Die Microsoft Power Platform ermöglicht es Ihrem Unternehmen, schnell und flexibel Lösungen zu erstellen. Auf der einen Seite ermöglicht das Ihnen, ohne große Hürden Wünsche in die Tat umzusetzen, andererseits führt dieser Ansatz auch schnell zu Chaos und Überlastung auf Ihrem Mandanten. Als Power Platform Administrator tragen Sie die Verantwortung, Ordnung zu schaffen, Datensicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig Innovation zu ermöglichen. Hier erfahren Sie, wie Sie die Kontrolle über Ihre Power Platform erlangen und langfristig behalten.
Step für Step zu ordentlichen Umgebungen
Besonders in der sogenannten Default-Umgebung, die jeder Mandant automatisch erhält, sammeln sich häufig zahlreiche Apps und Flows an, wenn Sie keine klare Strategie für die Organisation haben. Im Power Platform Admin Center können Sie alle vorhandenen Umgebungen, Anwendungen und Flows einsehen. Falls Sie noch tiefere Einblicke benötigen, empfehlen wir das sogenannte Center of Excellence Starter Kit. Es erlaubt Ihnen, die Nutzung und Relevanz einzelner Ressourcen zu bewerten, ungenutzte Inhalte zu erkennen und den Reifegrad Ihrer Umgebung systematisch zu analysieren.
Sobald Sie einen Überblick über Ihre Umgebungen haben, können Sie mit der Organisation beginnen. Erfassen Sie aktive, inaktive und veraltete Inhalte. Ziel ist es, Ihre ungenutzten Inhalte zu löschen, übersehene Risiken zu minimieren und die Plattform nachhaltig zu stabilisieren, daher sollten Sie produktive oder unternehmenskritische Anwendungen in dedizierte Produktionsumgebungen migrieren, die mit passenden Sicherheitsgruppen und klar definierten Rollen ausgestattet sind. Durch die Einführung von Data Loss Prevention-Richtlinien (DLP) können Sie zudem kontrollieren, welche Datenquellen verbunden werden dürfen – ein essenzieller Bestandteil jeder Sicherheitsstrategie in der Power Platform.
Das Admin Center: Ihr zentraler Kontrollpunkt
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist das Verständnis der Struktur und Navigation im Admin Center. Über den Menüpunkt „Verwalten“ erhalten Sie Zugriff auf die Konfigurationen aller Umgebungen. Sie erhalten beispielsweise Informationen zu Region, Umgebungstyp, Sicherheitsgruppen und Backup-Optionen. Zusätzlich können Sie jeweils einsehen, welche Lösungen in einer Umgebung angesiedelt sind. Unter „Lizensierung“ finden Sie alle Informationen zum Speicherverbrauch Ihrer Umgebung, unterteilt in Datenbank-, Datei- und Protokollspeicher. Hier können Sie Engpässe frühzeitig erkennen, Ursachen analysieren und konkrete Gegenmaßnahmen ableiten. Im Bereich „Sicherheit“ verwalten Sie die oben angesprochenen DLP-Richtlinien. Über den Menüpunkt „Aktionen“ erhalten Sie automatische Empfehlungen von Microsoft, welche Ihnen helfen, die im Admin Center dargestellten Informationen optimal zu nutzen.
Gerade das Kapazitätsmanagement ist ein oft unterschätzter, aber kritischer Aspekt der Power Platform Administration. Microsoft unterscheidet drei Speicherarten innerhalb von Dataverse:
- Strukturierte Datenbankspeicherung
- Dateispeicherung für Anhänge und Medien
- Protokollspeicher für Audits und Änderungsverläufe
Die verfügbare Kapazität ist abhängig von den lizenzierten Nutzern und Zusatzlizenzen. Der Speicherverbrauch lässt sich im Admin Center nicht nur mandantenweit, sondern auch pro Umgebung auswerten. Besonders hilfreich sind die Drilldown-Funktionen, die anzeigen, welche Tabellen oder Anhänge am meisten Kapazität beanspruchen. Sie als Admin können daraus genau die Problemstellen erkennen.
Methoden zur langfristigen Vermeidung von Engpässen
Kommt es dennoch zu Engpässen bei Ihrer Kapazität, sollten Sie als Power Platform Admin rasch handeln. Eine kurzfristige Überschreitung führt zwar nicht sofort zu einem Ausfall, Ihre Funktionen werden aber Einschränkungen erfahren, um keinen weiteren Speicherplatz mehr zu belegen. Beispielsweise können Sie keine neuen Umgebungen erstellen oder Sicherungen wiederherstellen. Als Administrator haben Sie in dieser Situation zwei Möglichkeiten. Entweder Sie löschen veraltete Daten, um vorhandenen Speicherplatz wieder freizugeben, oder Sie erweitern Ihren Speicherplatz durch den Erwerb zusätzlicher Kapazitäten oder Power Platform-Lizenzen. Wichtig ist, dass Sie nicht dauerhaft am Limit arbeiten. Denn das erschwert nicht nur die Administration, sondern kann auch dazu führen, dass wichtige Geschäftsprozesse blockiert werden. Sie als Admin sollten daher proaktiv handeln und sicherstellen, dass nur benötigte Daten in Dataverse gespeichert sind.
Kostenlose Zusatzkapazität zur Überbrückung von Engpässen
Microsoft bietet Ihnen dreimal im Jahr die Möglichkeit, für 45 Tage Ihre Dataverse Kapazität zu erweitern. Diese Erweiterung geschieht auf Mandantenebene. Das heißt, es profitieren alle Ihrer Umgebungen auf dem jeweiligen Mandanten von dieser Erweiterung. Um die Erweiterung freizuschalten, benötigen Sie einen User mit Power Platform Administratorrechten. Die Aktivierung ist außerdem nur möglich, wenn Sie Ihren eigentlichen Grenzwert tatsächlich überschreiten. Der Prozess läuft nicht automatisch ab. Öffnen Sie dafür den Admin Center. Dort sehen Sie unter „Lizenzierung > Dataverse“ die Speicherauslastung. Falls Ihre Datenkapazität überschritten ist, können Sie hier über der Anzeige zur Speicherauslastung die „Kapazitätserweiterung aktivieren“.
Fazit
Das Admin Center stellt Ihnen als Power Platform Admin alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, um Ihre Umgebung sicher und effizient zu steuern. Entscheidend ist, dass Sie diese Möglichkeiten auch aktiv nutzen. Verschaffen Sie sich Transparenz über Ihre Ressourcen, räumen Sie konsequent auf, etablieren Sie klare Governance-Regeln und behalten Sie Ihre Speicherkapazitäten im Blick. Mit einer durchdachten Herangehensweise schaffen Sie nicht nur Ordnung und Sicherheit, sondern auch die Grundlage für eine zukunftssichere und skalierbare Plattform. So werden Sie zum souveränen Architekten Ihrer digitalen Geschäftsprozesse.
Wir helfen Ihnen gerne von der Erarbeitung einer Umgebungsstrategie über die Implementierung bis zur Schulung Ihres Personals. Melden Sie sich einfach für ein unverbindliches Erstgespräch.
