M365, die Cloud-basierte Produktivitäts-Suite von Microsoft, hat sich in vielen Unternehmen als zuverlässiges und effektives Werkzeug für die Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung etabliert. Doch bei der Einführung von M365 und der Veränderung von traditionellen Arbeitsabläufen können sich auch Herausforderungen ergeben. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf das Thema Changemanagement in der Arbeit mit M365 und wie die Umstellung vom klassischen Arbeitsalltag auf das Arbeiten mit M365-Apps gelingen kann.
Warum ist Changemanagement bei M365 wichtig?
Changemanagement ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Technologieeinführung. Es stellt sicher, dass alle betroffenen Personen in den Veränderungsprozess einbezogen werden und weiterhin effektiv arbeiten können. Bei der Arbeit mit M365 ist Changemanagement besonders wichtig, da es sich um eine vielseitige Plattform handelt. Die vielen verschiedenen Anwendungen und Tools müssen aufeinander abgestimmt werden, um effektiv eingesetzt werden zu können.
Was sind die größten Herausforderungen?
Umstellung von der klassischen Ablage von Dokumenten auf dem Fileshare auf das Arbeiten in Teams
Auf dem Fileshare wurden Dokumente in Ordnern und Unterordnern abgelegt und waren für alle, die auf das Netzwerk zugreifen konnten, zugänglich. Bei der Arbeit in Teams hingegen werden Dokumente in Channels oder Gruppen abgelegt, die nur für bestimmte Personen zugänglich sind. Dadurch wird die Zusammenarbeit in kleineren Gruppen gefördert und die Möglichkeit von Fehlern oder Konflikten verringert.
Wie gelingt die Umstellung auf das Arbeiten in Teams?
Die Umstellung von der klassischen Ablage von Dokumenten auf dem Fileshare auf das Arbeiten in Teams erfordert eine gründliche Planung und Umsetzung. Hier sind einige Schritte, die bei der Umstellung helfen können:
- Identifizieren Sie die Benutzer, die von der Umstellung betroffen sind und stellen Sie sicher, dass sie in den Veränderungsprozess eingebunden werden.
- Schulen Sie die Benutzer in der Nutzung von Teams und den damit verbundenen Tools wie Channels, Gruppen und gemeinsamer Dokumentenablage.
- Legen Sie klare Richtlinien und Prozesse fest, wie Mitarbeiter Dokumente abgelegen und teilen sollen und vermeiden Sie redundante Dateien.
- Stellen Sie sicher, dass die IT-Abteilung die notwendige Infrastruktur bereitstellt, um eine reibungslose Nutzung von Teams zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise ausreichende Bandbreite, stabile Verbindungen und die richtigen Zugriffsrechte.
- Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt und passen Sie Ihre Pläne und Schulungen an, um sicherzustellen, dass die Benutzer die neuen Arbeitsabläufe effektiv nutzen können.
Digitale Aufgabenverwaltung & -Dokumentation in Microsoft Tools wie Planner
Bei der Einführung von M365-Apps wie Planner kann es zu Herausforderungen kommen, insbesondere wenn das Unternehmen zuvor etablierte Projektmanagement-Tool nutzte.
Mitarbeiter sind oft skeptisch gegenüber neuen Tools und haben Angst, dass sie ihre Arbeitsweise verändern müssen. Es ist wichtig, den Mitarbeitern die Vorteile von M365 und insbesondere des Microsoft Planners zu vermitteln. Durch die Verwendung von Planner können Teams Aufgaben zuweisen, den Fortschritt verfolgen und Termine einhalten.
Einige Mitarbeiter sind möglicherweise nicht mit digitalen Tools vertraut und benötigen zusätzliche Schulungen. Es ist wichtig, Schulungen anzubieten, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten sind, und sicherzustellen, dass sie wissen, wie sie das Tool effektiv nutzen können.
Durch Kommunikation und Weiterbildungen gelingt allerdings auch hier der Umstieg und einer erfolgreichen digitalen Aufgabenverwaltung & -Dokumentation steht nichts mehr im Weg. Allgemein sind Kommunikation und Weiterbildungen zentrale Elemente im Changemanagement von M365.
Arbeitsplatzflexibilität als neue Herausforderung
M365-Apps ermöglichen Home Office und Arbeiten von überall. Dadurch entstehen jedoch auch neue Herausforderungen im Hinblick auf Sicherheit und Datenschutz. Wie kann man sicherstellen, dass autorisierte Personen Daten und Informationen abrufen? Wie kann man verhindern, dass Daten bei der Übertragung oder in der Cloud verloren gehen?
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist ein effektives Changemanagement erforderlich. Schulungsmaßnahmen sind ein wichtiger Bestandteil des Changemanagements. Mitarbeiter müssen auf Schulungen Zugriff haben, um die neuen Technologien und Arbeitsabläufe zu verstehen und anwenden zu können. Das Ziel ist es, die Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten und ihnen die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln, um erfolgreich mit M365 arbeiten zu können. Danach müssen die Mitarbeiter über ihre Erfahrungen der Schulungen und der tatsächlichen Praxis berichten, um Schwachstellen zu identifizieren.
Wenn das Unternehmen dann die bestehenden Schwachstellten beseitigt, steigt die Motivation der Mitarbeiter, da ihr Einfluss sichtbar wird. So können Unternehmen langfristig Arbeitsplatzflexibilität und Sicherheit kombinieren.
Chatten und spontane Video-Calls statt E-Mails
Die Einführung von Microsoft 365 bringt den Vorteile mit sich, dass eine effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation möglich ist. Die Nutzung von Chats und kurzen Videomeetings statt E-Mails spart zwar viel Zeit, aber kann auch für viele Mitarbeiter eine ungewohnte Umstellung darstellen.
Trotz der Vorteile von Chats und kurzen Videomeetings gibt es Herausforderungen bei der Einführung dieser Tools. Eine der größten Herausforderungen ist, dass Mitarbeiter möglicherweise Schwierigkeiten haben, sich an die Verwendung dieser Tools zu gewöhnen. Viele Mitarbeiter sind es gewohnt, E-Mails als primäres Kommunikationsmittel zu verwenden, und die Verwendung von Chats und kurzen Videomeetings erfordert möglicherweise eine Umgewöhnung oder zusätzliche Ausrüstung für Videomeetings.
Darüber hinaus kann die Einführung von Chats und kurzen Videomeetings auch Auswirkungen auf die Unternehmenskultur haben. Wenn die Kommunikation auf Chats und kurze Videomeetings umgestellt wird, kann dies zu lockeren Hierarchiestrukturen und direkteren Kommunikationswegen führen.
Auch hier bewähren sich Schulungen, Bereitstellungen von benötigten Ressourcen, eine schrittweise Einführung und konstruktive Kommunikation.
Fazit
Zusammenfassend erfordert die Einführung von M365 oft eine Überarbeitung der bestehenden Prozesse, um sicherzustellen, dass die Vorteile der neuen Technologie vollständig genutzt werden können. Eine sorgfältige Planung und Schulung kann helfen, diese Prozessänderungen erfolgreich umzusetzen.
Bei Fragen oder Anregungen zum Thema New Work, zur Microsoft Welt oder zu Collaboration Tools stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
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