Kostenverteilung und Kostenkontrolle in der SAP BTP

Die SAP Business Technology Platform (BTP) bietet Unternehmen eine leistungsstarke Grundlage für Innovation und digitale Transformation. Doch mit der Flexibilität und Skalierbarkeit der Cloud entstehen auch Kosten und damit die Herausforderung, diese Kosten transparent zu verwalten und zu optimieren. Ohne eine klare Strategie können die Ausgaben schnell unübersichtlich werden. Genau hier setzt das Konzept FinOps an. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie durch die Anwendung von FinOps-Prinzipien den maximalen Nutzen aus Ihrer BTP-Investition ziehen und mittels verursachungsgerechter Kostenverteilung und der Nutzung der SAP BTP FinOps App die volle Kontrolle über Ihre BTP-Ausgaben erhalten.

Warum ist Kostenmanagement in der SAP BTP so wichtig?

Der Fokus auf Cloud-Computing im Vergleich zur traditionellen On-Premise-IT allein führt bereits zu veränderten Anforderungen an den Umgang mit IT-Kosten:

1. Dynamische Kostenstruktur: Cloud-Dienste basieren oft auf nutzungsbasierten Preismodellen. Das bedeutet, dass Sie nur für die Ressourcen zahlen, die Sie tatsächlich nutzen. Das ist grundsätzlich gut, erfordert jedoch ein angepasstes Kostenmanagement, da Kosten dadurch weniger planbar sind.
2. Veränderte Budgetierung: Anstelle von einmaligen Investitionen in Hardware und Software müssen Unternehmen nun regelmäßige Betriebskosten für Cloud-Dienste einplanen. Dadurch wird eine Umstellung der Budgetierungsprozesse und -strategien erforderlich.

Mit Blick auf die SAP BTP kommen weitere Herausforderungen hinzu:

1. Komplexe Preismodelle: Innerhalb der SAP BTP werden unterschiedliche Abrechnungsmodelle angeboten, welche in unterschiedlichen Anwendungsfällen Sinn ergeben können. Besonders bei verbrauchsbasierten Abrechnungsmodellen (BTPEA, Pay-as-you-go) kann die Vielfalt der Services, Staffeln und Abrechnungsblöcken zu Unübersichtlichkeit führen.
2. Unerwartete Kosten: Die zuvor beschriebene Unübersichtlichkeit kann in unterwartete Verbrauchsmetriken resultieren. Infolgedessen können höhere Ressourcenverbräuche oder falsch dimensionierte Service-Instanzen zu bösen Überraschungen auf der Endabrechnung führen.
3. Schwierige interne Verrechnung: Entstandene Kosten fair auf Abteilungen oder Projekte umzulegen, ist oft komplex. Die Aufteilung kann daher häufig nur mithilfe prozentualer Verteilung erfolgen. Aus diesem Grund fehlt häufig das Verständnis und die Verantwortung, sorgsam mit Ressourcen umzugehen .
4. Mangelnde Transparenz: Um Kostentreiber zu identifizieren, Vorhersehbarkeit zu schaffen und Optimierung zu ermöglichen, ist Transparenz über bestehende Ressourcen, deren Nutzung und die dadurch anfallenden Kosten unerlässlich. Diese Informationen liegen standardmäßig jedoch nur verteilt einzelnen Beteiligten (Rechnungsstelle, Global Account Administrator) vor.

Ohne proaktives Management können Kosten leicht aus dem Ruder laufen und somit den eigentlichen Geschäftswert der BTP schmälern. Um dieser Herausforderung zielgerichtet zu begegnen, möchten wir Ihnen das FinOps-Framework vorstellen.

FinOps: Die Antwort auf die Kostenherausforderungen in der Cloud

FinOps ist mehr als nur ein Werkzeug – es ist eine Kultur und ein Betriebsmodell für das Management von Cloud-Finanzen. Das Ziel ist es, den Geschäftswert von Cloud-Investitionen zu maximieren, indem verschiedene Teams (IT, Finanzen, Business) zusammenarbeiten. Die Konzentration auf die folgenden FinOps-Prinzipien unterstützen Ihr Unternehmen dabei, ihre Cloud-Kosten effizient zu verwalten und zu optimieren:

1. Zusammenarbeit fördern: Silos aufbrechen und eine gemeinsame Verantwortung für Cloud-Ausgaben etablieren
2. Transparenz schaffen: Sichtbarkeit über Cloud-Nutzung und -Kosten im gesamten Unternehmen schaffen
3. Verantwortlichkeit: Teams übernehmen Verantwortung für ihren Cloud-Verbrauch
4. Zeitnahe, fundierte Entscheidungen: Kosten- und Nutzungsdaten nutzen, um schnelle und kluge Entscheidungen zu treffen
5. Fokus auf Geschäftswert: Cloud-Ausgaben an strategischen Zielen ausrichten

Indem Sie diese Prinzipien auf Ihre SAP BTP-Nutzung anwenden, schaffen Sie die Grundlage für eine effektive Kostenkontrolle. Eine umfangreiche Einführung zum FinOps-Framework finden Sie hier.

Praktische Bordmittel zur SAP BTP Kostenkontrolle

Welche Tools können Sie nun nutzen, um Ihre SAP BTP Kosten zu kontrollieren? 

SAP BTP Cockpit

Im Global Account unter dem Reiter „Cost and Usage“ können Sie angefallene Kosten und Ressourcennutzungen einsehen und exportieren. Hierfür benötigen Sie die Berechtigung des Global Account Administrators.

Es stehen zwei verschiedene Ansichten zur Verfügung. Die Abrechnungsansicht („Billing“) zeigt die monatlichen abrechenbaren Servicegebühren innerhalb Ihres Global Account an. Die Darstellung basiert auf der Aggregation der tatsächlichen Nutzung Ihrer Ressourcen. Die Nutzungsansicht („Usage“) zeigt die nicht aggregierte monatliche Nutzung der SAP BTP Services.

Beide Ansichten können nach Service, Subaccount und Verzeichnis, Abrechnungsmonat und Labels gefiltert und durchsucht werden. Mithilfe von Labels und einer durchdachten Verzeichnis-und Subaccount-Struktur können Sie Kosten auf unterschiedliche Kostenstellen verteilt anzeigen.

Usage Data Management Service

Mithilfe des Usage Data Management Service stellt SAP REST-APIs bereit, die Sie für die Analyse und Berichterstattung in eigen- oder fremdentwickelten FinOps- und analytische Lösungen (z.B. SAP Analytics Cloud, SAC) nutzen können. Die Daten umfassen hierbei die Konsumierung von BTPEA Credits sowie die Kosten und Nutzung auf Directory- und Subaccount-Ebene.

Die Spezifikation der API finden Sie im Business Accelerator Hub.

SAP BTP FinOps App

Die SAP BTP FinOps App ist ein Community-Projekt, das entwickelt wurde, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Finanzen im Kontext der SAP Business Technology Platform zu optimieren. Die Anwendung bietet Werkzeuge für die Kostenüberwachung, Budgetierung und Prognosen auf der SAP BTP. Mithilfe von Labels können die Kosten detailliert aufgeschlüsselt werden. Sie können außerdem detaillierte Analysen und Berichte zu erstellen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Entwicklung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der SAP-Community, die Feedback und Ideen zur Verbesserung der Anwendung bereitstellt.

SAP BTP Abrechnungsmodelle

In der SAP Business Technology Platform gibt es mehrere Abrechnungsmodelle, die Unternehmen je nach ihren Anforderungen und Nutzungsszenarien in Betracht ziehen können:

1. Pay-As-You-Go:Bei diesem Modell zahlen Kunden nur für die Ressourcen, die sie tatsächlich nutzen. Es gibt keine festen monatlichen Gebühren oder Verpflichtungen, allerdings auch keine Rabatte. Es ist ideal für Unternehmen mit variierenden oder unvorhersehbaren Workloads. Besonders eignet sich diese Abrechnungsmethode für kleinere Projekte oder bei begrenzten Budgets, kurz gesagt wo Flexibilität und eine geringe Anfangsinvestition gewünscht sind:
2. Consumption-based (CPEA, BTPEA): Kunden erwerben jährlich ein festgelegtes Kontingent an Kapazitätseinheiten (z.B. Rechenleistung oder Speicher, CU bzw. Credits), in der Regel mit einem kundenspezifischen Rabatt. Die Bezahlung erfolgt im Voraus, danach erfolgt ein Abtrag der Kapazitätseinheiten entsprechend des Verbrauches. Zusätzlich benötigte Kapazitätseinheiten werden entsprechend des Listenpreises monatlich verrechnet. Dieses Abrechnungsmodell ist sinnvoll für Unternehmen mit eher stabilen, vorhersagbaren Workloads mit dem Wissen darum, wie viele Kapazitätseinheiten sie benötigen. Dennoch besteht bei diesen Abrechnungsmodellen die Flexibilität in der Nutzung und dem Austausch von Services.
3. Subscription: Diese Flexibilität entfällt bei der Subscription. Hier zahlen Kunden eine regelmäßige Gebühr für den Zugang zu bestimmten Funktionen oder Dienstleistungen der SAP BTP, in der Regel mit einer Vertragslaufzeit von einem bis drei Jahren. Diese Modell eignet sich für Unternehmen, die eine langfristige Nutzung planen und bestimmte Funktionen oder Dienstleistungen kontinuierlich benötigen. Es kann auch einfache Planungs- und Budgetierungsmöglichkeiten bieten.

Die Auswahl des richtigen Abrechnungsmodells kann Ihnen helfen, Kosten einzusparen und die Kontinuität der Kostenabrechnung zu gewährleisten. Es ist jedoch zu beachten, dass ein Wechsel des Abrechnungsmodells nicht ohne weiteres erfolgen kann, und ggf. zusätzliche Kosten durch einen Umzug in einen neuen Global Account entstehen können.

Labels

Labels sind benutzerdefinierte Wörter oder Ausdrücke, die Sie den folgenden Entitäten in SAP BTP zuordnen können:

• Directories (Verzeichnisse)

• Subaccounts

• Multitenant Application Subscriptions

• Service-Instanzen

• Umgebungsinstanzen

Sie können Labels in der SAP BTP verwenden, um Subaccounts, Verzeichnisse oder Instanzen klar Projekten, Kostenstellen oder Teams zuzuordnen. Dies ist die Basis für eine genaue Kostenanalyse und interne Verrechnung. Die BTP FinOps-Anwendung unterstützt Labels ebenfalls effektiv.

Ihre Roadmap: so implementieren Sie FinOps Prinzipien in der SAP BTP

Der Weg, die Prinzipien und Praktiken des FinOps-Framework zu verstehen und in Ihrem Unternehmen anzuwenden, ist individuell. Dennoch möchten wir Ihnen eine Anregung für eine mögliche Roadmap geben, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können. 

Im folgenden fassen wir die einzelnen Schritte noch einmal zusammen:

1. Zusammenstellen eines abteilungsübergreifenden FinOps-Teams: Dieses Team sollte Vertreter aus den Bereichen Finanzen, IT und Business umfassen und regelmäßige Meetings abhalten, um Updates zu geben, Strategien zu besprechen und Herausforderungen zu adressieren.
2. Transparenz über die aktuellen SAP BTP Ausgaben schaffen: Nutzen Sie das SAP BTP Cockpit und die BTP FinOps-Anwendung, um den aktuellen Verbrauch und die Kosten zu verstehen.
3. Kostenallokation mittels Labels in der der SAP BTP: Etablieren Sie eine umfassende, aber bitte nicht ausufernde, Tagging-Strategie für eine genaue Kostenverteilung. Anfänglich schlagen wir vor, mit Kostenstellen, Projekt- oder Abteilungs-Labels zu beginnen und die Tagging-Strategie im Laufe der Zeit zu verfeinern.
4. Budgets und Prognosen einrichten: Legen Sie Budgetschwellenwerte fest und implementieren Sie Prognoseprozesse für den SAP BTP Verbrauch. Sollten Sie die SAP BTP FinOps App verwenden, konfigurieren Sie unbedingt die richtigen Prognosetypen pro Service. Mithilfe von Alerts können Sie Benachrichtigungen bei Überschreitung von Schwellenwerten erhalten. 
5. Optimierung der Ressourcennutzung: Identifizieren und eliminieren Sie ungenutzte Ressourcen.  Passen Sie die Größe wenig ausgelasteter Ressourcen-Instanzen an und nutzen Sie ggf. den Auto-Scaling Service auf der SAP BTP um Service-Instanzen regelbasiert zu skalieren. Außerdem können Sie für Entwicklungs- und Testsysteme (das gilt vor Allem für das SAP BTP ABAP Environment) mithilfe der System Hibernation Kosten durch Abschaltung außerhalb der Geschäftszeiten sparen.
6. Implementierung von Kosten-Governance und -Richtlinien: Definieren Sie klare Richtlinien und Prozesse für die SAP BTP Nutzung und das Kostenmanagement. Mithilfe dokumentierter Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozesse können Sie unautorisierte und unnötige Ressourcennutzungen vermeiden.
7. Kontinuierliche Überwachung, Messung und Iteration: Überprüfen Sie regelmäßig Kosten- und Nutzungsdaten, messen Sie die Leistung anhand der Ziele und verfeinern Sie die FinOps-Praktiken. Die Implementierung des FinOps-Frameworks ist lebendiger Prozess und alle Maßnahmen sollten regelmäßig auf Wirksamkeit überprüft werden. 

Indem Sie sich an diesen Schritten orientieren, legen Sie den Grundstein für eine nachhaltige Investition in Ihre SAP BTP-Umgebung.

Wie Rewion Sie unterstützen kann

Die Einführung von FinOps und die Optimierung Ihrer SAP BTP-Kosten können komplex sein. Wir bei Rewion unterstützen Sie gerne dabei:

• Analyse Ihrer aktuellen BTP-Nutzung und Kostenstruktur
• Entwicklung einer passenden FinOps-Strategie für Ihr Unternehmen
• Implementierung von Monitoring- und Tagging-Konzepten
• Auswahl der optimalen SAP BTP Preismodelle
• Schulung Ihrer Teams für eine kostenbewusste Cloud-Nutzung

Fazit

Die SAP Business Technology Platform ist eine leistungsstarke Plattform für Ihr Unternehmen, birgt jedoch auch neue Herausforderungen. Damit sie ihr volles Potenzial entfalten kann, ohne für böse Überraschungen in der Endabrechnung zu sorgen, ist eine effektive Kostenkontrolle unerlässlich. Durch die Übernahme der FinOps-Prinzipien Transparenz, Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit sowie die Nutzung der richtigen Werkzeuge und Praktiken können Sie Ihre SAP BTP-Ausgaben optimieren und sicherstellen, dass Ihre Investitionen den maximalen Geschäftswert liefern. Beginnen Sie noch heute mit der proaktiven Gestaltung Ihrer SAP BTP Kostenkontrolle!