O365 / M365 - Lösungs bzw. Feature Auswahl.

Welche Lösung wird als erstes implementiert? Teams vs. OneDrive vs. eine neue Office Version vs. Yammer – oder doch eine andere Lösung?

Die unterschiedlichen Microsoft Lizenzpakete bieten eine Vielzahl an Produkte, die in einem Unternehmen eingesetzt werden können. Jede Lösung bietet individuelle Features, die je nach Anforderung genutzt werden können. Im nachfolgenden Blogartikel werden mögliche Vorgehensweisen zur Priorisierung erläutert, sodass für den Fachbereich der größtmögliche Nutzen entsteht.

Anforderungen aus dem Fachbereich

Ansatz 1: World-Café
Der Ansatz eines World-Cafés ist, Anforderungen aus den Fachbereichen und Probleme, die in der täglichen Arbeitsweise der Mitarbeiter auftreten, aufzunehmen. Ein spezifisches Thema wird in mehreren parallelen Gruppen bearbeitet, was sehr viel Interaktivität unter den Mitarbeitern mit sich bringt. Weitere Details zur World-Café Methode finden Sie in unserem Blog – World-Café Workshop Methode.

Ansatz 2: Online Umfrage / Mitarbeiterbefragung
Zu Beginn werden die häufigsten „Beschwerden / Probleme“, die im Service Desk der IT auflaufen herangezogen, um auf dieser Basis einen Fragebogen zu erarbeiten. Hierbei werden Annahmen getroffen, wie ein Mitarbeiter beispielsweise größere Datenmengen mit Kunden teilt, da er diese nicht per Mail versenden kann. Durch die Umfrage erhält das Unternehmen sehr gut auswertbare Antworten der Mitarbeiter. Im Vergleich zu der World Café Methode besteht bei der Online-Umfrage jedoch nicht die Möglichkeit individuelle Anforderungen der Mitarbeiter einfließen zu lassen, da sich die Antworten nur auf die gestellten Fragen beziehen. Weiterhin besteht auch nicht die Möglichkeit der Nachfrage bei unklaren Antworten.

Anforderungen aus der IT – Voraussetzungen / Abhängigkeiten

Ebenfalls wichtig ist, die Belange der IT zu berücksichtigen, da diese auch strategische Themen berücksichtigen muss wie z.B. den Kauf neuer Hardware. Folgende Fragestellungen sind relevant:

Readiness Assessment
Welche technischen Abhängigkeiten existieren, die zur Einführung neuer Features grundlegend benötigt werden?

• Wurde eine Betrachtung der Lizenzierung durchgeführt?
• Gibt es Proxy Lösungen, die im Einsatz sind und die Nutzung (Performance) von O365 Features beeinträchtigen können?
• Gibt es „Altsysteme“ die derzeit auf dem Prüfstand zur Erneuerung / zum Ersatz anstehen?
• Ist eine ausreichende Internetbandbreite zur Nutzung der Features vorhanden?

Investitionen
Welche IT Investitionen stehen für die kommenden zwei Jahre auf der Agenda und können einen Einfluss auf die vermehrte Nutzung von Features haben?

Erarbeitung einer Roadmap basierend auf den Anforderungen

Das Zusammenführen der IT Anforderungen und Voraussetzungen sowie der Anforderungen aus dem Fachbereich ergeben eine ganzheitliche Sicht für Ihr Unternehmen. Oftmals müssen vor der Umsetzung noch vorbereitenden Maßnahmen in der IT ergriffen werden, um O365 / M365 im Unternehmen nutzen zu können. Diese Zeit kann dafür verwendet werden, im Rahmen des Changemanagement den Fachbereich im Vorfeld abzuholen und Schulungen anzubieten, sodass am großen Tag der Umstellung einer reibungslosen Nutzung nichts im Wege steht. Eine unternehmensweite Kommunikation der geplanten Roadmap bringt Transparenz und Verständnis in ein solches Projekt und die Mitarbeiter fühlen sich von Anfang an abgeholt.

Zusammenfassend sollte die Auswahl der Features nicht nur technologisch aus Sicht der IT betrachtet und entschieden werden. Die IT ist der Enabler für den Fachbereich. Der Fachbereich jedoch stellt die Anforderungen und die IT löst diese Anforderung in dem beispielsweise die Features in der Reihenfolge eingeführt werden, dass der Fachbereich den größtmöglichen Benefit daraus ziehen kann.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Durchführung einer Anforderungsaufnahme, damit Sie bei der Einführung von O365 / M365 eine Balance zwischen Anforderungen aus der Technik und aus dem Fachbereich haben. Sprechen Sie uns gerne an, wir freuen uns auf Ihr Interesse!