Welche FinOps Phasen gibt es und wie werden sie umgesetzt?

Die Kosten für Cloud und Technologien im Unternehmen managen und optimieren – darum geht es bei FinOps. Das Framework der FinOps Foundation dient Unternehmen dabei als Leitfaden für die Umsetzung in der Praxis. FinOps ist jedoch keine einmalige Praxis. Vielmehr handelt es sich um einen iterativen Prozess, der regelmäßig wiederholt wird, um weitere Optimierungsmöglichkeiten zu entdecken. In jeder FinOps Praxis werden demnach drei Phasen immer wiederholt – Informieren, Optimieren und Betreiben. Warum diese Phasen überhaupt nötig sind und worum es darin geht, zeigen wir in diesem Artikel.

Warum braucht es verschiedene Phasen in FinOps Praktiken?

Beim Einsatz von FinOps in Unternehmen geht es darum, kontinuierlich Optimierungspotenzial für Kosten rund um Cloud und Technologie zu erkennen und die Optimierungen umzusetzen. Da sowohl die eingesetzten Technologien als auch die praktische Nutzung im Unternehmen sich kontinuierlich weiterentwickeln, benötigt es einen iterativen Prozess. Ein solcher Prozess gibt Teams Orientierung und sorgt dafür, dass das Thema dauerhaft weiterverfolgt wird. Teams folgen dabei 3 Phasen:

  • Informieren – Transparenz & Zuweisung
  • Optimieren – Kosten & Nutzung
  • Betreiben – Kontinuierliche Optimierung & Nutzung

Verschiedene Teams können sich dabei jederzeit in verschiedenen Phasen befinden – auch parallel in verschiedenen Abteilungen. Denn jeder Mitarbeiter, der das FinOps Framework anwendet, hat die Aufgabe, jederzeit die Cloud Nutzung im Blick zu halten, Optimierungspotenzial zu erkennen und Dokumentationen zu erstellen, die bei der Umsetzung von Maßnahmen helfen, die den größten Mehrwert bringen.

Die Ziele der FinOps Phasen im Überblick

  • Strategien zur Optimierung entwickeln
  • Workflows verfeinern
  • Aktivitäten innerhalb des Frameworks berücksichtigen
  • Ergebnisse messen
  • Verbesserungen vornehmen
  • Den Reifegrad der Prozesse erhöhen

Die 3 FinOps Phasen

Jede FinOps Praxis beginnt mit der Informieren-Phase, in der das Team den Status-Quo beobachtet und analysiert, gefolgt von der Optimieren-Phase, in der Optimierungspotenziale erarbeitet und umgesetzt werden. Abschließend gilt es, die Optimierungen in den Alltag zu integrieren und Veränderungen zu dokumentieren. So kann dieser Prozess im Detail aussehen.

FinOps Phasen

Quelle: FinOps Framework der FinOps Foundation, adaptiert an das Rewion Corporate Design

Informieren

In der Informieren-Phase geht es darum, Datenquellen für Kosten, Nutzung und Effizienz der Cloud zu identifizieren. Auf ihrer Basis können Analysen und Reportings erstellt werden, die Transparenz und einen Überblick schaffen. Teams können so FinOps Fähigkeiten in verschiedenen Bereichen entwickeln, beispielsweise in der Budgetierung, für die Erstellung von Prognosen und KPIs für das Benchmarking. Grundsätzlich können sie so Metriken erarbeiten, die den geschäftlichen Nutzen der Ausgaben für die Cloud sichtbar machen.

Es ist sinnvoll, die Kosten auf Basis von Tags, Konten oder Geschäftsregeln präzise zuzuweisen, um eine vollständige und transparente Berichterstattung zu ermöglichen. Um einschätzen zu können, wie effizient Teams beispielsweise in ihren Budgets bleiben, Ausgaben prognostizieren und unerwartete Änderungen vermeiden, eignen sich Vergleiche mit anderen Teams oder Unternehmen. Ziel der Informieren-Phase ist es, die wichtigsten Leistungskennzahlen und Kosten der Cloud Nutzung zu definieren. Um sicherzustellen, dass die Erkenntnisse aktuell bleiben, ist außerdem eine regelmäßige Prüfung sinnvoll.

Die Informieren-Phase hat damit vor allem Aufgaben rund um das Sammeln von Daten und um ihre Analyse:

  • Datenquellen identifizieren
  • Kosten zuweisen
  • Effizienz der Schätzungen definieren
  • Einen Überblick über Kennzahlen und Kosten schaffen
  • Regelmäßige Überprüfung von Daten und Aktivitäten

Optimieren

In der Optimieren-Phase liegt der Fokus darauf, Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Optimierung der Cloud Kosten zu definieren. Als Basis gelten dafür immer die in der vorherigen Phase gesammelten Daten. Grundsätzlich gibt es schon von Seiten der Cloud Provider verschiedene Möglichkeiten zur Optimierung der Ressourcen:

  • Rightsizing nicht oder unzureichend genutzter Ressourcen
  • Sinnvolle Nutzung moderner Architekturen
  • Workload Management
  • Automatisierung der Entfernung ungenutzter Ressourcen

Außerdem bieten Provider einige Wege, die Kosten zu optimieren. Möglich ist das durch Analysen und Reportings als Grundlage für den Einsatz von Consumption Commitments: Sagen Unternehmen zu, eine gewisse Menge an Ressourcen zu nutzen, können sie Rabatte vom Provider erhalten. Alternative Modelle sind etwa Reserved Instances oder Savings Plans, die ebenfalls abhängig von genutzten Ressourcen Rabatte geben oder erst bei Bedarf freigeschaltet werden.

In dieser Phase geht es vor allem auch um die enge Zusammenarbeit von Teams, um Transparenz, Reporting und Managementprozesse in den Bereichen zu optimieren, in denen Analysen zeigen, dass die aktuelle Performance nicht den Geschäftszielen entspricht.

Betreiben

Die letzte Phase jeder FinOps Praxis ist dazu da, organisatorische Veränderungen im Alltag umzusetzen. Die Betreiben-Phase setzt die vorangehenden Phasen damit in die Praxis um.

Umgesetzt werden können beispielsweise ganz konkret:

  • Einführung neuer Cloud Governance Richtlinien
  • Compliance Monitoring
  • Befähigung der Mitarbeitenden durch Schulungen
  • Einführung von Richtlinien für Teams und zur Automatisierung auf Basis der Geschäftsziele

Wichtig ist an dieser Stelle vor allem das FinOps Prinzip, dass kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Teams besteht, um Entwicklung, Finanzen und Business in Einklang zu bringen – immer auf Basis von Daten und fundierten Entscheidungsprozessen. Außerdem kann es sinnvoll sein, jederzeit im Hinterkopf zu halten, dass es sich bei den FinOps Phasen um einen iterativen Prozess handelt. Entstehen in der Betreiben-Phase wieder neue Herausforderungen oder Fragen, kann dafür wieder in der Informieren-Phase angesetzt werden, um mögliche weitere Optimierungen umzusetzen. Teams haben kontinuierlich die Aufgabe, bisherige Praktiken zu verbessern, neue Fähigkeiten zu entwickeln und die FinOps Praktiken unternehmensweit weiterzuentwickeln.

FinOps als iterativer Ansatz zur kontinuierlichen Optimierung

Der wahre Wert von FinOps zeigt sich erst durch die Wiederholung. Vor allem durch den kontinuierlichen Durchlauf der drei Phasen Informieren, Optimieren und Betreiben können Prozesse wirklich verbessert und neue Potenziale entdeckt werden. Der iterative Ansatz sorgt dafür, dass FinOps sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln und flexibel auf Veränderungen reagieren kann. Letztendlich entsteht so ein dynamischer Kreislauf aus Erkenntnissen, Maßnahmen und Fortschritt, der nachhaltige Optimierungen ermöglicht. So wird FinOps zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur statt zum einmaligen Projekt.

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Sebastian Tappe

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