„Das ist wegen Datenschutz nicht möglich.“ oder „Wegen des Datenschutzes können wir das nicht machen.“ – Sätze, die viel zu oft fallen, denn Datenschutz ist mehr als nur gesetzliche Vorgaben und Verbote. So kann der Datenschutz für Unternehmen auch ein Innovationstreiber, ein Managementtool oder eine Philosophie sein.
Datenschutz …
… als Innovationstreiber
Wer kennt den Satz „Das ist historisch gewachsen.“ nicht, denn er ist in vielen Unternehmen eine Standardantwort. Man hört sie meistens dann, warum eine bestimmte Technologie genutzt wird, auch wenn es bessere Lösungen geben würde. Gerne würden alte oder sogar veraltete Technologien durch neuere abgelöst und in den wohlverdienten Ruhestand geschickt werden. Leider ist der Mensch ein Gewohnheitstier und unterliegt dem ersten newtonschen Gesetz: Ein Körper bleibt in Ruhe, solange keine externe Kraft auf ihn einwirkt. Welche Kraft passt dabei besser als gesetzliche Vorgaben wie die Datenschutz-Gesetzte? So fordert die DSGVO unter anderem die Sicherstellung des Schutzes von personenbezogenen Daten „unter Berücksichtigung des Stands der Technik […]“ (Art. 25 (1) DSGVO) sowie die Einführung von technischen und organisatorischen Maßnahmen (vgl. Art. 25 (2) DSGVO). Wann wäre also ein besserer Zeitpunkt, um die Prozesse und Technologien auf einen neuen Stand zu bringen, als wenn das Unternehmen seine Datenschutzkonformität überprüft?
… als Managementtool
Neben den bekannten Prozessen entwickeln sich in vielen Unternehmen auch inoffizielle Arbeitsabläufe oder sogar ganze Datenverarbeitungen, welche nicht vorgesehen oder gewünscht sind. Dies stellt im Bereich des Datenschutzes ein großes Problem dar, denn der Verantwortliche ist verpflichtet, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, welches alle Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten beinhaltet. (vgl. Art. 30 DGSVO)
Führen Sie also ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) in Ihrem Unternehmen ein und nutzen dabei die Gelegenheit, sich einen detaillierten Überblick zu schaffen, was in Ihrem Unternehmen mit personenbezogenen Daten geschieht und lenken Sie bei Bedarf inoffizielle Wege zurück auf die offiziellen. Durch regelmäßige Überprüfungen der Dokumente des DSMS existiert gleichzeitig ein Prüfzyklus für die Prozesse und Sie können Abweichungen frühzeitig erkennen. Nutzen Sie dabei das DSMS nicht nur zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben, sondern optimieren Sie damit ich auch Ihre Prozesse und Verfahren. Denn die damit erhobenen und verwalteten Informationen zu Arbeitsabläufen können auch für andere Managemententscheidungen verwendet werden.
… als Philosophie
Datenschutz muss gelebt werden, um zu wirken. So ist es notwendig, dass klare Richtlinien kommuniziert und Rahmenbedingungen geschaffen werden. Schulen Sie also Ihre Mitarbeiter regelmäßig in die jeweils spezifischen Vorgaben zu den individuellen Arbeitsgebieten. Dadurch sensibilisieren Sie diese im Hinblick auf den Datenschutz und verringern Ihr Risiko auf Datenschutzverstöße. Integrieren Sie dabei das Thema Datenschutz auch in Ihrer Unternehmensphilosophie und lassen es ein Teil dieser werden, damit dieses gelebt und erlebt wird anstatt als unliebsame Pflicht wahrgenommen. Wird dies erfolgreich umgesetzt, werden Sie merken, dass Datenschutz ein Teil Ihres Unternehmens wird und nicht als externer (Stör-)Faktor existiert.
Fazit
Datenschutz ist mehr als nur Vorgaben und Vorbote, sondern es ist auch eine Möglichkeit, eine Hilfe und eine Einstellung. Sehen Sie ihn also nicht nur als notwendiges Übel oder als Hindernis, sondern als wichtiger Teil des Managements im Unternehmen.
Nutzen Sie also die Gelegenheit und lassen Sie sich beraten, wie moderne Technologien wie z.B. M365 oder die Cloud Sie unterstützen können. Prüfen Sie Ihr Datenschutzmanagementsystem und blicken Sie auf Ihre Unternehmensphilosophie zum Thema Datenschutz. Gerne unterstützen wir bei Rewion Sie mit unserer Expertise im Datenschutz, in der IT-Sicherheit und im Management. Denken Sie dran:
Datenschutz lebt dadurch, dass der Datenschutz im Unternehmen lebt.
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