Sie erhalten täglich hunderte Dokumente und benötigen mehr Zeit, um deren Inhalt zu erfassen als tatsächlich damit zu arbeiten? Automation Anywhere bietet Ihnen mit der neuen Anwendung Document Automation genau, was sie brauchen. Die KI gestützte Anwendung kann aus verschiedenen Dokumenten die von Ihnen benötigten Informationen extrahieren und in eine von Ihnen gewünschte Struktur bringen. Was vor dem KI-Zeitalter nur mithilfe vorgefertigter Formulare oder fest definierter Schlüsselbegriffe möglich war, ist jetzt ein Kinderspiel. Unabhängig von Sprache und Dokumentenart erkennt und extrahiert Document Automation die von Ihnen gewünschten Informationen und kann dabei sogar den jeweiligen Kontext berücksichtigen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Document Automation mit Automation Anywhere funktioniert und wie Sie damit Ihre Prozesse optimieren können, dann sind Sie hier genau richtig.
Was ist Document Automation?
Document Automation von Automation Anywhere automatisiert die Extraktion, Interpretation und Umwandlung von Daten aus verschiedenen Dokumenttypen. KI wandelt dabei gewünschte Informationen aus Freitext, Bildern, Tabellen usw. in ein gewünschtes strukturiertes Format um. Die KI kann dabei im Gegensatz zu bekannten Robotern den jeweiligen Kontext verstehen. Das erhöht die Qualität und Flexibilität der Datenerfassung. Außerdem kann die KI Dokumente schneller auslesen als Menschen und somit die Effizienz von Arbeitsprozessen steigern.
Was kann Document Automation?
Wie bereits erwähnt, kann Document Automation unstrukturierte Daten aus einer Vielzahl von Dateiarten wie PDF, JPG und TIF erfassen und in strukturierte Formate übertragen. Dabei werden sogar QR-Codes in den Dateien erkannt und ausgelesen. Die KI kann die erfassten Daten daraufhin direkt auf Vollständigkeit und Qualität prüfen und gegebenenfalls dem zuständigen Bearbeiter eine Nachricht mit Handlungsanforderungen senden. Auch wechselnde Sprachen kann die KI erkennen und extrahiert. Für die Übersetzung in Ihre gewünschte Sprache bietet Automation Anywhere ebenfalls Lösungen. Welche Daten genau aus den jeweiligen Dokumenten entnommen werden sollen, können Sie individuell festlegen. Automation Anywhere bietet zum Start einige Vorlagen für Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen usw. Sie können diese aber jederzeit anpassen oder neue Suchkriterien definieren.
Um für Sie das bestmögliche Gesamtergebnis zu erzielen, setzt Automation Anywhere dabei in jedem Schritt auf verschiedene Technologien. Mithilfe von optischer Zeichenerkennung und Bilderkennung wird Text aus den verschiedenen Dokumentarten ausgelesen. Machine Learning und Natural Language Processing sind in der Lage, kontextunabhängig die extrahierten Informationen zu interpretieren, während generative KI die Verarbeitung komplexer oder variabler Inhalte verbessert und die Ergebnisse überprüft. Automation Anywhere bietet Standardtechnologien für all diese Arbeitsschritte. Bei Bedarf können Sie jedoch auch Technologien von anderen Anbietern in den Prozess einbinden.
Sie können Document Automation nahtlos an nahezu jeder Stelle in die Automation 360-Plattform einbinden. Sie können also selbst entscheiden, welche Dokumente wann und von wo eingelesen werden und wie Sie die strukturierten Daten daraufhin weiterverwenden.
Stärken und Anforderungen
Document Automation verringert die Zeit, die Sie benötigen, um relevante Informationen aus Dokumenten zu extrahieren und zu strukturieren. Als Richtwert dienen 2400 Seiten pro Tag und Bot. Ihre Teams können sich also voll auf die Wertschöpfung und Verarbeitung der strukturierten Daten konzentrieren. Durch die Automatisierung verhindern Sie außerdem menschliche Übertragungsfehler. Durch diese Steigerungen in Effizienz und Genauigkeit können Sie gleichzeitig Kosten einsparen. Hinzu kommt, dass Sie Document Automation beliebig weit und flexibel skalieren können, ohne Zeit für Umstrukturierung und Einarbeitung von angestellten aufwenden zu müssen.
Voraussetzung für all das ist eine gewisse Auflösung/Bildqualität und gewisse strukturelle Gegebenheiten. Automation Anywhere bietet für das Vor-/Aufbereiten eingehender Dokumente ein Pre-Processor-Paket, welches Dokumente für Document Automation optimiert, dieses bewirkt jedoch auch keine Wunder. Des Weiteren ist die KI auch nicht unfehlbar. Automation Anywhere aktualisiert die verwendete Technik zwar stets auf den aktuellen Stand und Unachtsamkeitsfehler werden ausgeschlossen, aber Fehler, die beispielsweise auf Basis unklarer Angaben oder kompromittierter Dokumente entstehen, sind nicht auszuschließen. Sie sollten daher auf das Human-in-the-loop Konzept zurückgreifen und sicherstellen, dass ein Mensch stets alle Prozesse kontrollieren und überschreiben kann. Sie sollten ebenfalls klare Verantwortlichkeiten für den Fall definieren, dass die KI einen Fehler meldet, um schnell regieren zu können. Die Abbildung unten zeigt Ihnen, wie ein Mensch in den Prozess eingreifen kann, wenn Automation Anywhere einen Fehler gemeldet hat:
Ihre Möglichkeiten mit Document Automation
Generell kann Document Automation Ihnen bei nahezu jeder Informationsextraktion aus Dokumenten behilflich sein. Die Vorteile werden besonders deutlich, wenn Sie eine große Menge an Dokumenten auslesen möchten oder große Unterschiede zwischen den Dokumenten in beispielsweise Sprache oder Zeit des Eintreffens bestehen.
Aufgrund der Flexibilität von Document Automation kann nahezu jede Abteilung, deren Arbeit von Dokumenten abhängig ist, profitieren. Hier einige Beispiele:
- Kreditorenbuchhaltung: Alle relevanten Informationen aus eingehenden Rechnungen, Quittungen und Zahlungsfreigaben werden erfasst, auf Vollständigkeit geprüft und strukturiert gesammelt.
- Debitorenbuchhaltung: Kundenbestellungen werden erfasst und die benötigten Daten an die jeweiligen Abteilungen wie Sales, Produktion und Marketing weitergegeben.
- Recht und Compliance: Verträge und Compliance-Dokumente werden geprüft, etwaige Änderungen erkannt und dokumentiert.
- Personalwesen: Lebensläufe werden schnell auf individuelle Kriterien geprüft, gesammelt und geordnet an menschliche Bearbeiter zur weiteren Betrachtung übermittelt.
- Projektabwicklung: Dokumentationen werden auf Vollständigkeit geprüft und relevante Informationen strukturiert.
Fazit
Beginnen Sie einfach mit einem Pilotprojekt für automatische Dokumentenerfassung. Sie können Document Automation direkt in Ihre bestehende Automation Anywhere Infrastruktur einbinden. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken. Höheres Erfassungsvolumen, eine niedrigere Fehlerquote, geringere Kosten und sinnstiftende Aufgaben für bisherige Bearbeiter: All diese Vorteile bietet Ihnen Document Automation von Automation Anywhere.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung, Schulungen und spezifischen Fragen! Kontaktieren Sie uns einfach für ein unverbindliches Erstgespräch.
