Überall auf der Welt stehen Firmen momentan vor der Herausforderung, den Betrieb möglichst umfänglich am Laufen zu halten. Durch die Corona-Situation ist Homeoffice nicht nur in modernen Konzernen üblich geworden, sondern findet fast in allen Berufszweigen Anwendung. Microsoft bietet Unternehmen eine Software, die es zwar schon vorher gab, jedoch nicht in diesem Umfang wie aktuell genutzt wird. Laut zdnet.de sind die Nutzerzahlen im April um über 30% gestiegen. Eins ist dabei klar: Teams bietet nicht nur Vorteile für den Betrieb aus dem Home Office, sondern digitalisiert Abläufe in Unternehmen und bringt diese voran. Ein Schritt, den viele Unternehmen schon länger gehen wollen.
Was ist Microsoft Teams?
Um alle Funktionen von Microsoft Teams zu verstehen und kennenzulernen bedarf es mehr als diesen Blogbeitrag. Doch im Allgemeinen kann von einer Schaltzentrale gesprochen werden, mit deren Hilfe Sie projektübergreifend agieren, planen und organisieren können.
Stichwort: Digital Workplace
Einer der Vorteile von Microsoft Teams ist, dass sich die Software perfekt in die anderen Microsoft Dienste integrieren lässt. Mit Microsoft Lists bspw. ein Tool zum Verwalten und Managen von Daten. Microsoft Teams jedoch verbindet diese Tools, so dass Mitarbeiter effizient arbeiten können.
Teilen Sie in den verschiedenen angelegten Teams Dateien, Aufgaben und Informationen mit Ihren Kollegen. Kommunizieren Sie in der Gruppe oder im Einzelgespräch per Chat oder Videotelefonie. Planen Sie Meetings mit Hilfe von Timelines. Das Praktische, der Zugriff erfolgt zeit , orts und geräteunabhängig.
Für wen eignet sich MS Teams?
Microsoft Teams kann in jedem Unternehmen hilfreich sein. Ob Großkonzern mit vielen Abteilungen, ein Handwerksunternehmen mit einigen Mitarbeitern, ein Start-Up in der Planungsphase oder ein selbstständiger Vertriebler, mit Microsoft Teams bleiben Sie in Kontakt. Die aktuelle Lage durch das Covid-19 Virus zeigt auch, dass Schulen oder Ausbildungsstätten, ebenso wie Universitäten und andere Hochschulen enorm von der Software profitieren. Ganz wichtig zu wissen: Microsoft Teams löst 2021 „Skype for Business online“ ab. Somit sollte die Vorlaufzeit für einen Umstieg bereits jetzt genutzt werden.
Ein Überblick über die Funktionen
Microsoft Teams bietet viele verschiedene Einsatzmöglichkeiten, um eine Zusammenarbeit zu erleichtern. Durch eine einfache Anbindung in andere Dienste, wie z.B. OneNote, OneDrive und SharePoint wird die Dateiablage und auch das Teilen von Daten mit Teammitgliedern unkompliziert. Durch Kanäle und Chats innerhalb von Teams können alle Gruppenmitglieder bzw. Personenkreise miteinander kommunizieren. Sie können bestimmten Mitarbeitern direkt eine Arbeitsanweisung erteilen, dazu eine Datei hinterlegen und eine Frist setzen. Gleichzeitig bekommen Sie angezeigt, ob die erteilte Aufgabe rechtzeitig bearbeitet wurde und können selbst Aufgaben bearbeiten und abschließen.
Interessant wird es, wenn die Anbindungen zu externen Apps genutzt wird. Eine Vielzahl an verknüpften Programmen wird geboten, die wie Plug-ins in Teams integriert werden können. So kann z.B. ein besseres Chatsystem verwendet werden, welches auf die Firmenbedürfnisse angepasst ist.
Richten Sie für jedes Ihrer Projekte ein Team ein. Fügen Sie die teilnehmenden Personen zu den jeweiligen Teams hinzu. Nicht jeder Mitarbeiter muss in jedem Team vertreten sein, sondern nur seinen Teilbereich bearbeiten. Sie können Teams nach Abteilungen oder auch Projekten erstellen, ganz so wie es Ihnen am besten passt. Durch die Nutzung von Kanälen in Teams bringen Sie mehr Struktur in die Organisation hinein. Mit Chats kommunizieren Sie mit jedem Team oder jeder Person einzeln. Aufgaben, die Sie gestellt haben oder selbst bearbeiten müssen, finden Sie in einer gesamten Übersicht. Videokonferenzen mit allen Mitarbeitern, Projektbeteiligten oder ein Personalgespräch sind innerhalb Teams verfügbar. Hinterlegen Sie Ihren Mitarbeitern Dateien, auf die Sie Zugriff haben. Über einen Cloudspeicher kann von überall aus und jederzeit darauf zugegriffen werden. Individualisieren Sie Microsoft Teams nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen in dem Sie weitere Apps und Funktionen einbinden, wie z.B. das Notizbuch OneNote. Wir helfen Ihnen gerne beim Optimieren. Jetzt Termin vereinbaren!
Wir unterstützen Sie bei dem gesamten Thema Integrierung von Microsoft Teams. Mithilfe von interaktiven Workshops erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen ein auf Sie abgestimmte Konzept. Unsere Vision: Ihnen den Weg in eine kollaborative Zusammenarbeit zu ebnen.
Sprechen Sie uns gerne an, wir freuen uns auf Ihr Interesse!
