SAP Document AI: Prozessintegration mit SAP Process Automation.

In Teil 1 und Teil 2 unserer Blogreihe haben wir gesehen, wie extrahierte Dokumentendaten entweder direkt in einer Benutzeroberfläche validiert oder per Integration Suite vollautomatisch im Hintergrund verbucht werden. Es gibt jedoch Geschäftsprozesse, die sich nicht rein linear oder starr automatisieren lassen. Häufig verlangen Compliance-Richtlinien dynamische Genehmigungsschritte, die von den extrahierten Dateninhalten abhängen.

In diesem dritten und letzten Teil zeigen wir Ihnen, wie die prozessgetriebene Integration mit SAP Build Process Automation (SBPA) funktioniert. Wir orchestrieren den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – von der KI-Extraktion bis hin zur flexiblen Freigabe-Logik im Unternehmen.

Business Szenario: Regelbasierter Genehmigungsworkflow

In unserem Szenario betrachten wir die Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen oder projektbezogenen Spesenbelegen. Mitarbeiter laden ihre Belege digital hoch. Die manuelle Prüfung jedes einzelnen Belegs durch das Management blockiert jedoch wertvolle Ressourcen.

Das Ziel unseres Szenarios:

• Automatisierung bei Kleinbeträgen: Liegt der extrahierte Gesamtbetrag des Belegs unter einem definierten Schwellenwert von beispielsweise 100 €, verbucht das System den Beleg nach der KI-Extraktion direkt dunkel in SAP S/4HANA.
• Dynamischer Workflow: Überschreitet der Betrag diese Grenze oder wurde der Beleg in einer Fremdwährung ausgestellt, triggert das System automatisch einen Genehmigungsworkflow. Der zuständige Abteilungsleiter erhält eine Benachrichtigung in seiner Inbox und muss den Beleg vor der finalen Verbuchung explizit freigeben.

Lösungsarchitektur

Dieses Muster nutzt die Low-Code/No-Code-Plattform SAP Build Process Automation als zentralen Workflow-Orchestrierer. SBPA verbindet dabei die KI-Fähigkeiten nativ mit der Prozesslogik.

1. Prozess-Trigger: Ein Start-Formular (UI) in SAP Build, eine eingehende E-Mail oder ein API-Callback.

2. SAP Build Process Automation (Prozessfluss): Steuert die Abfolge der Schritte.

3. SAP Document AI (als Prozess-Schritt): Extrahiert die Daten aus dem hochgeladenen Dokument.

4. Decision Engine (Geschäftsregeln): Evaluiert den Betrag und steuert die Verzweigung des Pfads.

5. Approval Form (User Task): Die Inbox für den Vorgesetzten im Falle einer Schwellenwert-Überschreitung.

6. SAP S/4HANA (via Actions): Die finale Verbuchung des Belegs im ERP-Kern.

Technische Umsetzung

Der große Vorteil dieses Musters liegt in der visuellen Modellierung des gesamten Prozesses innerhalb der SAP Build-Entwicklungsumgebung.

1. Flexibler Prozessstart & KI-Extraktion

Der Prozess kann über verschiedene Kanäle initiiert werden. Ein eleganter Weg ist ein in SBPA integriertes Start-Formular, über welches der Nutzer die PDF-Datei hochlädt. Im Prozessfluss wird als direkt nachgelagerter Schritt die SAP Document AI aufgerufen. Innerhalb von SAP Build lässt sich die Extraktions-Schnittstelle komfortabel als nativer Prozessschritt einbinden, ohne dass tiefe Coding-Kenntnisse im Backend erforderlich sind.

2. Konditionale Genehmigungsschritte (Decision Tables)

Nachdem die Document AI die strukturierten Daten (z. B. grossAmount und currency) zurückgeliefert hat, nutzen wir eine Condition oder eine Decision Table in SBPA:

• Bedingung: grossAmount > 100 ODER currency != 'EUR'

• Pfad A (Ja): Der Prozess zweigt ab zu einem User Task (Genehmigungsformular). Der Abteilungsleiter sieht die extrahierten Daten und kann per Klick „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.

• Pfad B (Nein): Der Beleg überspringt die menschliche Instanz und geht direkt in die Verbuchung.

3. Automatische Verbuchung via SAP Build Actions

Die finale Verbuchung in SAP S/4HANA erfolgt nicht über klassischen Integrationscode, sondern über sogenannte Actions. Hierzu importieren wir die standardisierten Spezifikationen (wie z. B. das Billing Document oder entsprechende Finanzbuchungs-APIs) direkt aus dem SAP Business Accelerator Hub in unser SAP Build-Projekt.

SBPA generiert daraus wiederverwendbare Bausteine. Wir mappen einfach die Datenfelder aus dem Document-AI-Schritt (bzw. dem Genehmigungsformular) per Drag-and-Drop auf die Eingabeparameter der S/4HANA-Action.

Voraussetzungen

Um diesen prozessgetriebenen Ansatz umzusetzen, müssen folgende Komponenten in der BTP bereitstehen:

• SAP Build Process Automation: Ein aktivierter Subaccount mit der SBPA-Anwendungsoberfläche und zugewiesenen Entwickler-Rollen (ProcessAutomationAdmin etc.).

• Destinations & Actions: Im BTP-Subaccount müssen die Destinationen zu SAP S/4HANA und zur SAP Document AI sauber gepflegt sein. Im SAP Build Lobby-Projekt müssen die entsprechenden Actions eingerichtet sein.

• Prozess-Modellierung: Anlage eines neuen Business Processes, Definition der Datenstrukturen für die Formulare und Aktivierung des Projekts zur Bereitstellung in der Task-Inbox der Nutzer.

Fazit

Wählen Sie dieses Integrationsmuster immer dann, wenn Sie eine flexible, konfigurierbare und audit-sichere Prozesslogik benötigen. Es schließt perfekt die Lücke zwischen reiner Benutzeroberfläche (Teil 1) und starrer Dunkelverarbeitung (Teil 2).

Die Vorteile auf einen Blick

1. Compliance und Nachvollziehbarkeit: Jeder Genehmigungsschritt, jede Ablehnung und jede automatiche Buchung wird im Prozessprotokoll von SAP Build lückenlos dokumentiert.
2. Business Agilität: Schwellenwerte können von Key-Usern oder Prozessverantwortlichen direkt in den Decision Tables angepasst werden – ganz ohne Software-Deployment oder Code-Änderungen im ERP-Kern.
3. Nahtlose UX: Für den Genehmiger fügt sich der Task nahtlos in die tägliche Arbeit ein, da er seine Freigaben zentral in der SAP Launchpad/Work Zone Umgebung mobil oder am Desktop erledigen kann.

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