Google Workspace Zusammenarbeit und Datenorganisation

Google Workspace Zusammenarbeit und Datenorganisation.

Google Workspace schafft die technische Grundlage für eine schnelle und ortsunabhängige Zusammenarbeit. Entscheidend ist, wie Kommunikation, Dateien und Wissen im Arbeitsalltag organisiert werden. Ohne klare Strukturen entstehen doppelte Ablagen, unübersichtliche Freigaben und schwer auffindbare Informationen.

Rewion entwickelt nachvollziehbare Strukturen für Google Drive und geteilte Ablagen, Berechtigungen, Kommunikation und Wissensaustausch. Dabei betrachten wir auch das Zusammenspiel von Gmail, Google Meet, Google Chat und den gemeinsamen Workspace-Anwendungen. So bleiben Verantwortlichkeiten klar und Informationen dauerhaft auffindbar.

Ihre Herausforderungen

Dateien liegen in persönlichen Ablagen, Teamordnern oder bestehenden Systemen, ohne klare Regeln für den richtigen Speicherort.
Geteilte Ablagen sind uneinheitlich aufgebaut, wodurch Inhalte doppelt abgelegt werden und Verantwortlichkeiten unklar bleiben.
Berechtigungen und externe Freigaben wachsen über die Zeit und sind nur schwer nachvollziehbar.
Gmail, Google Meet, Google Chat und gemeinsame Dokumente werden unterschiedlich genutzt, sodass Wissen über mehrere Kanäle verteilt ist.
Teams benötigen ein verständliches Modell dafür, wie Dateien geteilt, gemeinsam bearbeitet und langfristig organisiert werden.
Neue Arbeitsweisen sollen Zusammenarbeit vereinfachen, ohne zusätzliche Regeln zu schaffen, die im Alltag nicht akzeptiert werden.

Unser Vorgehen

Arbeitsweise und Datenorganisation analysieren: Wir betrachten, wie Teams kommunizieren, Dateien ablegen, gemeinsam bearbeiten und Informationen austauschen. Dabei identifizieren wir bestehende Ablagen und typische Probleme.
Struktur für Google Drive und geteilte Ablagen entwickeln: Wir definieren nachvollziehbare Ablageprinzipien und klären, welche Inhalte persönlich, im Team oder organisationsweit bereitgestellt werden. Verantwortlichkeiten werden von Beginn an berücksichtigt.
Zusammenarbeit und Kommunikation gestalten: Wir entwickeln verständliche Leitlinien für Gmail, Google Meet, Google Chat sowie Docs, Sheets und Slides. So wird klar, welcher Kanal für welche Aufgabe geeignet ist.
Berechtigungen und Freigaben ordnen: Wir definieren, wie Zugriffe vergeben, externe Freigaben gesteuert und Berechtigungen überprüft werden. Zusammenarbeit bleibt einfach, ohne die Kontrolle über Unternehmensinformationen zu verlieren.
Strukturen verankern und weiterentwickeln: Mit ausgewählten Bereichen prüfen wir die neuen Strukturen im Arbeitsalltag und schaffen eine Grundlage, die sich auf weitere Teams übertragen lässt.

Ihr Mehrwert

Klare Strukturen für Google Drive und geteilte Ablagen, die auch bei wachsenden Datenbeständen übersichtlich bleiben
Nachvollziehbare Verantwortlichkeiten für Dateien, Ablagen, Berechtigungen und externe Freigaben
Ein einheitliches Verständnis dafür, wann Gmail, Google Meet, Google Chat und gemeinsame Dokumente sinnvoll eingesetzt werden
Bessere Auffindbarkeit von Informationen und weniger Abhängigkeit von persönlichen Ablagen oder individuellem Wissen
Eine Arbeitsumgebung, in der Zusammenarbeit, Datenorganisation und Governance funktionieren, ohne den Alltag unnötig kompliziert zu machen

Ansprechpartner

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Patrick Redder

Bereichsleiter

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