner, Lists und der Tasks App in Microsoft Teams.

Verfügbarkeit

Die Tasks App in Teams ist logischerweise in Teams verfügbar. Hierbei ist es möglich, Teams in der Desktop-, Web- oder mobilen Ansicht zu öffnen und die Tasks App zu nutzen. Somit gibt es hier keine Einschränkungen in der Nutzung. Gleiches gilt für To Do, Lists und dem Planner. Alle vier sind im Web, Mobile oder in der Tasks App verfügbar. Bis hierhin ist somit keine Anwendung aufgrund seiner Verfügbarkeit vorteilhaft. Nur der Microsoft Planner und Lists besitzen noch die Möglichkeit, als eigener Tab in Teams geöffnet zu werden. Daher sollte man Planner oder Lists als Anwendung heranziehen, wenn ein eigener Tab in Teams gewünscht ist. Microsoft To Do ist zudem als Applikation für den Desktop im Microsoft Store verfügbar.

Service um die Tools

Sowohl für den Planner, als auch für To Do, Lists und die Tasks App gibt es spezifische Microsoft-Websites. Selbes gilt für Supportseiten. Es gibt erneut für den Planner, für To Do, Lists und für die Tasks App eine Supportseite. Allerdings ist eine Demo nur für den Planner und Lists möglich. Ist eine Demo gewünscht, sollte man somit eine dieser zwei Lösungen wählen.

Anwendungsfälle

Betrachten wir uns nun einige Anwendungsfälle, die beim Verwalten von Aufgaben aufkommen:

„Ich will meine persönlichen Aufgaben verwalten.“

Für eine vereinfachte Verwaltung der persönlichen Aufgaben eignet sich Microsoft To Do am besten. Im Gegensatz zu den anderen drei Tools ist To Do ein simples Tool mit überschaubaren Funktionen. Diese Einfachheit ermöglicht es, den Überblick über die eigenen Aufgaben zu behalten. Hierdurch kann fokussiert an genau diesen Aufgaben gearbeitet werden. To Do erleichtert dies durch das automatische Sortieren und Erstellen der täglichen Aufgabenliste. Neben dem simplen Konzept und der automatisch sortierten täglichen Aufgabenliste, sticht To Do noch mit einer reibungslosen Verknüpfung zu Outlook ins Auge.

„Ich will den Überblick zu meinen Mails, meinem Kalender und meinen Aufgaben behalten.“

Auch für diesen Anwendungsfall eignet sich Microsoft To Do, da es nahezu nahtlos ins Outlook integriert ist. Sei es in der Desktop-Version oder in der Web-App – Microsoft To Do ist komplett im Outlook integriert. Dies ermöglicht es, den Überblick zu den Mails, dem Kalender und den persönlichen Aufgaben zu behalten.

„Ich will die Aufgaben meines Teams verwalten.“

Im Kontrast zu Microsoft To Do, deren Nutzer meist unabhängig von anderen Nutzern sind, richtet sich der Planner an Mitglieder von Teams. Aufgaben aller Teammitglieder lassen sich strukturiert im Planner festhalten. Dadurch erhalten alle Mitglieder eine Übersicht zu den Aufgaben, die es zu erfüllen gibt, um das übergeordnete Ziel zu erreichen. Somit wird ermöglicht, dass das Team immer den Ist-Stand einsehen kann. Da in einem Team zahlenmäßig mehr Aufgaben gesammelt werden als von einer Einzelperson, bietet der Planner durch Labels und eine Favoritenliste Möglichkeiten zum Sortieren.

„Ich will den Fortschritt meines Teams verfolgen.“

Generell ist das Verwalten von Aufgaben für Teams Sache des Planners. Entsprechend eignet sich die Anwendung auch, um den Fortschritt seines Teams zu verfolgen. Planner verfügt über ein Kanban Board, welches den teaminternen Fortschritt visuell anschaubar macht. Demzufolge ist es den Teammitgliedern möglich, die eigenen Aufgaben zu verwalten und gleichzeitig den Teamfortschritt zu überblicken.

„Ich will den Überblick über meine Aufgaben und jene der Teams.“

Für den maximalen Überblick über alle Aufgaben, zu denen man auf eine Weise Bezug hat, eignet sich die Tasks App in Teams. Diese bringt sowohl persönliche wie auch teambasierte Aufgaben zusammen und schafft damit den ultimativen Überblick. Die Tasks App sammelt alle Aufgaben aus To Do und dem Planner. Mit der Tasks App hat man aber nicht nur alle Aufgaben an einem Ort, sondern auch alle Dateien, Chats und Videokonferenzen. Diese zwei exklusiven Funktionen der Tasks App ermöglichen das Verwalten von individuellen Aufgaben ohne das Wechseln von Apps oder Lösungen. Aufgrund dessen ist die Tasks App eine sehr benutzerfreundliche Lösung, welche zum Nutzen einlädt. Infolge dieser starken Argumente für die Tasks App rät Microsoft auch zum Nutzen der Tasks App auf. Dies gilt vor allem dann, wenn Nutzer zwischen dem Planner und der Tasks App schwanken.

„Ich will mehr als nur Aufgaben verwalten.“

Oftmals entwickeln sich während eines Projektes neue Anforderungen an die Zusammenarbeit des Teams. Dadurch ändern sich auch die Bedürfnisse, die man an die Verwaltung und Organisation der Aufgaben hat. Man würde gerne mehr Informationen und Daten hinzufügen, ist jedoch aufgrund des Tools limitiert. Auch für diesen Fall hat Microsoft eine Lösung – Microsoft Lists. Lists ist, wie der Name bereits sagt, eine App, die wie eine Liste funktioniert. Eigenschaft einer Liste ist es, dass sie allerlei Informationen enthalten kann und somit nicht nur Aufgaben. Mit Lists können Sie somit Ihre Aufgaben als ein Punkt einer simplen Liste aufführen und gleichzeitig wichtige Informationen hinzufügen. Die Verwaltung und das Sortieren ermöglicht Ihnen Lists durch Vorlagen, automatischen Sortierabläufen und Möglichkeiten für individuelle grafische Anpassungen. Durch die zahlreichen Möglichkeiten besteht jedoch die Gefahr, sich in Details und Mikromanagement zu verlieren.

Bonus

Zusammenarbeit entwickelt sich stets weiter und definiert sich regelmäßig neu. Dies hat auch Microsoft erkannt und lanciert neue Anwendungen, um die wechselnden Bedürfnisse zu decken. Wer sich für die neusten Lösungen interessiert, sollte einen Blick auf die Viva App Goals werfen.

 

Bei Fragen oder Anregungen zum Thema New Work, zur Microsoft Welt oder zu Collaboration Tools stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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Yannick Hirt

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