Automatisierung setzt dort an, wo administrative Prozesse im Unternehmen zur Herausforderungen werden. Besonders im Recruiting kostet der Bewerbungsprozess durch manuelle Arbeitsschritte wie dem dem zahlreichen Beantworten von E-Mails, dem Sichten von Lebensläufen, Terminabstimmungen sowie dem Rausschicken von Statusinformationen an die Bewerber wertvolle Zeit und Aufwand. Die Folge: Verzögerte Rückmeldungen, frustrierte Kandidaten und verpasste Chancen. Genau hier kommt die Integration von n8n zur Hilfe. Die Open-Source-Plattform ermöglicht die eigene Erstellung von Workflows zur Automatisierung von digitalen Arbeitsschritten. Damit verschafft die Integration von n8n im Bewerbungsprozess große Chancen der Effizienz im Recruiting.
In diesem Artikel werden deshalb die Funktionsweisen n8ns vorgestellt sowie die Chancen und Möglichkeiten für den Bewerbungsprozess erörtert. Außerdem bieten wir Ihnen eine schrittweise Anleitung zur Workflow-Erstellung.
In einer Welt der Digitalisierung und nahezu unendlichen Möglichkeiten im Raum der sozialen Netzwerke stellen die Aspekte der zeitlichen Rückmeldung sowie der Professionalität des Ablaufs die entscheidenden Faktoren für Bewerber dar. Gerade deshalb sollten Unternehmen die Chance der Automatisierung nutzen. Dabei geht es nicht darum, den Bewerbungsprozess einfach schnell abzuschließen, sondern darum, auf effizientem Weg geeignete Kandidaten zu finden und wertvolle Zeit für die Interviewphase nutzen zu können.
n8n ist eine Open-Source-Automatisierungsplattform, die es ermöglicht, eigene Workflows zu erstellen. Das wesentliche Ziel n8ns ist es, wiederkehrende digitale Prozesse intelligent mithilfe von Nodes bausteinartig flexible und vor allem individuelle Workflows zu erstellen. Dazu lassen sich verschiedene Anwendungen, Datenbanken und APIs ohne Programmierungskenntnisse miteinander verbinden. Die unzähligen Möglichkeiten, die n8n damit bietet, beziehen sich beispielsweise auf die Datenanalyse, dem Weiterleiten von Informationen oder der Integration KI-gestützter Inhalte. Wesentlicher Vorteil der Plattform liegt, neben der Option des Cloud-Hostings, in der Möglichkeit des Self-Hostings.
Ein Workflow bildet eine Abfolge von beigesetzten Schritten auf der n8n Leinwand. Die Nodes bilden dabei die jeweiligen Knotenpunkte, die zwei Schritte miteinander verbinden. Dadurch besteht zum Beispiel die Möglichkeit, eine E-Mail an einen Kandidaten zu versenden. Den Startpunkt eines Workflows bildet ein Trigger, dies stellt dann der Empfang einer neuen E-Mail oder Bewerbung dar. Das Ziel der Ausführung eines Programmes wird im n8n-Workflow als Aktion betitelt.
Sie möchten mehr über n8n erfahren? Dann schauen Sie auch gerne folgende Blogbeiträge und Whitepaper an:
Auch wir als Unternehmen bei REWION nutzen n8n zur Optimierung des Bewerbungsprozesses. Besondere Vorteile, die sich dabei für uns ergeben:
Nun wird es praktisch: Folglich stellen wir Ihnen eine schrittweise Anleitung zur eigenen Workflow-Erstellung vor, die auch für Einsteiger nachvollziehbar gestaltet ist, damit auch Sie n8n im Bewerbungsprozess nutzen können.
Die Voraussetzungen:
Schritt 1: Eingang einer Bewerbung
Für den Bewerbungs-Workflow sollte auf der Plattform n8n ein neuer Workflow gestartet werden. Zu sehen ist folglich die leere Canva in n8n. Als Trigger wird der Eingang einer Bewerbung benötigt. Hierzu wird das dafür vorgesehene Postfach der Bewerbungen in n8n an der rechten Leiste ausgewählt und als Startpunkt des Workflows gesetzt. Nehmen Sie das Postfach, wie zum Beispiel Microsoft Outlook, als Startpunkt, indem Sie „Microsoft Outlook Trigger“ auswählen. Verknüpfen Sie das Postfach mit n8n. Nun startet der Trigger bei jedem Erhalt einer neuen E-Mail.
Schritt 2: Daten speichern
Mit Klick auf das Plus kann ein weiterer Node hinzugefügt werden. Damit die Inhalte der eingehenden Bewerbung zusammengetragen werden, können beispielsweise die Daten in einer Excel-Tabelle aufbereitet werden. Dazu wird eine bereits bestehende Tabelle mit n8n verknüpft, sodass E-Mail-Informationen in Excel übertragen werden können. Alternativ können Daten wie Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen auch in SharePoint, Google Drive andere Dokumentenmanagement-Optionen hinterlegt werden.
Kleiner Tipp: n8n selbst stellt bereits verschiedene Möglichkeiten der resistenten Nutzung von Datentabellen zur Verfügung. Schauen Sie sich auch die n8n Templates an für weiteren Input zur Workflow-Erstellung.
Schritt 3: Das Screening
Hierfür wird eine KI im Workflow eingebaut, die dafür sorgt, dass zugesendete Lebensläufe sowie weitere beigefügte Unterlagen ausgelesen und bewertet werden. Welche Aspekte die Künstliche Intelligenz dabei überprüfen soll, kann individuell ausgewählt werden. Für die Umsetzung heißt das, dass zum Beispiel der Node „Basic LMM Chain“ hinzugefügt wird. Mit der Konfiguration eines geeigneten Prompts wird dieser Schritt des Workflows durchgeführt.
Achtung: Die Prompt-Formulierung ist ein entscheidender Faktor. Passen Sie Ihren Prompt gerne einige Male an und beachten Sie all Ihre zu berücksichtigten Punkte.
Schritt 4: Automatisierte Entscheidung
Mithilfe eines If-Nodes soll im Anschluss ein Entscheidungs-Vorschlag auf Basis der Bewertungskriterien gefällt werden. Die Integration der Automatisierung verfolgt nicht das Ziel, auf kompetentes Personal im Personalwesen zu verzichten, sondern lediglich den Ablauf des Bewerbungsprozesses in der Personalabteilung zu erleichtern. Die KI macht den Personalern hier lediglich Vorschläge und leitet diese weiter. Fachpersonal entscheidet weiter selbstständig über den weiteren Verlauf einzelner Kandidaten.
Schritt 5: E-Mail versenden
Im letzten Schritt des Workflows sollen die Bewerber eine E-Mail erhalten, in der sie über den Status und den weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses informiert werden. Dazu werden erneut die E-Mail-Systeme ausgewählt und so eingerichtet, dass die passende E-Mail-Vorlage ausgewählt wird.
Schritt 6: Workflow testen und aktivieren
Der Workflow sollte nun fertig gestellt sein. Nach mehreren Testdurchläufen kann der Workflow aktiviert werden. Zwischenzeitliche Tests des Workflows verhelfen allgemein bei der Fehlerreduktion.
Kleiner Tipp: Die Fehlerreduktion lässt sich zum Beispiel bei defekten PDFs durch einen Error Trigger und damit dem Senden einer Information an die Personalabteilung weiterhin beheben.
Der fertige Workflow eines Bewerbungsprozesses in n8n könnte dann folgendermaßen aussehen:
Schauen Sie alternativ auch bei den Templates direkt von n8n vorbei und wählen Sie bei Bedarf ein für Sie passendes aus. Achten Sie darauf, den Ablauf individuell anzupassen und versuchen Sie, die einzelnen Schritte durchzugehen und diese zu verstehen. Prüfen Sie allerdings auch hier den Workflow mithilfe von Tests.
Einen zentralen Aspekt im Bewerbungsprozess stellt die DSGVO-Konformität dar, da personenbezogene Daten verarbeitet werden. Unternehmen sollten deshalb besonders folgende Aspekte beachten:
Den Bewerbungsprozess zu vereinfachen, ist heutzutage keine reine Traumvorstellung, sondern, wie auch bereits bei uns bei REWION, reine Realität. Der Automatisierungsprozess bildet dabei eine Symbiose von Effizienz und Menschlichkeit hinsichtlich objektiver Aufbereitungen und bieten Unternehmen die große Chance einer unkomplizierten Bearbeitung eingehender Bewerbungen.
Ganz ist die menschliche Komponente im Bewerbungsprozess nicht zu ersetzen und das ist auch nicht das Ziel der Automatisierung in Bewerbungsprozessen. Finale Entscheidungen und die Möglichkeit, interessanten Bewerbern auch ohne gewünschte „Traum-Qualifikationen“ eine Chance zu geben, soll weiterhin durch die Personalabteilung bestehen bleiben. Das wesentliche Ziel ist es nicht, Fachkräfte zu ersetzen, sondern standardisierte und sich wiederholende Prozesse zu vereinfachen. Dieser gebotene Mehrwert schafft es, im Unternehmen ideale Kandidaten zu finden und die Mitarbeiter im Personalwesen sowie jeweilige Abteilungen im Unternehmen zu entlasten. Damit stellt die Integration von n8n im Bewerbungsprozess den besonderen Vorteil der Effizienz und Vereinfachung der einzelnen Arbeitsschritte dar und entlasten unsere Mitarbeiter erheblich.
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