FinOps im Unternehmen einzuführen und erfolgreich zu etablieren, ist eine zentrale Aufgabe des FinOps-Teams. Dabei kann das Team jedoch nicht isoliert arbeiten. Vielmehr erfordert jede FinOps-Praxis zahlreiche Stakeholder, die ebenfalls an der Praxis beteiligt sind und mit einbezogen werden sollten. Im FinOps Framework sprechen wir an dieser Stelle von Personas. Welche Aufgaben und Rollen verschiedene Personas im FinOps Kontext haben und welche Personas es gibt, fassen wir in diesem Artikel zusammen.
Was bedeuten Personas im FinOps Kontext?
Damit das FinOps Framework erfolgreich im Unternehmen eingeführt werden kann, benötigt es die Zusammenarbeit verschiedener Interessensgruppen, von Technik über Finanzen bis zur Führungsebene. Diese Interessensgruppen heißen im FinOps Kontext Personas. Neben den FinOps Anwendern selbst sind noch viele weitere Personas an der Nutzung, Überwachung, Verwaltung und Steuerung von Cloud und technologischen Ressourcen beteiligt. Ihre Aufgabe ist es, gemeinsam nach dem Leitfaden des FinOps Frameworks zu agieren.
Wichtig ist dabei: Personas sind nicht automatisch einzelne Mitarbeiter im Unternehmen. Vielmehr handelt es sich bei Personas um Stakeholder-Gruppen, die Einfluss auf eine FinOps Praxis nehmen oder davon beeinflusst werden. Eine Persona kann dabei eine Gruppe aus mehreren Mitarbeitern repräsentieren, vor allem in größeren Unternehmen. In kleineren Unternehmen können mehrere Personas aber auch in einem Mitarbeiter vereint sein.
Zentrale und unterstützende Personas: ein Überblick
Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Arten von Personas: zentrale und unterstützende. Zentrale Personas sind an jeder FinOps Praxis beteiligt. Sie bringen das benötigte Wissen aus ihrem individuellen Unternehmensbereich mit, das für die effektive Cloudnutzung nötig ist. Dabei hat jede Persona wiederum ihre eigenen Ziele und Kennzahlen. Außerdem gibt es unterstützende Personas, die nur punktuell Teil einer FinOps Praxis sind. Sie sind in Schnittstellenbereichen tätig, etwa im Bereich der Nachhaltigkeit, der IT-Sicherheit oder dem Service. Welche Personas es in welcher Kategorie gibt und welche Aufgaben sie haben, haben wir für Sie zusammengefasst.
Quelle: FinOps Framework der FinOps Foundation, adaptiert an das Rewion Corporate Design
Zentrale Personas in FinOps Praktiken
FinOps Anwender:
Sie tragen die Schlüsselrolle in jeder FinOps Praxis. Sie verbinden Business-, Technik- und Finanzteams durch praktisches Wissen über das FinOps Framework. Außerdem bauen sie eine FinOps Kultur im Unternehmen auf und legen den Grundstein für datenbasierte Entscheidungen rund um die Cloudnutzung.
Verantwortung:
- Technisches Fachwissen
- Analytische Fähigkeiten
- Kostenmanagement und -optimierung
- Zusammenarbeit und Kommunikation
- Weiterentwicklung der FinOps Praxis
- Problemlösung
- Change Management
IT-Ingenieure/Technik:
Die Technik ist für die Entwicklung, den Betrieb und die Optimierung der Cloud Infrastrukturen zuständig. Dabei berücksichtigt sie verschiedene Parameter wie Kosten, Performance, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Compliance.
Verantwortung:
- Management der Cloud Infrastruktur
- Bereitstellung von Diensten und Anwendungen
- Kosten- und Ressourcenoptimierung
- Monitoring
- Maßnahmen für Sicherheit und Compliance
- Automatisierung
- Nachhaltigkeit
Führungskräfte
Die Führungskräfte im Unternehmen haben die Aufgabe, FinOps unternehmensweit auszurichten. Sie treiben FinOps Initiativen voran und verbinden Entscheidungen rund um Technologien und Cloud mit den Geschäftszielen.
Verantwortung:
- Strategische Planung und Überwachung
- Verantwortung für Entscheidungsfindung und Priorisierung
- Abstimmung mit Stakeholdern
- Umsatzwachstum
- Compliance und Governance
Beschaffung
Dieses Team ist für die Beschaffung der Clouddienste zuständig. Es pflegt die Beziehungen mit verschiedenen Cloudanbietern und stellt sicher, dass Kosten und Compliance eingehalten werden.
Verantwortung:
- Risikomanagement bei Lieferanten
- Vertragsmanagement und Verhandlung
- Verwaltung von Rabatten
- Überwachung und Bewertung von Lizenzen
- Compliance und Governance
Finanzen
Das Finanzteam bringt finanzielle Expertise mit und arbeitet beispielsweise zum Abgleichen von Rechnungen mit den FinOps Anwendern zusammen. Auch für Budgets und Prognosen für Cloudkosten ist das Finanzteam zuständig.
Verantwortung:
- Finanzwissen
- Budget und Prognosen
- Analyse der Kostenverteilung
- Finanzberichte
- Compliance und Governance
Produkt
Das Produktteam arbeitet daran, den Geschäftswert der Cloud und Technologie zu maximieren. Erreicht werden kann das beispielsweise durch die Definition von Anforderungen und die Priorisierung von Initiativen, die die Verbindung von FinOps mit den Unternehmenszielen in den Mittelpunkt stellen.
Verantwortung:
- Strategische Ausrichtung
- Einbindung von Stakeholdern
- Definition von Anforderungen
- Wertschöpfung
- Change Management
Unterstützende Personas in FinOps Praktiken
ITFM
Das IT Financial Management (ITFM) hat gemeinsam mit dem FinOps Team die Aufgabe, Transparenz in den IT-Ausgaben zu schaffen. Außerdem stellt diese Persona sicher, dass Investitionen wirtschaftlich und zielführend sind.
Schnittstellen:
- Budgetierung
- Kostenrechnung und -optimierung
- Finanzanalysen
- Priorisierung von Investitionen
- Finanzberichterstattung
- Dokumentation und Reporting
- Prozessoptimierung
- Zusammenarbeit mit Stakeholdern
ITAM
Das IT Asset Management (ITAM) nimmt eine unterstützende Rolle in der Verwaltung der IT-Ressourcen ein. Der Fokus liegt dabei auf Kosten, Transparenz und Compliance.
Schnittstellen:
- Asseterkennung und -inventur
- Audits und Compliance
- Lizenzmanagement
- Kostenanalyse und Optimierung
- Dokumentation und Reporting
- Zusammenarbeit mit Stakeholdern
ITSM
Das IT Service Management ist dafür verantwortlich, Serviceprozesse mit dem FinOps Team abzustimmen, um die Servicequalität zu verbessern, ohne dabei die Cloudkosten aus dem Blick zu verlieren.
Schnittstellen:
- Service Design
- Servicebetrieb und -optimierung
- Service Level Management
- Change Management
- Kostenanalyse und Optimierung
- Dokumentation und Reporting
- Zusammenarbeit mit Stakeholdern
IT-Sicherheit
Gemeinsam mit dem FinOps Team ist die IT-Sicherheit dafür verantwortlich, die Sicherheitsausgaben in der Cloud zu optimieren. Auch die Stärkung der Governance im Sicherheitsbereich zählt zu den Aufgaben.
Schnittstellen:
- Überwachung und Reaktion auf Vorfälle
- Analyse von Sicherheitsvorfällen
- Richtlinien und Compliance
- Identitäts- und Zugriffsmanagement
- Dokumentation und Reporting
- Zusammenarbeit mit Stakeholdern
Nachhaltigkeit
Mitarbeiter im Bereich Nachhaltigkeit arbeiten mit dem FinOps Team daran, eine ressourcenschonende Cloudnutzung zu ermöglichen. Außerdem fördern sie nachhaltige Unternehmensziele.
Schnittstellen:
- Nachhaltigkeitsorientierte Cloudoptimierung
- Abfallvermeidung
- Richtlinien und Compliance
- Effizienzanalysen
- Dokumentation und Reporting
- Zusammenarbeit mit Stakeholdern
Fazit: Mit den passenden Personas zum erfolgreichen FinOps Projekt
Der Erfolg von FinOps hängt nicht allein vom FinOps Team ab, sondern von der aktiven Mitwirkung aller relevanten Personas im Unternehmen – von der Führungsebene über die Technik bis hin zur Nachhaltigkeit. Jede Persona bringt dabei wiederum eigene Ziele, Perspektiven und Verantwortlichkeiten mit ein, die Einfluss auf die FinOps Praxis nehmen. Die wichtigen Faktoren Transparenz, Steuerbarkeit und Effizienz können erst durch das Zusammenspiel aller relevanten Personas entstehen, um Kosten für Cloud und Technologie im Unternehmen zu optimieren. Bei FinOps handelt es sich letztendlich um einen gemeinschaftlichen Prozess, der ganz besonders von interdisziplinärer Zusammenarbeit lebt.
