E-Mail Archivierung: Rechtlich sinnvoll und ein Wettbewerbsvorteil

Aufgrund der Zunahme des elektronischen Briefverkehrs und der strengen gesetzlichen Vorgaben ist jedem IT-Verantwortlichen die aktive Auseinandersetzung mit dem Thema E-Mail Archivierung zu empfehlen. Eine E-Mail Archivierung ist sinnvoll, da mit ihr nationalem sowie europäischem Recht nachgekommen werden kann. Zudem entsteht ein Wettbewerbsvorteil, da das Wissen, welches in allen Mails steckt, genutzt werden kann.

Herausforderungen

  • Die Rechtslage im DACH-Raum ist eindeutig. Ein großer Teil der Mails muss über Jahre verfügbar sein, wobei gewisse Bedingungen erfüllt werden müssen. Es bestehen komplexe und verzweigte juristische Pflichten, bei denen eine Archivierung eine adäquate Lösung darstellt.
  •  Eine Archivierung muss benutzerfreundlich sein, um Anfragen ohne Hilfe eines IT-Service Desk bewältigen zu können. Eine professionellen Archivierungssoftware in Kombination mit einer korrekten Implementierung gewährt das.
  • Ressourcen stellen einen nicht unerheblichen Anteil des IT-Budgets dar, wenn es darum geht, fortlaufend Performance-Probleme des E-Mail-Servers und erreichte Speicherkapazitäten zu managen. Eine Archivierung schafft Entlastung.
  • Ein Backup ist kein Archiv! Dennoch ist dieser Trugschluss weit verbreitet und bringt enorme Risiken mit sich. Setzt ein Unternehmen nur auf Backups, kann dies schwerwiegende juristische, technische oder wirtschaftliche Folgen bzw. Schäden auslösen.

Vorteile der E-Mail Archivierung

  • Entlastung des Mail Servers. Die Entlastung resultiert in einem kleineren benötigten Speicher, wodurch schlussendlich Kostenersparnisse entstehen.
  • Mails und damit geldwertes Wissen kann (fast) nicht mehr verloren gehen. Ein Archiv erhöht die Datensicherheit und senkt das Risiko, Wissen zu verlieren.
  • Prozesse, welche Backups oder Wiederherstellungsverfahren beinhalten, werden um ein Vielfaches vereinfacht. Dadurch können Kosten gespart und Personal für ihre eigentlichen Tätigkeiten eingesetzt werden.
  • Ein Archiv ist ein Wissensspeicher, den jede und jeder nutzen kann. Dies reicht vom Administrator bis hin zum Benutzer, welcher eine gelöschte Mail wiederherstellen will.
  • Archivierung ist Grundlage, um nationales sowie europäisches Gesetz zu erfüllen. Die Erfüllung der EU-DSGVO ist häufig ohne eine korrekte und professionelle Archivierung undenkbar.

Unsere Lösung: Das REWION Mailarchiv

Wir bieten Ihnen eine Mailarchiv-Lösung, mit welcher Sie den Herausforderungen trotzen und die Vorteile einstreichen können.

 

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Hardy Elis

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