Mitarbeiter-Business Partner Konvertierung in SAP HR (HCM/HXM)

In SAP S/4HANA dient der Geschäftspartner (Business Partner, BP) als zentrale Verwaltungseinheit für Stammdaten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Mit der Einführung des neuen Employee Business Partner Data Models ab Version 2020 wurde die Integration von Mitarbeiterstammsätzen verändert.

Hauptmerkmale des neuen Employee Business Partner Data Models

  • Ein Geschäftspartner pro natürlicher Person: Für jeden Mitarbeiter wird ein BP mit der Rolle „Employee“ erstellt.
  • Separate Geschäftspartner für jedes Beschäftigungsverhältnis: Jedes Arbeitsverhältnis erhält einen eigenen BP mit der Rolle „Employment“, was eine genaue Abbildung von Mehrfachbeschäftigungen ermöglicht.
  • Flexibilität bei der Rollenvergabe: Der BP in der Rolle „Employment“ kann je nach Geschäftsanforderung mit weiteren Rollen wie Lieferant oder Kunde erweitert werden.
  • Eindeutige Zuordnung: Es besteht eine Eins-zu-Eins-Beziehung zwischen Beschäftigungsverhältnis (Personalnummer) und BP mit der Rolle „Employment“.

Vorteile des neuen Modells

  • Verbesserte Datenkonsistenz: Durch die klare Trennung und Zuordnung der Rollen werden Dateninkonsistenzen reduziert.
  • Unterstützung von Mehrfachbeschäftigungen: Das Modell ermöglicht die genaue Abbildung von Mitarbeitern mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen.
  • Erweiterte Flexibilität: Die Möglichkeit, verschiedene Rollen zuzuweisen, unterstützt komplexe Geschäftsanforderungen.

Implementierung des neuen Modells

Die Umstellung auf das neue Employee Business Partner Data Model erfordert die Aktivierung der Business Function /SHCM/EE_BP_1. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Aktivierung irreversibel ist. Daher sollten Unternehmen sorgfältig prüfen, ob das neue Modell ihren Anforderungen entspricht, bevor sie die Umstellung vornehmen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung

  1. Vorbereitung:
    • Systemvoraussetzungen prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihr SAP S/4HANA-System mindestens in Version 2020 vorliegt. Für frühere Versionen wie 1809 SP06 und 1909 SP04 ist ein Downgrade möglich.
    • Datensicherung: Führen Sie eine vollständige Sicherung Ihres Systems durch, um Datenverlust während des Implementierungsprozesses zu vermeiden.
  2. Aktivierung der Business Function:
    • Business Function identifizieren: Die relevante Business Function für das neue Datenmodell ist /SHCM/EE_BP_1.
    • Aktivierung durchführen:
      • Melden Sie sich mit Administratorrechten im SAP-System an.
      • Navigieren Sie zum Transaktionscode SFW5, um das Switch Framework aufzurufen.
      • Suchen Sie nach der Business Function /SHCM/EE_BP_1 und markieren Sie diese zur Aktivierung.
      • Speichern und aktivieren Sie die Auswahl. Beachten Sie, dass diese Aktivierung irreversibel ist.
  3. Planung der Synchronisationsjobs:
    • Job für die Synchronisation einrichten:
      • Verwenden Sie den Report /SHCM/RH_SYNC_BUPA_EMPL_SINGLE, um die Synchronisation für einzelne Mitarbeiter durchzuführen.
      • Für die Massenverarbeitung kann der Report /SHCM/RH_SYNC_BUPA_FROM_EMPL genutzt werden.
      • Planen Sie diese Jobs entsprechend Ihrer Systemauslastung, vorzugsweise außerhalb der Hauptgeschäftszeiten, um die Systemperformance nicht zu beeinträchtigen.
    • Überwachung der Jobs:
      • Überprüfen Sie regelmäßig die Jobprotokolle, um sicherzustellen, dass die Synchronisation erfolgreich verläuft und etwaige Fehler zeitnah behoben werden können.
  4. Validierung und Tests:
    • Datenintegrität prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterdaten korrekt in das neue Business Partner Modell übertragen wurden.
    • Tests durchführen: Führen Sie Funktionstests durch, um die ordnungsgemäße Integration und Funktionalität des neuen Datenmodells in Ihren Geschäftsprozessen zu gewährleisten.
  5. Schulung und Dokumentation:
    • Mitarbeiterschulung: Schulen Sie relevante Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen Datenmodell und den geänderten Prozessen.
    • Dokumentation aktualisieren: Passen Sie interne Dokumentationen an, um die Änderungen und neuen Prozesse widerzuspiegeln.

Durch die sorgfältige Durchführung dieser Schritte stellen Sie sicher, dass die Implementierung des neuen Employee Business Partner Data Models in Ihrem SAP S/4HANA-System erfolgreich verläuft. Für weitere Informationen besuchen Sie auch gern den SAP Blogpost zum New Employee Business Partner Data Model in SAP S/4HANA 2020 On-Premise.

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Stefan Hanisch

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