New Work Know-how

Der Begriff „New Work“ ist nicht erst seit der Coronavirus-Pandemie und der Zunahme der Arbeit im Home-Office in aller Munde. Die durch die Globalisierung und Digitalisierung vorangetriebene Entwicklung führt zu neuen Unternehmensstrukturen und Arbeitsformen, die sich durch eine noch nie dagewesene zeitliche, räumliche und organisatorische Flexibilität auszeichnet. Klassische Arbeitsstrukturen, wie der 9 to 5 Job an einem festen Arbeitsplatz werden in Zukunft immer seltener. Die Informations-, Kreativ- und Servicearbeiter: innen von morgen werden zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Orten gemeinsam oder alleine an diversen Projekten arbeiten. In vielen Branchen ist diese Entwicklung bereits weit fortgeschritten.

Inhaltsverzeichnis

1. Eine Übersicht

2. Ganzheitlicher New Work Ansatz

3. Der Mensch

4. Der Ort

5. Die Technologie

6. In vier Phasen zum New Work Konzept

7. Die Zukunft von New Work

Eine Übersicht

Die Automatisierung von Prozessen und dem damit einhergehendem Wegfall von Arbeitsplätzen stellen Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen. Um diesen besser begegnen zu könne, gewinnt New Work immer mehr an Bedeutung für Unternehmen. Denn nur wer sich ernsthaft mit dem Thema beschäftigt, ist langfristig zukunftsfähig. 

Wie genau sich New Work jedoch umsetzen lässt, kann nicht in wenigen Worten erklärt werden. Denn es gibt dabei nicht den einen New Work Ansatz, der für alle Unternehmen standardmäßig angewendet werden kann. Für jedes Unternehmen ist ein individueller Weg, der sich allen Bedürfnissen anpasst und jegliche Faktoren berücksichtigt, vorhanden. 

Woraus besteht New Work?

New Work erfordert eine neue Form der Arbeitsorganisation, doch was bedeutet das?

Die zentralen Werte sind Freiheit, Selbstständigkeit und Teilhabe an der Gemeinschaft. Durch das Zusammenwirken von Globalisierung und Flexibilität kommt es zu einer effektiveren Arbeitsweise. Diese bietet Arbeitnehmer: innen die Chance selbstbestimmt zu planen, wann, wo und wie sie arbeiten wollen.  

Kommunikation als Schlüssel

In diesem Prozess spielt arbeitsbezogene Kommunikation eine zentrale Rolle.  Die Kommunikation zwischen Kolleg: innen eines Unternehmens soll schnell und direkt sein. Daher nutzen Unternehmen technische und digitale Möglichkeiten, um die Mitarbeiter: innen bei unternehmensübergreifendem Denken und Handeln unterstützen zu können. 

Um dies zu ermöglichen, sind Kommunikationsformen erforderlich. Möglichkeiten können ein Intranet für den internen Austausch oder eine Software für die direkte Kommunikation im Unternehmen sein.

Work-Life-Balance vs. Work-Life-Blending

Im Gegenzug zur Work-Life-Balance führt das Work-Life-Blending zu einer Verschmelzung der Arbeit und dem Privatleben. Die daraus resultierende flexiblere und selbstbestimmte Arbeitsweise ermöglicht eine schnellere Reaktionsmöglichkeit auf private Umstände. Gleichzeitig erreichen Mitarbeiter: innen durch die gewonnene Flexibilität höhere Produktivitätslevel im Arbeitsalltag, was zu einer höheren Qualität der Arbeit führt.

Bild: Work-Life-Balance
Welche Arbeitsformen bietet New Work?

Ein wichtiger Bestandteil von New Work sind flache Hierarchien. Diese führen zu einer Änderung der Rolle der Führungskräfte: Frühere Führungskräfte werden zu leitenden Angestellten mit wesentlichen Arbeitsbefugnissen und Führungsaufgaben, die vorwiegend von Arbeitgebenden ausgeführt werden.

Flache Hierarchien im Unternehmen können in Kombination mit der gemeinsamen Umsetzung von Selbstorganisation und Agilität erfolgen. Hierbei werden selbstorganisierte, agile Teams eingeführt, welche eigenverantwortlich Entscheidungen übernehmen, die vorher von Führungskräften getätigt wurden. Diese sogenannten Squads sind nur von kurzer Dauer und werden ständig neu zusammengesetzt, was zu einer hohen Motivation bei den Teammitgliedern führt, die nach viel Abwechslung in ihrem Beruf streben oder großes Interesse an fachlicher und persönlicher Weiterentwicklung haben.

Warum brauchen wir New Work?

Da die Arbeitswelt ständig durch die Digitalisierung im Wandel steht und zu Transformationen der Bedürfnisse von Mitarbeiter: innen führt, müssen sich diese Transformationen auch im Unternehmen wiederfinden.  

Wissen wird immer wichtiger und Menschen streben nach einer Arbeit, die ihnen ein Gefühl von Wohlbefinden vermittelt. Die Frage nach dem Sinn der eigenen Arbeit gewinnt immer mehr an Bedeutung. Daher sind automatisierte Prozesse, attraktivere Arbeitsplätze und die Möglichkeit einer standortunabhängigen Arbeit wie das Home-Office notwendig. Nur mit diesen Anpassungen erzielen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil und binden motivierte Mitarbeiter: innen langfristig an sich. 

Ganzheitlicher New Work Ansatz

Unternehmen sollten sich im Klaren darüber sein, welche Ziele sie im Zusammenhang mit New Work verfolgen und welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen. Ganz entscheidend hierbei ist die ganzheitliche Betrachtung des Themas. Viele Unternehmen begehen den Fehler, sich ausschließlich auf den technologischen Aspekt der neuen Arbeitswelt zu konzentrieren. Doch neben der Technologie sind auch der Mensch und der Arbeitsort zentrale Aspekte.

New Work_Schlüssel zum Erfolg

Der Mensch

Die neue Arbeitswelt bringt auch einen massiven Wandel der Beziehung zwischen Mitarbeiter: innen und ihrer Arbeit mit sich. Neue Arbeitsmodelle verwischen die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zunehmend. Neue Führungsmodelle und die Firmenkultur sind zentrale Aspekte in Sachen Arbeitgeberattraktivität. Die kreativen Arbeiter: innen von morgen werden immer selbstständiger und arbeiten an Projekten für unterschiedliche Auftraggeber: innen. Die hierarchische, örtliche und zeitliche Arbeitsteilung des Industriezeitalters existiert im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr.

Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen heutzutage wesentlich mehr Intelligenz in die Frage investieren, wie sie die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeitenden an unterschiedlichen Orten und an verschiedenen Projekten möglichst produktiv und erfolgreich gestalten. Das Projektmanagement bekommt in der neuen Arbeitswelt eine völlig neue Bedeutung. Egal, ob klassisches, agiles oder hybrides Projektmanagement – Unternehmen aller Branchen müssen in der neuen Arbeitswelt mehr Zeit aufwenden, die jeweils richtige Projektmanagement-Methode zu wählen.

Flexibilität – Fluch oder Segen?

Da Mitarbeiter: innen durch das ständige Online-Sein über einen größeren Zeitraum erreichbar und einsetzbar sind, gewinnt Flexibilität immer mehr an Bedeutung. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, denn diese kann sowohl Fluch als auch Segen sein.

Daher müssen klare Regelungen über Arbeitszeiten und Ruhephasen bestehen. Dies führt zu einer Einschränkung der Flexibilität, die jedoch notwendig für die Gewährleistung der Gesundheit von Arbeitnehmer: innen ist.

Solche Regelungen könnten sein: Vertrauensarbeitszeit, um den Fokus auf den Erfolg anstatt der Dauer der Arbeit zu legen, Gleitzeit, um eine individuelle Anpassung in einem definierten Arbeitszeitrahmen zu schaffen oder das Sabbatical, um Zeit für persönliche sowie berufliche Weiterbildung zu gewährleisten.

Anforderungen an Arbeitskräfte

Durch die Veränderung der Arbeit kommt es zunehmend zu einem Wegfall von Arbeitsstellen sowie einem Mangel an Fachkräften für neue Berufe. Daraus resultieren steigende Anforderungen an zukünftige Arbeitskräfte.

Unternehmen erwarten zunehmenden Einsatz von kognitivem Know-How, um sensorische Lücken zu schließen und die Arbeit mit komplexen Sachverhalten zu ermöglichen. Somit ist der Wissensvorsprung von Führungskräften kaum noch existent und gewöhnliche Arbeitskräfte gewinnen immer mehr an Bedeutung für Unternehmen.

Wissen gewinnt aber nicht nur für Arbeitgeber: innen, sondern auch für Arbeitnehmer: innen immer mehr an Bedeutung. Menschen streben nach einer Arbeit, die ihnen ein Gefühl von Wohlbefinden vermittelt. Dieses Wohlbefinden setzt sich aus der Wertschätzung, dem flexiblen Arbeiten und der modernen Unternehmenskultur zusammen und wird von guten Arbeitgeber: innen verlangt.

Wie verändern agile Teams das Arbeiten?

Um dieses zunehmende Wissen im Unternehmen am effizientesten einzusetzen, werden agile Teams gebildet. Die Squads bestehen aus kompetenten Arbeitskräften, die sich auf eine bestimmte Aufgabe oder das Voranbringen einer Themenstellung spezifizieren können. Somit kann das Team selbstständig Entscheidungen treffen, die vorher von Führungskräften getroffen wurden. Dazu gehört die Organisation des Teams mit den Aufgaben der Personalauswahl, Priorisierung von Aufgaben, Terminplanung und Entscheidungsfindung.

Nicht nur die Aufgaben der Mitarbeiter: innen von agilen Teams ändern sich, sondern auch diese der Führungskräfte. Ihre Aufgaben nehmen deutlich ab und liegen nunmehr bei den Regelungen der Rahmenbedingungen. Sie bestimmen beispielsweise über die Entscheidungsbefugnis und die Höhe des Budgets. Dies führt dadurch zu einer Delegation der Aufgaben von Führungskräften, was diesen mehr Zeit verschafft, um sich anderen wichtigen Aufgaben zu widmen. Diese Umstellung der Arbeitsorganisation führt zu flacheren Hierarchien im Unternehmen und somit zu mehr Eigenverantwortung des Einzelnen.

Der Ort

Für Unternehmen ist die Gestaltung der Arbeitsumgebung ihrer Mitarbeiter: innen zu einer komplexen Angelegenheit geworden. Während sie sich in der Vergangenheit lediglich damit auseinandersetzen mussten, einen einzelnen Arbeitsplatz in einem bestimmten Büro einzurichten, gibt es heute wesentlich mehr Varianten eines Modern Workplace. Angestellte können von einem Büro, von einem Co-Working-Space, von zu Hause oder von unterwegs arbeiten. All diese Möglichkeiten müssen Unternehmen berücksichtigen.

Anforderungen an Arbeitsplätze

Diese Möglichkeiten erhöhen die Anforderungen sowohl an die Bürofläche als auch an den digitalen Arbeitsplatz. Die Bürolandschaft verändert sich.

Das Büro wird zum Multi-Space-Ort: Aus Einzelbüros werden offene Räume, die in verschiedene Zonen aufgeteilt und dementsprechend gestaltet werden. Beispiele für solche Zonen sind

  • Konzentrationszonen – für Einzelarbeiten mit Rückzugs- und Fokussierungsmöglichkeiten, um ungestörtes Arbeiten und Kreativität zu fördern,
  • Zonen für gemeinsame Arbeiten – wie für Projekte oder Brainstorming,
  • Besprechungs- und Konferenzräume mit unterschiedlichen Größen sowohl für interne und externe Kolleg: innen als auch für Geschäftspartner: innen jeglicher Art.

Somit hat jede Art von Arbeit einen entsprechenden Arbeitsplatz in einer Zone, die für diese anstehende Arbeit konzipiert ist. Um diese in einem geeigneten Umfeld zu bearbeiten, können Mitarbeiter: innen ihren Arbeitsplatz täglich frei wählen.

Modern Workplace

Im Vordergrund des Modern Workplace-Konzeptes steht die Zusammenführung der zeitgemäßen, modernen Arbeitsweise mit Technologien. Der „moderne Arbeitsplatz“ wird an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst und sehr unterschiedlich gestaltet. Durch diese Transformation entsteht eine Zusammenwirkung von Globalisierung und Flexibilität, welche eine neue Form der Arbeitsorganisation mit einer effektiveren Arbeitsweise schafft.

Ein Modern Workplace hat viele Schnittstellen, die zwischen Mensch, Technologie und Ort liegen. Unternehmen müssen sich diesbezüglich mit einer Vielzahl an Fragestellungen beschäftigen: Wie sollen die verschiedenen Arbeitsorte miteinander vernetzt werden? Wie können die Arbeitsplätze im Büro, im Home-Office und an sonstigen Orten möglichst mitarbeiterfreundlich gestaltet werden? Wie sieht die Mitarbeiterbelegung bzw. -fluktuation an den einzelnen Workplaces aus? Und wie werden die Mitarbeitenden am besten motiviert, ihre Arbeit an unterschiedlichen Orten zu verrichten?

Die Technologie

Die Antwort auf diese Fragen bietet der Faktor Technologie.

Einer der wesentlichen Eckpfeiler von New Work ist das Thema Cloud-Computing. Es stellt eine völlig neue Grundlage für die Kollaboration von unternehmensinternen wie auch –externen Mitarbeitern und Teams rund um den Globus dar. Die Bereitstellung einer hochprofessionellen IT-Infrastruktur über das Internet eröffnet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen noch nie dagewesene Möglichkeiten, ihr Geschäft auf der ganzen Welt zu betreiben und Mitarbeitende aus allen Ländern miteinander zu vernetzen.

Doch die Cloud ist nicht nur als rein technischer Aspekt zu sehen. Sie hat auch massive Auswirkungen auf die Struktur, die Prozesse und die Governance eines Unternehmens. Unternehmen sollten deshalb nicht nur eine Vision und Strategie für die Cloud beziehungsweise die Technologie erarbeiten, sondern sich auch konkrete Management-Prozesse sowie ein Governance-Framework zurechtlegen.

Neu wird nicht mehr von Hardware beziehungsweise Software zu Business Outcome, sondern von Business Outcome zu Hardware / Software gedacht. Je nachdem was man erreichen möchte, sind spezifische Skills notwendig, die durch Unterstützung geeigneter Hard- und Software optimal eingesetzt werden können.

Aufgabe der Technologie sind die Ermöglichung einer sicheren sowie einer zeit- und ortsunabhängigen Kollaboration.

Innovationseinheiten

Um weiterhin ein zukunftsfähiges Unternehmen zu bleiben und Mitarbeiter: innen langfristig an sich zu binden, sind innovative Veränderungen nötig. Damit diese am besten gefördert werden, gibt es verschiedene Arten von Einheiten, die sich nur auf die Entwicklung des Unternehmens spezialisieren. Die Voraussetzung für Innovationen ist der Austausch von Kreativität und neuen Ideen zwischen Mitarbeitenden und Kund: innen. Dieser Austausch braucht einen geeigneten Ort, welcher dementsprechend gestaltet und entwickelt ist.

In solchen angepassten Räumlichkeiten, den Innovation Labs, arbeiten Einheiten innerhalb einer bestehenden Organisation. Sie haben sich auf die Entwicklung und das Testen von neuen Arbeitsformen, Produkten oder Geschäftsideen spezialisiert. Sie bieten viele Möglichkeiten neue Ideen aufzuschreiben oder zu veranschaulichen, um zu Innovationen zu führen. Dafür notwendige kommunikationsfördernde Tools können beispielsweise Whiteboards oder Tafeln sein, welche eine kreative Zusammenarbeit ermöglichen und fördern.

Eine weitere Möglichkeit der Innovationseinheiten ist ein sogenannter Hub. Er dient als Standort, welcher als Knotenpunkt zur Vernetzung verschiedener Akteure eingesetzt wird.

Change-Management

Change-Management beschäftigt sich mit umfassenden und bereichsübergreifenden Veränderungen, die sich im kulturellen und strategischen Sinne auf das gesamte Unternehmen auswirken. Veränderungen sind immer mit Risiken verbunden und lösen Unsicherheiten aus. So auch die Umstellung auf New Work. Doch warum ist Change-Management so wichtig?

Eine solche Umstellung kann zu Irritationen, höheren Fluktuationen und geringerer Motivation bei Kolleg: innen führen. Daher ist es wichtig diese aktiv während der Veränderung zu begleiten. Change-Management sollte so gestaltet sein, dass möglichst viele Arbeitskräfte sowohl während des Prozesses der Veränderung als auch danach zufriedengestellt werden.

Die drei Phasen des Change-Managements können bei der Gestaltung von Veränderungsprozessen behilflich sein:

Bild:Change-Management

In vier Phasen zum New Work Konzept

Die Zukunft von New Work

Die Coronavirus-Pandemie hat zu einem grundlegenden Umdenken der Arbeitsgestaltung geführt und Unternehmen das hybride Arbeiten immer nähergebracht.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer fordern eine gewisse Flexibilität, welche ihnen ermöglicht im Home-Office oder Remote zu arbeiten. Damit Unternehmen weiterhin attraktiv für Arbeitnehmer: innen bleiben, besteht die Notwendigkeit diese neuen Arbeitsformen zu ermöglichen.

Während den letzten zwei Jahren haben viele Unternehmen die Zeit genutzt, um sich bezüglich digitaler Zusammenarbeit gut aufzustellen. Auch einige Unternehmen, welche weiterhin den Fokus auf die Präsenzarbeit vor Ort legen, sind nun in der Lage hybride Arbeitsmodelle anzubieten. Hierbei wird die Arbeit remote und im Unternehmen vor Ort kombiniert, um auf die Anforderungen der zukünftigen und bestehenden Arbeitskräfte einzugehen. Dieses hybride Modell kann je nach Unternehmen und den Bedürfnissen der Mitarbeitender: innen individuell umgesetzt werden.

Doch nicht nur die Möglichkeit hybrid zu arbeiten, sondern auch die zunehmende Agilität, die New Work mit sich bringt, verändert die Zukunft der Arbeit. Die Arbeit wird zunehmend in agilen Teams bearbeitet, die sich selbst organisieren und selbstständig Entscheidungen treffen. Die durch New Work erlangte Flexibilität wirkt sich nicht nur auf das Arbeiten selbst, sondern auch auf die arbeitende Gesellschaft aus, die neben einem hybriden Arbeitsmodell immer selbstständiger arbeitet.

Die Zukunft von New Work bietet viele Möglichkeiten der Weiterentwicklung sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitskräfte. Dass Unternehmen im ständigen Wandel bleiben und sich an die Bedürfnisse der Arbeitswelt anpassen, ist eine Grundvoraussetzung, um langfristig zukunftsfähig und attraktive Arbeitgeber: innen zu bleiben.

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Nico Ziegler
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