Häufige Fehler bei IT-Outsourcing-Projekten

Jedes Outsourcing-Projekt durchläuft verschiedene Phasen. Einige Phasen sind:

  • Zieldefinition – Sourcing Strategie aufstellen
  • Projektplanung – Vorbereitung für das Outsourcing
  • Providerauswahl – Bewertung der Provider
  • Verhandlung – im technischen, juristischen und kaufmännischen Sinne
  • Umsetzung – Transformation im Unternehmen

Diese Phasen sind in der Praxis äußerst fehleranfällig, was zu Unzufriedenheiten, höheren Kosten und unmotivierten Service-Dienstleistern führen kann. Um das Scheitern eines Projektes zu verhindern, sollten Unternehmen folgende Fehler nach Möglichkeit vermeiden.

1. Fehler: Erwartungen sind überzogen

Bereits bei der Zielformulierung überschätzen Unternehmen die Effizienzsteigerung und die Einsparungspotenziale. Das Resultat sind häufig finanzielle und operative Enttäuschungen sowie abgeschriebene Investitionen. In vielen Fällen gehören neben der Kostensenkung auch die Verbesserung der Service-Qualität oder die Konzentration auf das Kerngeschäft zu den Outsourcing-Zielen. Zu beachten ist hierbei jedoch, dass nicht alle Probleme durch die Auslagerung von Services gelöst werden können.

2. Fehler: Zeitrahmen zu eng gewählt

Sowohl für die Vorbereitung der Outsourcing-Ausschreibung als auch für die Erstellung und interne Abstimmung von Ausschreibungsunterlagen benötigen Unternehmen ausreichend Zeit.
Außerdem sollten Unternehmen für die interne Abstimmung einige Dinge beachten. Hierbei ist die Einplanung von ausreichenden Ressourcen, wie Zeit und Mitarbeiter: innen, sowie die individuelle Ausgangslage zu beachten. Infolgedessen ist der Bedarf des Unternehmens an die geforderten Leistungen anzupassen und die Abläufe und Strukturen abzugleichen. Unternehmen können hierfür Standardbeschreibungen als Grundlage verwenden, sollten diese aber jeweils dem konkreten Bedarf anpassen.

3. Fehler: „Soft Facts“ werden vernachlässigt

Auch bei der Providerauswahl ist Vorsicht geboten. Wer einen Sourcing-Partner nur aus Controller-Sicht auswählt, beachtet nicht die alltägliche Zusammenarbeit von anderen Abteilungen. Infolgedessen entsteht anstelle eines produktiven Miteinanders nur ein teures Aneinanderstoßen.

4. Fehler: Strafen, statt konstruktiver Zusammenarbeit

Da die Auslagerung in der Regel auf mehrere Jahre angelegt ist, lässt sich ein Mehrwert nur durch eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Outsourcing-Partner generieren. Der Kernpunkt der Zusammenarbeit liegt im Umgang mit Fehlern. Hierbei ist konstruktive Kritik mit kooperativen Lösungsvorschlägen der Schlüssel, um Motivation zu säen und gemeinsam echte Innovationen und Verbesserungen voranzutreiben.

5. Fehler: Auswahl der Outsourcing-Dienstleister

Um eine konstruktive Zusammenarbeit zu gewährleisten ist viel Zeit für die Auswahl des Dienstleisters aufzuwenden.
Diese stellt Unternehmen vor einige Herausforderungen. Durch neue bahnbrechende Lösungen auf dem Markt ist die Auswahl von Anbietern sehr komplex und erfordert lange Request for Proposal-Prozesse (RFP-Prozesse), um passende Lösungen zu entwickeln. Dieser Zeitaufwand ist zwar notwendig, um die richtigen Details für die Zusammenarbeit aufzustellen, steht jedoch dem Bedürfnis nach Schnelligkeit entgegen. Diese ist für Unternehmen essenziell, um in einem sich rasch verändernden Geschäftsumfeld schneller als die Konkurrenz zu sein.

6. Fehler: mangelnde Umsatzerfahrungen

In der Umsetzungsphase sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen: Wie viel Erfahrung haben zuständige Mitarbeiter mit entsprechenden Outsourcing-Projekten? Sind die Mitarbeiter in der Lage eine Ausschreibung zu steuern? Besteht eine ausreichende Vorbereitung auf alle Situationen und Kniffe?
Nur wenig Unternehmen haben ausgewiesene Spezialisten. Aufgrund gering qualifizierter Mitarbeiter kommt es mangels Erfahrung zu rechtlichen oder fachlichen Fehlern, die sich im Laufe des Vertrags rächen können.

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Fabian Brechlin

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