Ein Pilot-Projekt kann als Alternative zum großen “Big Bang” der agilen Transformation betrachtet werden. Es dient als Testlauf für agile Methoden und bietet die Chance, Probleme zu identifizieren und anzupassen, bevor sie sich auf andere Teams ausbreiten. Man kann wichtige Erkenntnisse für die Gestaltung der Roadmap gewinnen, selbst wenn es zu einem Scheitern kommt. Es gibt auch andere Möglichkeiten, die Transformation zu initiieren, wie das “Top-Down”, “Bottom-Up” und “Ausgliederungs”-Verfahren. Beim “Top-Down” werden Veränderungen vom Top-Management über das gesamte Unternehmen gestreut, beim “Bottom-Up” entstehen agile Netzwerke auf Team-Ebene und bei der “Ausgliederung” wird ein bestimmter Organisationsbereich ausgegliedert.
Richtiger Zeitpunkt für ein Pilot-Projekt
Die klassischen Projektmanagement-Methoden sind stabil und solide für die Realisierung von Anforderungen, aber sie können Gefahren und Chancen nicht immer früh genug erkennen. Insbesondere in kreativen strategischen Initiativen können sie dazu führen, dass Produkte oder Dienstleistungen am Kunden vorbei entwickelt werden oder nicht schnell genug entstehen. Um dies zu vermeiden, ist es ratsam, eine alternative (agile) Organisationsstruktur zu schaffen, die dem Unternehmen schnelle Reaktionen auf Marktveränderungen ermöglicht. Der Pilot-Ansatz eignet sich gut für diesen Zweck, um eine alternative Struktur zu testen.
Ablauf und Meilensteine
Projekt-Auswahl:
Die Auswahl der Projekts erfolgt anhand der VUCA-Kriterien. Je mehr das Vorhaben von der Marktumgebung abhängt und der Kunde im Mittelpunkt steht, desto besser ist es für einen Piloten geeignet.
Team-Zusammensetzung:
Man bildet die Führungskoalition, indem man nur Führungskräfte auswählt, die zu 100 % hinter dem Projekt und seinen Veränderungen stehen. Diese Führungskräfte wählen dann das Team aus und achten darauf, dass die Teammitglieder für das Projekt begeistert sind und an den Erfolg glauben.
Projekt-Dauer:
Die Projekt-Dauer beeinflusst die Akzeptanz agiler Arbeitsweisen im Unternehmen. Ein zu kurzes Projekt lässt keine klaren Rückschlüsse auf die Eignung von Agilität als zukünftiger Ansatz zu, während ein zu großes Projekt zu viel Zeit und Vorbereitung erfordert. Eine Projektlaufzeit von 18 bis maximal 24 Monaten ist ideal, um eine angemessene Größe zu gewährleisten. Es sollten regelmäßige Schleifen und Retrospektiven auf der Projekt-Ebene stattfinden, um mehr Transparenz zu schaffen. Man kann die Ergebnisse dem gesamten Unternehmen oder den Unternehmensbereichen, die als nächstes transformiert werden sollen, präsentieren.
Trainings:
Gezielte Trainings sind notwendig, um das agile Mindset im Pilot-Projekt zu etablieren und zum Erfolg zu führen. Die Entwicklung und Etablierung der notwendigen Formate, Werkzeuge und Fähigkeiten muss parallel zu den Trainings stattfinden. Externe oder interne agile Coaches sollten das Pilot-Projekt von Anfang bis Ende begleiten, um diese Aufgabe zu erfüllen.
Erfolg:
Um das Pilot-Projekt im Unternehmen zu etablieren, muss man Erfolge transparent machen. Dabei sollten realistische und kurzfristige Ziele gesetzt werden, um die ersten Gewinne schnell zu erzielen und zu feiern. Durch sichtbare Erfolge können die Mitarbeiter an den agilen Ansatz glauben und somit auch an das Ziel der Transformation.
Kommunikation:
Kommunikation ist ein zentraler und kritischer Aspekt im Transformationsprozess. Es ist wichtig, die gesamte Organisation zeitnah und offen über das Pilot-Projekt auf dem Laufenden zu halten. Eine transparente Kommunikation hilft den Mitarbeitern, den Sinn der Transformation zu verstehen und unterstützt somit den Prozess.
