Datenschutzkonformität und DSGVO für Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot.

Viele Unternehmen evaluieren oder planen aktuell den Einsatz von Microsoft Copilot; sei es die kostenlose Version oder das Add-on Copilot für M365. Die Erfüllung der Datenschutzkonformität und der DSGVO stellen allerdings Hürden für die Implementierung von Microsoft Copilot dar, selbst wenn das Unternehmen von den KI-Möglichkeiten überzeugt ist. Gute Nachrichten: die Hürden kann man mit etwas Geschick überwinden.

Datenschutzkonformität bei Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot

Eine Schlüsselkomponente für den Einsatz dieser Tools ist die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert eine klare Rechtsgrundlage und muss den Prinzipien der Transparenz und der Verantwortlichkeit entsprechen. Hierzu gehört auch die Einholung und Verwaltung von Einwilligungen sowie die Berücksichtigung berechtigter Interessen.

• Technische und Organisatorische Maßnahmen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass die KI-Systeme nur auf Daten zugreifen, für die eine entsprechende Berechtigung vorliegt. Dies erfordert ein robustes Berechtigungssystem, das den Zugriff auf Daten auf das Notwendigste beschränkt. Ebenso ist es wichtig, die von den KI-Tools generierten Inhalte kontinuierlich auf ihre Sicherheit und Richtigkeit hin zu überwachen. Der Copilot eines Users sieht alles, was der User theoretisch sehen kann (View-Berechtigung). In der Praxis kommt es häufig vor, dass Nutzer auf zu viele Daten Zugriff haben, allerdings diese effektiv nie aufrufen. Die kritischen Daten liegen tief in SharePoint-Strukturen oder Teams-Chats. Der Copilot kennt allerdings all diese Daten und zieht diese hervor, wenn sie auch nur im Geringsten relevant sein können. Die Interaktionen von Nutzer und Copilot können somit Überberechtigungen aufdecken.

Weiter trauen manche Unternehmen den Versprechungen von Microsoft nicht. Per se kennt der M365 Copilot alle Daten (vergleichbar zu Teams, SharePoint oder OneDrive).  Daher sollten Sie Daten von M365 nehmen, wenn Sie diesen Daten auf gar keinen Fall in den Kontakt mit KI oder Copilot bringen wollen.

• Datenschutz-Folgenabschätzung

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist ein entscheidender Schritt bei der Einführung neuer Technologien. Sie hilft dabei, potenzielle Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen.

• Datentransparenz und Mandantenisolation

Es ist wichtig, die Funktionsweise der KI-Systeme transparent zu gestalten, um zu verstehen, welche Entscheidungen getroffen werden und welche Daten analysiert werden. Eine klare Trennung der Daten verschiedener Mandanten ist dabei unerlässlich, um Datenlecks zu vermeiden.

Empfehlungen für Unternehmen

• Dokumentieren Sie den Einsatz von KI-Tools gemäß den DSGVO-Anforderungen.
• Implementieren Sie ein starkes Berechtigungskonzept und überwachen Sie kontinuierlich die Datensicherheit.
• Führen Sie regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter durch, um ein Bewusstsein für Datenschutz und IT-Sicherheit zu schaffen.

Bei diesen Empfehlungen und diesem Blog handelt es sich um keine rechtliche Datenschutzberatung. Es ist lediglich eine Meinung.

Fazit

Die Integration von Microsoft Copilot und 365 Copilot bietet zahlreiche Vorteile, bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Ein umsichtiger Ansatz, der Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance berücksichtigt, ist entscheidend, um diese Technologien effektiv und sicher zu nutzen. Unternehmen verfügen über alle Mittel, um sichere & begeisternde KI-Technologie intern einzusetzen. Es bedarf nur etwas Erfahrung, Mühe, Schreibarbeit und Aufklärung. Datenschutzkonformität und die DSGVO stehen dem Microsoft Copilot keinesfalls im Weg!

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Hinweis: Beitragsbild ist KI-generiert von DALLE-3 in ChatGPT.