Exchange Online Migration von Exchange 2016 & 2019: ein Guide.

Im Oktober 2025 endet der Support für Microsoft Exchange 2016 und 2019. Konkret bedeutet das für Unternehmen: Sicherheitsupdates entfallen und es gibt keinen technischen Support mehr. Aufgrund der erhöhten Sicherheits- und Compliance-Risiken empfiehlt Microsoft Unternehmen, auf eine andere Lösung für E-Mails umzusteigen. Beliebt ist hier vor allem Exchange Online als Cloudlösung: Der Dienst bietet maximale Sicherheit, ist flexibel skalierbar, verfügt über moderne Funktionen und sorgt mindestens für mehr Kostentransparenz im Unternehmen, häufig sogar für eine Kostenersparnis. Wie funktioniert jetzt aber die Exchange Online Migration für Unternehmen? Wir haben einen Guide für Sie zusammengestellt.

So können Sie die Migration von Exchange 2016 und 2019 auf Exchange Online vorbereiten

Nach dem Supportende von Exchange 2016 und 2019 entscheiden sich viele Unternehmen für die Migration auf Exchange Online, den Clouddienst von Microsoft. Statt die Migration ungeplant durchzuführen, sollten Sie jedoch unbedingt durchdacht in die Vorbereitung gehen.

• Bestandsaufnahme & Planung: Wie sieht es aktuell in Ihrem Mailserver aus? Welche Version und welche Features nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter? Wie viele Postfächer gibt es und wie viele benötigen Sie weiterhin? Den Zeitpunkt der Planung können Sie außerdem optimal nutzen, um Altlasten zu identifizieren und zu löschen.
• Ziele definieren: Wie soll die neue Maillösung final aussehen? Soll eine vollständige Migration auf Exchange Online durchgeführt werden oder benötigen Sie eine hybride Lösung?
• Abhängigkeiten klären: Gibt es möglicherweise Abhängigkeiten zu anderer Software, die nach der Migration zu Problemen führen könnten? Achten Sie zum Beispiel darauf, dass Ihre Archivierungslösung auch mit Exchange Online kompatibel ist.
• Voraussetzungen für Migration prüfen: Erfüllen Sie alle Voraussetzungen für die Migration? Besteht zum Beispiel die nötige Synchronisation, eine fundierte Netzwerk- und Sicherheitskonfiguration mit Firewalls und Proxy und verfügen Sie über die nötigen Lizenzen und Abos für Exchange Online?

Grundsätzlich gilt: Sind Sie sich unsicher in Ihrer Migrationsplanung, suchen Sie sich frühzeitig Unterstützung. Bei Rewion begleiten wir Unternehmen seit vielen Jahren in der Migration ihrer Mailserver und wissen: Eine fundierte Planung ist das A und O für eine erfolgreiche Umsetzung.

Migrationsstrategien im Überblick: 3 Möglichkeiten auf dem Weg zu Exchange Online

Welche Wege gibt es jetzt aber, um die bestehende Maillösung zu Exchange Online zu migrieren? Je nach Komplexität der bestehenden Infrastruktur oder der Sicherheitsanforderungen sind unterschiedliche Lösungen sinnvoll.

Cutover: vollständiger Umzug aller Postfächer auf einmal

Möchten Sie alle Postfächer zum gleichen Zeitpunkt migrieren, handelt es sich dabei um einen Cutover. Eine solche Migration ist in der Regel schnell und unkompliziert und benötigt keine hybride Konfiguration. Allerdings müssen sich Ihre Mitarbeitenden auf einen Ausfall Ihrer Postfächer während des Umzugs einstellen. Empfohlen wird diese Methode vor allem für kleinere Unternehmen mit weniger als 2.000 Postfächern oder für weniger komplexe Organisationen.

Staged Migration: Migration in Phasen

Planen Sie eine Migration zu Exchange Online für mehrere Abteilungen oder Standorte, kann eine Staged Migration ein sinnvoller Weg sein. Dabei werden die einzelnen Bereiche nacheinander migriert, um längere Ausfälle für das gesamte Unternehmen zu verhindern. Diese Methode ermöglicht einen kontrollierten Umzug mit geringem Risiko – allerdings entsteht für eine gewisse Zeit eine Koexistenz von der alten On-Premises-Version und der Cloud. Wir empfehlen dieses Vorgehen vor allem für mittlere bis größere Unternehmen mit älteren Exchange-Versionen.

Hybride Migration: Koexistenz von On Premises & Exchange Online

Haben Sie in Ihrem Unternehmen besondere Compliance-Anforderungen oder besonders komplexe Strukturen, kann eine hybride Migration der richtige Weg sein. Die bestehende On-Premises-Version koexistiert dabei in langfristiger Synchronisation mit Exchange Online, sodass die Migration besonders flexibel ist und schrittweise durchgeführt werden kann. Allerdings ist die Komplexität bei Konfiguration und Verwaltung deutlich höher.

Best Practices für die Migration von Exchange 2016 und 2019 zu Exchange Online

Damit Ihre Exchange Online Migration ein Erfolg wird, haben wir abschließend noch einige Best Practices für Sie zusammengestellt.

• Erstellen Sie einen detaillierten Migrationsplan mit Zeitrahmen, Verantwortlichkeiten und Meilensteinen und führen Sie nach Möglichkeit zunächst eine Testmigration durch.
• Achten Sie auf klare Kommunikation gegenüber Ihrem Team, bieten Sie Schulungen, Support und Hilfe bei der Umstellung an, damit die Veränderungen gut angenommen werden.
• Optimieren Sie Ihr Exchange Online kontinuierlich. Führen Sie nach der Migration Checks zur Funktionalität von Mail, Kalender und Kontakten durch, überwachen Sie die Nutzung und passen Sie bei Bedarf Richtlinien an aktuelle Anforderungen an.
• Stellen Sie sicher, dass alte Exchange Server sicher abgeschaltet werden.

Fazit: Mit Rewion an Ihrer Seite die Migration von Exchange 2016 und 2019 zu Exchange Online durchführen

Die Migration von Exchange 2016 oder 2019 zu Exchange Online ist nicht einfach ein technischer Wechsel – sie ist eine strategische Entscheidung für mehr Sicherheit, Flexibilität und Zukunftsfähigkeit. Mit einer durchdachten Planung, der Wahl der passenden Migrationsstrategie und einer klaren Kommunikation innerhalb des Unternehmens lässt sich der Umstieg reibungslos gestalten.

Gerade bei komplexen Infrastrukturen oder individuellen Anforderungen kann externe Unterstützung jedoch den entscheidenden Unterschied machen. Rewion begleitet Unternehmen seit Jahren bei der erfolgreichen Migration auf Exchange Online – mit einem strukturierten Vorgehen, bewährten Best Practices und dem Blick für individuelle Herausforderungen. So stellen wir sicher, dass Ihr Unternehmen optimal auf die Zukunft vorbereitet ist.