In der heutigen digitalen Welt ist die Automatisierung von Terminvereinbarungen eine wichtige Ressource, die Zeit spart und die Effizienz erhöht. Zwei der bekanntesten Tools auf diesem Gebiet sind Calendly und Microsoft Bookings. In diesem Beitrag werden wir die beiden Plattformen vergleichen und herausfinden, welche für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist. Vorab ist zu sagen, dass der Vergleich Calendly vs. Microsoft Bookings keinen pauschalen Gewinner hat. Es gibt verschiedene Use Cases, welche wir alle in diesem Blog thematisieren.
Gemeinsamkeiten
Sowohl Calendly als auch Microsoft Bookings bieten eine Reihe ähnlicher Funktionen an. Dazu gehören:
- Terminbuchung: Grundlegend ermöglichen es beide Lösungen, dass Benutzer online einen Termin mit Ihnen buchen können.
- Synchronisierung mit Kalendern: Beide Tools können mit gängigen Kalendern synchronisiert werden, um Doppelbuchungen zu vermeiden und Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit anzuzeigen.
- Automatisierte Bestätigungen und Erinnerungen: Sowohl Calendly als auch Bookings senden automatische Terminbestätigungen und Erinnerungen an Sie und Ihre Kunden, was zur Reduzierung von nicht wahrgenommenen Terminen beiträgt.
- Mehrere Meeting-Optionen: Beide Tools bieten Optionen für Einzel-, Gruppen- und Team-Meetings.
- Integrationen: Sowohl Calendly als auch Microsoft Bookings lassen sich in andere Tools und Software integrieren, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen.
- Bedienung: Benutzerfreundlichkeit und intuitive Konfiguration haben bei beiden Tools einen hohen Stellenwert.
Unterschiede
Trotz der Ähnlichkeiten gibt es einige Unterschiede zwischen Calendly und Microsoft Bookings, die wir berücksichtigen sollten:
- Preisgestaltung: Calendly bietet eine kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen und kostenpflichtige Pläne beginnen ab $8 pro Benutzer/Monat. Microsoft Bookings ist Teil des Microsoft 365 Business-Abonnements und hat keinen kostenlosen Plan.
- Integration: Während Calendly eine breite Palette von Integrationen bietet, ist Microsoft Bookings stärker in das Microsoft-Ökosystem integriert. Dies ist vorteilhaft für etablierte M365-Nutzer, da diese das Ökosystem kennen. Konträr ist die starke Einbindung in M365 und fehlende Anbindungen an andere Services ein Problem bezüglich Bookings, falls Sie M365 nicht bereits flächendeckend einsetzen. Sofern Sie Zoom oder Google Meet im Einsatz haben, ist Calendy die Lösung für Sie. Neben Apps für Meetings bietet Calendy auch Integrationsmöglichkeiten in CRM- und ATS-Software außerhalb von M365.
- Anpassung: Calendly bietet mehr Anpassungsmöglichkeiten für das Buchungserlebnis, einschließlich Farben, Logo und Fragen vor dem Meeting.
Empfehlungen: Calendly vs. Microsoft Bookings
Für kleinere Unternehmen oder Freiberufler, die ein kostenloses, einfaches und dennoch effektives Buchungstool benötigen, könnte Calendly eine geeignete Wahl sein. Dies ist insbesondere der Fall, wenn Sie verschiedene Integrationsmöglichkeiten benötigen. Falls Sie allgemein kein M365 im Einsatz haben, dann wird es sich für Sie nicht lohnen, dies nur für die Terminbuchung zu ändern.
Für größere Unternehmen oder solche, die bereits stark in das Microsoft-Ökosystem investiert haben, könnte Microsoft Bookings die bessere Wahl sein. Es bietet nahtlose Integrationen mit anderen Microsoft-Produkten und kann direkt aus Microsoft 365 aufgerufen werden.
Kosten für unterschiedliche Anwendungsfälle
Einzelbenutzer: Calendly ist hier der klare Gewinner mit seinem kostenlosen Basisplan, der für einen Benutzer ausreichend ist. Microsoft Bookings hat keinen kostenlosen Plan.
Mittlere bis große Teams: Hier wird es komplexer. Bei Calendly würde ein Plan für 6 Benutzer $48 pro Monat kosten. Microsoft Bookings als Teil von Microsoft 365 Business Standard kostet $12.50 pro Benutzer/Monat (bei jährlicher Verpflichtung), also $75 für 6 Benutzer.
Integration in Geschäftsprozesse: Wenn Sie ein großes Unternehmen sind und Microsoft 365 bereits im Einsatz haben, ist Microsoft Bookings wahrscheinlich die kostengünstigere Option, da es bereits im Preis enthalten ist.
Fazit
Insgesamt hängt die Entscheidung von Ihren spezifischen Anforderungen und dem Kontext ab. Überlegen Sie sich, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind und wie das Tool in Ihre bestehenden Prozesse und Systeme passt. Beide Tools haben ihre Stärken und könnten die perfekte Lösung für die richtige Situation sein. Grundsätzlich lässt sich sagen, je größer Ihr Team und je mehr Microsoft Produkte bei Ihnen im Einsatz sind, desto mehr wird Ihnen Bookings für die Kalenderbuchung zusagen.
Bei Fragen oder Anregungen zum Thema New Work, zur Microsoft Welt oder zu Collaboration Tools stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
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