Immer öfter schlüpfen Geschäftspartner heute in unterschiedliche Rollen: Aus Kunden werden so beispielsweise Lieferanten und umgekehrt. Für die Datenerfassung und -pflege kann dies einen hohen Aufwand bedeuten. Das Business Partner-Konzept von SAP S/4HANA bietet dafür eine Lösung.
Früher waren die Geschäftsverhältnisse mehrheitlich klar definiert: Kunden waren Kunden, Lieferanten waren Lieferanten. Daher wurden in der Regel Kunden, Lieferanten und andere Stakeholder in ERP-Systemen und anderen Software-Tools jeweils einzeln erfasst. Ihre Daten waren in unterschiedlichen Bereichen gespeichert und konnten nicht ohne Weiteres miteinander vereint werden. Obwohl SAP ECC/ERP bereits das Business Partner-Modell (bzw. Geschäftspartner-Modell) kennt, war dessen Nutzung wenig verbreitet. Teils aufgrund der etwas umständlichen Handhabung, teils wegen der geringen Nachfrage.
In den letzten Jahren hat sich die Situation jedoch grundlegend verändert. Die Beziehungen zu Geschäftspartnern sind vielfältiger und komplizierter geworden: Geschäftspartner können heute mehrere Rollen ausfüllen und diese Rollen können sich im Laufe der Geschäftsbeziehung immer wieder ändern. Als Beispiel müssen Lieferanten bei Lagerware aus logistischen Gründen gleichzeitig als Kunden geführt werden.
Business Partner vs. Debitoren/Kreditoren
Debitoren-/Kreditoren-Modell in SAP ECC/ERP
Um den Unterschied zwischen dem Business Partner-Modell von SAP S/4HANA und den älteren SAP-Modellen zu verstehen, kann es sinnvoll sein, sich die Handhabung in SAP ECC/ERP anzuschauen: Dort wurden Kunden in Debitoren und Lieferanten in Kreditoren eingeteilt. Hatte ein bestehender Geschäftspartner eine neue Geschäftsrolle bekommen, musste sein Profil einschließlich der Stammdaten wiederholt angelegt werden. Das bedeutete nicht nur mehr Aufwand, sondern sorgte für zahlreiche Dubletten. In der Vergangenheit war diese Aufteilung und der Mehraufwand für viele Unternehmen akzeptabel. Heute wird diese Gestaltung jedoch oft als zu unflexibel wahrgenommen.
Geschäftspartner-Modell in S/4HANA
In S/4HANA hingegen werden Kunden, Lieferanten und andere Geschäftsrollen (z. B. Rechnungs- und Warenempfänger, Rechnungssteller, Auftraggeber) in einem Objekt verwaltet. Für Benutzer hat dies eindeutige Vorteile.
Die Rolle des Business Partners hat einen grundlegenden und übergreifenden Charakter. Unter dieser Rolle werden allgemeine Stammdaten zum Geschäftspartner gespeichert: Beispielsweise der Firmenname, die Rechtsform, die Adress- und Kommunikationsdaten, die Bankverbindung und Steuernummer.
Auch wenn alle Geschäftsbeteiligten in S/4HANA jetzt Business Partner heißen, können sie durch Partnerrollen unterschieden werden. Es muss dazu kein separater Stammdatensatz angelegt werden. Wird ein Lieferant zum Kunden, kann der bereits existierende Business Partner-Stammdatensatz einfach durch die Rolle „Kunde“ erweitert und durch die kundenspezifischen Daten ergänzt werden.
Vorteile des SAP Business Partner-Modells
Das neue SAP Geschäftspartner-Konzept bietet weitere Vorteile.
Erstens wird die Einhaltung von Datenschutzvorschriften erleichtert: Durch die zentralisierte Datenspeicherung der Geschäfts- und Kontaktdaten sind diese leichter auffindbar. Dadurch lassen sich Daten im Bedarfsfall einfacher und schneller löschen oder sperren. Des Weiteren wird es für Unternehmen einfacher, ihren Auskunftspflichten, die sich aus der DSGVO ergeben, rechtzeitig nachzukommen.
Zweitens wird ein höheres Maß an Harmonisierung und Standardisierung erreicht. Unterschiedliche Abteilungen und Benutzer von anderen SAP-Systemen haben den Zugriff auf die gleichen Daten. Missverständnisse können so schnell geklärt oder vermieden werden.
Drittens werden Datenbestände im Unternehmen reduziert: Durch die Umstellung auf das Business Partner-Modell werden Dubletten vermieden, was die Anzahl der Profile und den Stammdatenbestand verringert. Dies schafft Übersicht, reduziert Fehler, ermöglicht schnellere Entscheidungen und steigert die Produktivität der Belegschaft.
SAP Geschäftspartner: Aspekte, die berücksichtigt werden sollten
Die Nutzung des SAP Geschäftspartner-Konzeptes kann mit einigen Herausforderungen verbunden sein, die in Betracht gezogen werden sollten.
Durch die Verwendung des Business Partner-Modells vergrößert sich der Kreis der Nutzer im Unternehmen. Diese kommen häufig aus unterschiedlichen Fachabteilungen und weisen unterschiedliche Hintergründe auf. Daher sollte insbesondere auf eine hohe Datenstandardisierung geachtet werden. Der Standardisierungsumfang sollte nicht nur auf eine Fachabteilung begrenzt sein, sondern die Nutzer im gesamten Unternehmen mit einbeziehen. In diesem Zusammenhang ist möglichst auf fachbereichs- oder abteilungsspezifische Bezeichnungen und Abkürzungen – z. B. bei der Schreibweise von Namen und Adressen – zu verzichten. So lassen sich unnötige Missverständnisse und andere Schwierigkeiten bei der Arbeit mit Daten vermeiden.
SAP Business Partner: Migration auf S/4HANA
Bei der Migration auf den S/4HANA Business Partner von einem älteren SAP-System sind einige Aspekte zu berücksichtigen. Zunächst sollte entschieden werden, ob die Migration nach einem Greenfield- oder nach einem Brownfield-Ansatz erfolgen soll.
Das Greenfield-Modell bietet den Vorteil eines Neuanfangs und der damit verbundenen Möglichkeit, Altlasten loszuwerden. In der Praxis kann hier ETL (Extract, Transform, Load) als Migrationsmethode infrage kommen.
Beim Brownfield-Ansatz werden bestehende und bewährte Prozesse aus dem Altsystem in S/4HANA übernommen. Ein direkter Wechsel auf den Business Partner ist hier jedoch oft mit Schwierigkeiten verbunden. Es kann daher sinnvoll sein, die Migration mithilfe des MDS Load Cockpits über die Customer-Vendor-Integration (CVI) vorzunehmen.
Fazit
Die Nutzung des SAP Business Partner-Ansatzes (SAP Geschäftspartner-Ansatzes) hilft Unternehmen, die gestiegenen Anforderungen an die Erfassung und Pflege der Daten ihrer Geschäftspartner zu bewältigen.
Der Hauptvorteil des Business Partner-Modells besteht darin, dass ein Stammdatensatz nur einmal pro Geschäftspartner angelegt werden muss. Anschließend lässt er sich flexibel um weitere Daten und Rollen erweitern oder reduzieren. Dadurch wird die Geschäftsbeziehung stets korrekt widergespiegelt: Ganz gleich, ob es sich dabei etwa um Kunden, Lieferanten, Rechnungs- oder Warenempfänger oder einfach Ansprechpartner handelt. Die neue Datengestaltung reduziert somit überflüssige Datenbestände, schafft mehr Übersicht und erleichtert die Datenpflege.
Weitere Beiträge zu Themen rund um die SAP Logistik finden auch in unserem Blog. Kontaktieren Sie uns!
