Modern Workplace Transformation Roadmap – Teil 3: Integration & Betrieb.

Die dritte Phase unserer Blogserie “Modern Workplace Transformation Roadmap – der Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft”, beleuchtet die Aspekte „Integration & Betrieb“ sowie das Change Management näher.

Modern Workplace – Governance Framework

Das Governance Framework für den Modern Workplace bildet vollumfänglich alle zu beachtenden Rahmenbedingungen im Kontext einer Modern Workplace Transformation Roadmap ab. Inhalte im Framework sind die Governanace Policy, Anforderungen aus der IT-Security, sowie die Security Policy welche die Umsetzung der Anforderungen im Detail beschreibt. Die Nutzungsrichtline gibt Anregung und Vorgaben zur richtigen Nutzung der neuen Lösungen und Arbeitsmethoden die für das jeweilige Unternehmen festgehalten wurden.

• Governance Policy – Prozesse, Verantwortung, Vorgaben
• Security Requirements – Anforderungen aus der IT-Security
• Security Policy – Umsetzung der Security Anforderungen
• Nutzungsrichtlinie – Leitlinien zur richtigen Nutzung

Change Management – Integration der Mitarbeiter

Change Management – eine Aufgabe die häufig vernachlässigt wird. Ein ganzheitliches Change Management Konzept, abgestimmt auf den Reifegrad des Unternehmens, unterstützt durch ein Kommunikationskonzept stellt eine gute Basis für einen erfolgreichen Rollout. Ein großer Bestandteil hierbei ist die Etablierung einer Kommunikationsplattform, die alle Mitarbeiter im Unternehmen regelmäßig mit den neuesten Informationen zum Projekt versorgt. Ebenso wichtig ist es in der Übergangsphase (Pilotphase zum Rollout) Ressourcen für zusätzlichen Support einzuplanen, damit möglichst schnell und fundiert Hilfestellung gegeben werden kann, ohne dass das „Daily Business“ im Service Desk / IT eingeschränkt wird. Proaktive Hilfestellungen zu neuen Produkten können auch z.B. im Rahmen von kleinen Präsenz Schulungen, Info-Stände vor der Kantine, Plakate oder online bereitgestellte Tutorial´s sein.

Plattform Betrieb / Operation

SaaS Lösungen wie beispielsweise Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint haben den Vorteil, dass Teile der Aufwände für den Betrieb durch den Anbieter erbracht werden. Jedoch fallen „neue“ Aufgaben an, welche in einem durchdachten Betriebskonzept betrachtet werden müssen. Auch Knowhow für den Betrieb einer Plattform muss aufgebaut werden und ganzheitlich in der Infrastruktur betrachtet werden. Es ergeben sich neue Abhängigkeiten, die in einem Fehlerfall von großer Bedeutung sind. Zur Administration der Plattform gibt es Portale, in der Verantwortlichkeiten nicht wie früher klar getrennt werden können, dieser Aspekt führt öfters zu Reibungen in der IT. Daher muss ein besonderes Augenmerk auf ein Konzept für die Administration der Plattform gelegt werden.

Rollout Strategie

„Big Bang“ vs. „schleichender Rollout“ – mit diesen zwei unterschiedlichen Vorgehensweisen wird ein Rollout geplant und durchgeführt. Bei der Planung wird der Reifegrad des Unternehmens aber auch das angedachte Change Management berücksichtigt. Für beide Vorgehensweisen ist die Kommunikation zu den Mitarbeitern die oberste Priorität, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist. Durch ein fixes Enddatum für beide Vorgehensweisen ergibt sich für die IT ein planbares Enddatum zur Abschaltung der „Altsysteme“.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, ein voll umfängliches Governance Framework gemeinsam mit Ihnen zu erarbeiten, ein auf Ihr Unternehmen abgestimmtes Change Management zu etablieren und Sie bei der Erstellung des Betriebskonzeptes zu unterstützen, sowie den Rollout mit Ihnen zu planen und durchzuführen.

Sprechen Sie uns gerne an, wir freuen uns auf Ihr Interesse!