Der digitale Arbeitsplatz wird immer mehr zum Erfolgsfaktor für Unternehmen. Oft spielt dabei auch die Einführung des cloudbasierten Software-Pakets von Microsoft Office 365 eine zentrale Rolle. Nicht selten kommt es hier allerdings zu Problemen bei der Projektdurchführung, weil der Betriebsrat nicht ausreichend mit eingebunden wurde. Im schlimmsten Fall kann dies am Ende zum Scheitern des ganzen Projekts führen. Daher raten wir Ihnen dringend: Beziehen Sie Ihren Betriebsrat von Anfang an ins Office 365 Projekt mit ein – von der Planung, über die Einführung bis hin zum Handling im laufenden Betrieb.
Einbindung des Betriebsrats als zentraler Erfolgsfaktor Ihres Office 365 Projekts
Die Rolle des Betriebsrats ist es, die Interessen der Mitarbeitenden in allen Bereichen zu vertreten und sich für eine möglichst angenehme Arbeitsumgebung einzusetzen – auch für zukünftige Generationen. Daher ist bei der Einführung von Cloud-Lösungen wie Microsoft Office 365 die Mitbestimmung des Betriebsrats zwingend erforderlich. Das heißt für Sie als verantwortlicher IT’ler: Achten Sie darauf, den Betriebsrat in Ihren Evaluierungs- und Entscheidungsprozess mit einzubeziehen. Legen Sie ein besonderes Augenmerk auf das Thema Datenschutz bzw. den Schutz personenbezogener Daten und unterstützen Sie Ihren Betriebsrat dabei, ein professionelles Urteil über den Einsatz der Office 365 Software zu fällen.
Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes hat der Betriebsrat eine Mitbestimmungspflicht, wenn es um die „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“ geht. Die Auswertung des Nutzerverhaltens steht zwar bei der Einführung bzw. Nutzung von Office 365 nicht im Vordergrund, dessen Analyse ist aber durchaus möglich. Somit ist Office 365 für den Arbeitgeber ein mächtiges Instrument zur Mitarbeiterkontrolle. Daher ist es eine wichtige Aufgabe des Betriebsrats, für klare Regelungen bezügliche der Leistungs- und Verhaltenskontrolle durch Microsoft Office 365 zu sorgen.
Einerseits müssen hierfür die eingesetzten Office 365 Anwendungen in einem Verzeichnis aufgeführt werden, welches festlegt, von welchen Personen und in welchem Umfang die jeweilige Software genutzt wird. Dies ist entsprechend in der EU-Datenschutz-Grundverordnung geregelt. Hier heißt es in Artikel 30 DSGVO, dass der Arbeitgeber ein Verzeichnis zu führen hat, in dem alle Prozesse gelistet sind, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Andererseits der Software-Einsatz über eine Betriebsvereinbarung geregelt werden. So wird sichergestellt, dass der Betriebsrat sein Mitbestimmungsrecht ausüben und die Mitarbeiterinteressen vertreten kann, aber auch der Arbeitgeber eine Sicherheit erhält, dass die Software in einem vereinbarten Umfang eingesetzt wird. Für den Fall, dass im Laufe der Zeit neue Funktionen hinzukommen und sich Änderungen in der Software-Nutzung ergeben, sollte ein Prozess vereinbart werden, wie eine Prüfung solcher Anpassungen vor sich geht. Ebenfalls dient die Betriebsvereinbarung dazu, den Umfang und die Art der Auswertungen von Nutzerdaten festzulegen – so wird z.B. gewährleistet, dass Daten anonym bleiben, eine ausreichende Datensicherheit gewährleitstet ist und der Gefahr des Datenverlusts vorgebeugt wird.
Zusammenarbeit aller Entscheidungsträger für einen erfolgreichen Projektabschluss
Sie merken: Der Betriebsrat wird bei der Office 365 Einführung vor eine große Herausforderung gestellt. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, benötigt er sowohl datenschutzrechtliche Kenntnisse als auch ein Verständnis für die Funktionsweise von IT-Systemen. Bieten Sie daher Ihrem Betriebsrat eine bestmögliche Unterstützung an – organisieren Sie Schulungen zu den Office Programmen und vermitteln Sie so die Vorteile deren Nutzung. Klären Sie über eine fachgerechte und hilfreiche Nutzung der entsprechenden Programme auf und führen Sie eine offene Diskussion, inwiefern die persönlichen Daten beim Office 365 Einsatz geschützt werden können. Am besten holen Sie gleichzeitig auch die Arbeitgeberseite mit an Bord, um den Dialog aller Entscheidungsträger zu fördern und letztendlich das gemeinsame Ziel einer effizienten Softwarenutzung zu verfolgen. Wenn alle Parteien an einem Strang ziehen, kann am Schluss der Einsatz der Software sowohl aus Datenschutz- als auch aus Mitbestimmungsaspekten gewährleistet werden.
Die Rewion GmbH unterstützt Sie bei der „mitarbeiterfreundlichen“ Einführung von Office 365 in Ihrem Unternehmen. Wir helfen Ihnen dabei, Ihren Betriebsrat mit den richtigen Argumenten abzuholen und bei Bedarf im Umgang mit der neuen Software zu schulen. Wir beantworten Ihnen gerne Ihre offenen Fragen zum Thema „Microsoft Office 365 & Betriebsrat“ und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
