Harmonisierung der Logistikprozesse auf ein SAP ERP.

Projektbeschreibung

RAPS hat seine Logistikprozesse am Standort Österreich erfolgreich auf ein zentrales SAP ERP System harmonisiert. Die Lagerverwaltung erfolgt über SAP MM und die Versandabwicklung über SAP LE. Im Bereich Export bestand Potenzial, Abläufe noch effizienter zu gestalten und stärker zu standardisieren, bei gleichzeitiger Beibehaltung der bewährten Flexibilität für die individuelle Beladung der LKW für einzelne Kunden. Ziel des Projekts war die Weiterentwicklung und Optimierung der Abläufe im Export-Versand sowie die Umsetzung identifizierter Verbesserung in SAP.

Unser Ansatz

  • Analyse und Bestandsaufnahme
    Bestandsaufnahme vor Ort, Interviews mit Fachbereichen und zentralen Anwenderinnen und Anwendern sowie strukturierte Erfassung der bestehenden Abläufe und unterstützenden kundenspezifischen Funktionen. Dabei wurden Potenziale für Optimierungen sowie Möglichkeiten zur Prozessstabilisierung identifiziert.
  • Design und Konzeption
    Ausarbeitung praxisnaher Vorschläge zur Verbesserung in enger Abstimmung mit den beteiligten Bereichen. Priorisierung der Maßnahmen nach Nutzen und Aufwand sowie Erstellung eines klaren Maßnahmenplans mit ersten schnell umsetzbaren Verbesserungen.
  • Umsetzung und Steuerung
    Begleitung und Durchführung der technischen Umsetzung in SAP. Unterstützung bei Tests sowie bei der Einführung in den produktiven Betrieb. Enge Abstimmung mit allen Beteiligten zur Sicherstellung von Transparenz, Akzeptanz und nachhaltiger Verankerung der neuen Abläufe.

Das Ergebnis

Die Abläufe in Versand und Export wurden mit Hilfe von HU-Management und einer sauberen prozessualen Trennung von Kommissionierung, Lieferungen und Transporten effizienter und transparenter gestaltet. RAPS Österreich verfügt nun über einen klar strukturierten Prozess mit hoher Prozesssicherheit sowie eine stabile Lösung, die die gewünschte Flexibilität bei der individuellen LKW Beladung ermöglicht.

Ansprechpartner

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Cedric King

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Ladenburger stand vor der Herausforderung, einen stark manuellen und zeitintensiven Prozess in der Exportabwicklung zu modernisieren: die Erstellung und Übermittlung von Zollanmeldungen inkl. aller nötigen Frachtdokumente für die Schweiz. Ziel war es, den Ablauf zu standardisieren, Fehlerquellen zu reduzieren und die internen Teams nachhaltig zu entlasten.
Im ersten Schritt wurde der bestehende Prozess vollständig dokumentiert und fachlich wie technisch präzise beschrieben. Diese klare Struktur war die Grundlage dafür, die Abläufe zuverlässig zu automatisieren und alle erforderlichen Systeme korrekt einzubinden.
Auf Basis dieser Prozessaufnahme entwickelten wir gemeinsam eine Lösung, die sämtliche Systeme bei Ladenburger intelligent verbindet:
  • Vlex liefert alle Auftrags‑ und Lieferscheindaten.
  • DocuWare stellt automatisch die benötigten Dokumente bereit.
  • Die Ausfuhranmeldung wird vollständig im ATLAS‑Portal erzeugt und verarbeitet.
  • MS Outlook wird für die Verteilung der Dokumente verwendet.
Da nicht alle Systeme standardisierte Schnittstellen anbieten, wurde der Automatisierungsansatz durch eine Kombination aus API‑Zugriffen, Datenexporten und zuverlässiger RPA‑Automatisierung umgesetzt. Die Plattform Automation Anywhere übernimmt dabei manuelle Schritte, die ohne klassische Schnittstelle sonst nur händisch zu erledigen wären.
Für die Mitarbeitenden wurde der Start des Prozesses bewusst einfach gestaltet:
Die Automatisierung wird über ein Zenkit‑Formular ausgelöst, in das lediglich die Transportauftragsnummer eingetragen wird. Alle weiteren Schritte laufen vollständig im Hintergrund ab. Ein integriertes Fehlermanagement sorgt dafür, dass Abweichungen frühzeitig erkannt und sauber dokumentiert werden.
Stimme aus dem Fachbereich:
„Der gesamte Prozess Zollanmeldung war für uns ein enorm verwaltungs- und zeitintensiver Prozess, welcher wertvolle Ressourcen unserer Mitarbeitenden gebunden hat. Diese freigewordenen zeitlichen Ressourcen können die Mitarbeitenden nun für wertschöpfende, strategische und kundenorientierte Tätigkeiten nutzen, die zur weiteren Optimierung unserer Prozesse und zur nachhaltigen Stärkung unseres Unternehmens beitragen.“
— Stefan Meyer – Leitung Transportlogistik
Das Ergebnis ist ein vollständig digitalisierter und automatisierter Workflow, der:
  • alle relevanten Daten und Dokumente selbstständig sammelt,
  • die ATLAS‑Anmeldung erstellt und übermittelt,
  • Freigaben automatisch verarbeitet,
  • und sämtliche zollrelevanten Unterlagen zentral bereitstellt.
Für Ladenburger bedeutet das eine deutliche Entlastung im Tagesgeschäft, eine höhere Prozessqualität und eine reduzierte Fehleranfälligkeit durch klar definierte, standardisierte Abläufe.
Mit dem erfolgreichen Go‑Live ist der Grundstein für weitere Prozessautomatisierungen gelegt. Zukünftig sollen zusätzliche Transportarten, noch engere Systemintegrationen und weitere End‑to‑End‑Optimierungen umgesetzt werden, um den digitalen Reifegrad kontinuierlich weiter auszubauen.

Im Rahmen der bevorstehenden produktiven Einführung wurde der Tenant eines Kunden vollständig überprüft, sicherheitstechnisch gehärtet und nach Best‑Practice‑Ansätzen neu ausgerichtet. In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden erfolgte eine systematische Analyse sämtlicher relevanter Admin‑Portale sowie der bereits bestehenden Konfigurationen. Auf Basis dieser gemeinsamen Prüfprozesse wurden sicherheitsrelevante Einstellungen aktualisiert, Berechtigungsmodelle optimiert und zentrale Identitäts‑ und Zugriffsmechanismen modernisiert. Die fortlaufende Dokumentation stellte sicher, dass alle Anpassungen nachvollziehbar, auditierbar und langfristig wartbar sind. Ziel war die Schaffung einer stabilen, sicheren und produktionsreifen Tenant‑Architektur, die sowohl organisatorische Rahmenbedingungen als auch nutzerorientierte Anforderungen berücksichtigt.
Im Zuge der Modernisierung der E‑Mail‑Kommunikation wurde eine zentrale Signaturverwaltung auf Basis von CodeTwo Email Signatures 365 implementiert. Ziel war eine konsistente Corporate Identity über alle Standorte, Geräte und Plattformen hinweg sowie die Ablösung uneinheitlicher, manuell gepflegter Outlook‑Signaturen. Durch die Integration in Microsoft 365 und Entra ID konnten Signaturen dynamisch befüllt, rechtliche Pflichtangaben automatisiert sichergestellt und Kampagnen oder Saisonale‑Signaturen effizient ausgerollt werden. Die Lösung adressiert sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen und schafft eine moderne, skalierbare und verwaltungsarme Signaturarchitektur.

Das Projekt hatte das Ziel, langfristig Kosten in den Bereichen Prozesse, Daten und Support durch die Harmonisierung von Daten und Abläufen in 14 weltweiten Produktionsstandorten zu reduzieren. Besonderes Augenmerk lag dabei auf der Optimierung der Supply-Chain und Fertigung. Um dies zu erreichen, wurde ein globales Logistik-Template entwickelt und implementiert, das zunächst im Headquarter mit S/4HANA erweitert und dort eingeführt wurde, bevor es auf mehr als 14 Standorte des Unternehmens ausgerollt wurde.

Ziel des Projekts war die Evaluierung von SAP Build Process Automation im Vergleich zu bereits im Einsatz befindlichen Automatisierungstools wie Automation Anywhere und UIPath anhand der Automatisierung des BANF-Anlageprozesses via Fiori App.

Ebenfalls sollte eine Entscheidungsvorlage erstellt werden für den strategischen Einsatz von SAP Build Process Automation innerhalb produktionskritischer und unkritischer Bereiche eines Automobilherstellers.

Rollout der gesamten Defender Security Plattform. Defender for Server (Windows & Linux), Defender for Office 365 Apps, Defender for Endpoint und Defender for Identity. Es wurden alle Defender Produkte nach und nach bereitgestellt und eine zentrale Alarmierung eingerichtet.

Modernisierung der IT-Infrastruktur am Standort Köln/Bonn. Prozessanalyse nach ISO 9001 und Software-Validierung. Standardisierung von Arbeitsplätzen nach verschiedenen Anwendungsfällen. Einführung einer E-Mail Archivierung nach DSGVO. Einführung eines standortübergreifenden IT-Monitorings.

Der Kunde, der Produkte mit sehr langen Produktlebenszyklen herstellt, hatte bisher eine uneinheitliche Verwaltung über verschiedene Systeme, Prozesse und Standorte. Um eine Harmonisierung in Bezug auf Prozesse und Systeme über verschiedene Produktionsstandorte zu erreichen, wurde eine vollständig neue PLM-Landschaft mithilfe des Greenfield-Ansatzes aufgebaut. Dieser umfassende Prozess wurde durch ein strategisch ausgerichtetes Programm gesteuert, das mehr als 30 Projekte umfasste.

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