Vergleich von Sharepoint und Teams

Was ist SharePoint?

Microsoft SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform zur Informationsverwaltung und Zusammenarbeit, die auf Unternehmensebene eingesetzt wird. Es ermöglicht die Erstellung von Websites, um Informationen zu teilen, die Zusammenarbeit zu fördern und den Workflow zu automatisieren. Trotz der Existenz von Teams gibt es nach wie vor zahlreiche Anwendungsfälle, in denen eine klassische SharePoint-Seite die bessere Wahl ist.

Definition und Zweck von SharePoint

SharePoint ist eine browserbasierte Plattform zur Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung. Mit SharePoint können Benutzer sicher auf Dateien zugreifen, diese speichern, organisieren und teilen. Ursprünglich als Dokumentenmanagementsystem entwickelt, ist SharePoint heute viel mehr als das. Es bietet Funktionen für Intranets, Extranets, Websites, Suchen, BI, Workflow-Management und vieles mehr. Microsoft SharePoint ist sowohl in einer On-Premises-Version als auch als Teil von Microsoft 365 verfügbar, wo es eng mit anderen Microsoft-Produkten wie Teams und OneDrive integriert ist.

SharePoint dient mehreren Zwecken und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter:

Dokumentenmanagement: SharePoint ermöglicht es den Benutzern, Dokumente sicher zu speichern, zu organisieren und darauf zuzugreifen. Es bietet Versionierung, Check-in/Check-out-Funktionen und fortgeschrittene Suchfunktionen.
Zusammenarbeit: SharePoint ermöglicht es Teams, in Echtzeit an Dokumenten zusammenzuarbeiten, Aufgaben zu verwalten und Informationen auszutauschen.
Intranets und Extranets: Mit SharePoint können Unternehmen sichere und benutzerdefinierte Intranets und Extranets erstellen, um die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.
Workflows und Automatisierung: SharePoint ermöglicht die Erstellung von Workflows, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Effizienz zu verbessern.
Business Intelligence: SharePoint enthält Tools zur Datenvisualisierung und Berichterstellung, die Benutzern helfen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.
Sicherheit und Compliance: SharePoint bietet umfangreiche Sicherheits- und Compliance-Funktionen, darunter Zugriffskontrollen, Datenverlustprävention (DLP) und Auditing.

SharePoint und Teams: Ein Vergleich

Microsoft SharePoint und Teams sind beide leistungsstarke Tools, die die Zusammenarbeit und Kommunikation im Arbeitsumfeld verbessern. Obwohl sie in einigen Bereichen ähnliche Funktionen bieten, haben sie unterschiedliche Stärken und werden am besten in verschiedenen Szenarien eingesetzt. Hier ist ein Vergleich der beiden:

Kommunikation

Teams: Teams ist vor allem auf Echtzeitkommunikation ausgelegt. Es bietet Chat-Funktionen, Audio- und Videokonferenzen sowie die Möglichkeit, schnell und einfach Meetings und Live-Events zu organisieren.
SharePoint: SharePoint bietet die Möglichkeit, Informationen über Intranetseiten und Newsfeeds zu teilen. Es ist ideal für das Teilen von statischen Inhalten wie Unternehmensnachrichten, Ankündigungen und Richtlinien.

Zusammenarbeit

Teams: Teams ermöglicht es Benutzern, in Echtzeit an Dokumenten zusammenzuarbeiten, wobei Änderungen sofort sichtbar sind. Es ist ideal für Teams, die eng zusammenarbeiten und schnell auf Veränderungen reagieren müssen.
SharePoint: SharePoint ermöglicht ebenfalls die Zusammenarbeit an Dokumenten, bietet aber auch erweiterte Funktionen für die Dokumentenverwaltung, wie Versionierung, Check-In/Check-Out und Genehmigungsworkflows.

Organisation von Inhalten

- Teams: In Teams ist die Organisation von Inhalten auf Kanäle und Tabs ausgerichtet. Es eignet sich gut für die Zusammenarbeit in Projektteams, da die Teammitglieder schnell und einfach auf alle relevanten Inhalte zugreifen können.
- SharePoint: SharePoint bietet weitreichende Möglichkeiten zur Strukturierung von Inhalten. Mit Funktionen wie Dokumentbibliotheken, benutzerdefinierten Listen und Metadaten können Sie umfangreiche Informationsstrukturen erstellen.

Sicherheit und Compliance

Teams und SharePoint: Beide bieten umfangreiche Sicherheits- und Compliance-Funktionen, einschließlich Zugriffskontrollen, Datenverlustprävention (DLP), Auditing und mehr.

Wann & warum verwenden wir eine SharePoint-Seite trotz Teams?

Obwohl Teams als zentraler Ort für Kollaboration konzipiert ist, gibt es immer noch Situationen, in denen der Einsatz von SharePoint sinnvoll ist. Hier sind einige Gründe, warum Sie immer noch SharePoint verwenden sollten, selbst wenn Sie bereits Microsoft Teams verwenden:

Inhaltsverwaltung und Strukturierung:

SharePoint ist hervorragend geeignet, wenn Sie umfangreiche Inhalte strukturieren und verwalten müssen. Mit Funktionen wie Dokumentbibliotheken, benutzerdefinierten Listen und Seiten können Sie umfangreiche Informationsstrukturen erstellen. Es ist ideal für die Erstellung und Verwaltung von Unternehmensrichtlinien, Verfahren, Handbüchern und anderen Inhalten, die auf strukturierte Weise organisiert werden müssen.

Website- und Portalentwicklung:

SharePoint ist ein leistungsfähiges Tool zur Erstellung von Intranet-Portalen und Websites. Sie können damit benutzerdefinierte Seiten erstellen, die über das hinausgehen, was in Teams verfügbar ist. Sie können Nachrichten und Ankündigungen veröffentlichen, Dashboards und Berichte anzeigen, Umfragen durchführen und vieles mehr.

Erweiterte Dokumentenverwaltung:

SharePoint bietet erweiterte Funktionen für die Dokumentenverwaltung, wie zum Beispiel Check-in/Check-out, Versionierung und Genehmigungsworkflows. Wenn Sie umfangreiche Dokumentenmanagementanforderungen haben, kann SharePoint eine bessere Wahl sein.

Zugriff für externe Benutzer:

Obwohl Teams Gäste zulässt, ist der Prozess komplizierter und weniger flexibel als bei SharePoint. Mit SharePoint können Sie ganz einfach sichere Links zu Dokumenten und Seiten für externe Benutzer erstellen, ohne dass diese sich anmelden oder Mitglied in Ihrem Team werden müssen.

Suchfunktionen:

SharePoint bietet erweiterte Suchfunktionen, die das Auffinden von Inhalten in großen und komplexen Datenbeständen erleichtern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SharePoint und Teams zwar ähnliche Funktionen bieten, ihre Stärken jedoch in unterschiedlichen Bereichen liegen. Teams eignet sich hervorragend für die Echtzeit-Zusammenarbeit und Kommunikation, während SharePoint besser für die strukturierte Verwaltung und Präsentation von Inhalten geeignet ist.

Microsoft Teams ist eine ist eine häufig genutzte und optimale App für Teamarbeit und Kommunikation. Mit seinen umfassenden Funktionen, die von Chat-, Video-, Anruf- und Meeting-Funktionen bis hin zur Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit reichen, bietet Teams eine leistungsfähige Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team.

SharePoint hingegen wird häufig unterschätz, ist aber ist eine mächtige Plattform für Informationsmanagement und die Entwicklung von Intranets. Mit seinen strukturierten und organisierten Inhalten, erweiterten Funktionen für Dokumentenverwaltung und Automatisierung von Arbeitsabläufen ist SharePoint eine optimale Lösung für größere Organisationen und solche, die einen hohen Grad an Kontrolle und Automatisierung benötigen. Besonders relevant ist, dass SharePoint trotz der Funktionen, die Teams bietet, weiterhin eine wichtige Rolle im Informationsmanagement und in der Dokumentenverwaltung spielt. Es ist nicht sinnvoll, sich auf eine einzige dieser Plattformen zu beschränken, wenn jede von ihnen einzigartige Vorteile und Funktionen bietet. Stattdessen sollten diese als komplementäre Tools betrachtet werden, die zusammenarbeiten, um eine effiziente und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen

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