Die effiziente Planung von Meetings kann eine Herausforderung sein, besonders wenn es um die Abstimmung der Verfügbarkeiten aller Teilnehmer geht. Microsoft Outlook bietet hierfür eine hilfreiche Lösung: den Terminplanungsassistenten. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie den Terminplanungsassistenten effektiv nutzen können, um Zeit zu sparen und Ihre Meetings effizient zu organisieren.
1. Terminplanungsassistent öffnen
Öffnen Sie Outlook und geben Sie in einer neuen E-Mail die Teilnehmer am Termin ein. Klicken Sie auf die drei Punkte und anschließend auf Terminplanungsumfrage.
2. Zeiten auswählen
In der Terminplanungsübersicht können sie Zeiten auswählen und sehen bei verlinkten Kalendern direkt die Verfügbarkeiten. Geben Sie die relevanten Meeting-Details ein: Betreff, Ort und Zeit.
3. Termindetails
Geben Sie den Ort an (vor Ort/remote) und verwalten Sie die Abstimmungseinstellungen.
4. Versenden
Die Umfrage wird direkt in die E-Mail eingefügt und die Termine im Kalender blockiert, bis die Umfrage abgeschlossen ist. So vermeiden Sie Doppelbuchungen und manuelles Pflegen des Kalenders.
5. Benachrichtigungen
Sie bekommen eine Benachrichtigung, wenn ein Teilnehmer abgestimmt hat.
6. Termin final auswählen
Wenn alle Teilnehmer abgestimmt haben, können Sie in der Übersicht unter “View poll” den Termin einfach final auswählen und alle Teilnehmer bekommen eine Nachricht.
