Manche Krankenhäuser starten mit KI, andere haben schon die ersten Use Cases etabliert. Nicht selten kommt es dabei aber dazu, dass einzelne Use Cases oder Pilotprojekte technisch funktionieren, aber dann nicht dauerhaft in den Regelbetrieb übergehen.
Der entscheidende Faktor liegt dabei in der Art und Weise, wie die Umsetzung organisiert ist. Denn die Einführung von KI bringt unterschiedliche Anforderungen zusammen: strategische Entscheidungen, fachliche Perspektiven, technische Umsetzung, regulatorische Rahmenbedingungen und Veränderungen im Arbeitsalltag.
Damit diese Aspekte übersichtlich und adressierbar bleiben, braucht es neben einem strukturierten Vorgehen definierte Rollen mit jeweils zugewiesener Verantwortung. Hier geht es nicht darum, zwingend neue Mitarbeiter einstellen zu müssen, sondern darum, Verantwortungsbereiche abzudecken.
Auf oberster Ebene übernimmt ein Steuerungsgremium die Einordnung von KI in den Gesamtkontext des Krankenhauses. Hier wird festgelegt, welche Rolle KI künftig spielen soll und welche Ziele damit verbunden sind.
Das Gremium trifft Entscheidungen zur Priorisierung von Initiativen, bewertet Zielkonflikte und dient als Instanz für Eskalationen. Gleichzeitig stellt es sicher, dass einzelne Projekte in eine übergeordnete strategische Logik eingebettet bleiben. Typischerweise sind Krankenhausleitung bzw. eine strategische Vertretung, IT/Digitalisierung, Vertreter betroffener Fachbereiche sowie Datenschutz, Informationssicherheit und Qualitätsmanagement eingebunden. Je nach Vorhaben können weitere Funktionen wie Medizintechnik, Beschaffung, Recht/Compliance, Mitarbeitendenvertretung oder bei patientennahen Anwendungen auch Patientenvertretungen hinzukommen.
Die zentrale Rolle der KI‑Verantwortlichen beziehungsweise System Owner verbindet die verschiedenen Ebenen miteinander. Diese Rolle begleitet einen Use Case über den gesamten Lebenszyklus hinweg und sorgt dafür, dass strategische Ziele, fachliche Anforderungen und technische Umsetzung aufeinander abgestimmt sind.
Im Mittelpunkt steht die Koordination zwischen den beteiligten Stakeholdern. Anforderungen werden zusammengeführt, Prioritäten abgestimmt und die Umsetzung entlang klarer Zielbilder gesteuert. Auch die Weiterentwicklung und Integration in den Regelbetrieb fallen in diesen Verantwortungsbereich.
Die fachliche Verantwortung liegt im jeweiligen Fachbereich. Hier wird beurteilt, ob eine KI‑Anwendung tatsächlich zur Verbesserung von Versorgung oder Prozessen beiträgt.
Der Fachbereich bringt die notwendigen Anforderungen ein, ordnet die Anwendung in bestehende Abläufe ein und begleitet ihre Nutzung im Alltag. Rückmeldungen aus der Praxis fließen in die Weiterentwicklung ein und sichern die Anschlussfähigkeit der Lösung.
Die IT sorgt für die technische Einbindung und den verlässlichen Betrieb von KI‑Anwendungen. Dazu gehört die Integration in bestehende Systeme, die Sicherstellung von Datenverfügbarkeit und -qualität sowie die kontinuierliche Betreuung im Betrieb.
Auch Aspekte wie Monitoring, Wartung und Weiterentwicklung liegen in diesem Verantwortungsbereich. Die IT schafft damit die Voraussetzung dafür, dass Anwendungen stabil funktionieren und langfristig eingesetzt werden können.
In der Praxis wird die IT häufig sehr früh in Projekte eingebunden, gleichzeitig aber stark auf die technische Umsetzung fokussiert. Eine enge Verzahnung mit fachlichen und strategischen Fragestellungen findet nicht immer in ausreichender Tiefe statt.
Governance‑Funktionen wie Datenschutz, Informationssicherheit oder Qualitätsmanagement übernehmen die Aufgabe, regulatorische Anforderungen in die Umsetzung zu integrieren. Dazu zählen unter anderem Vorgaben aus der DSGVO, Anforderungen aus dem Medizinprodukterecht oder dem EU AI Act.
Neben der inhaltlichen Prüfung gehört auch die Dokumentation zu diesem Verantwortungsbereich. Entscheidungen müssen nachvollziehbar gemacht und Anforderungen systematisch berücksichtigt werden.
Neben internen Governance‑Strukturen kann es sehr hilfreich sein, (externe) regulatorische Expertise hinzuzuziehen. Dies betrifft vor allem Fragestellungen, die spezielles regulatorisches oder normatives Wissen erfordern.
Beispiele dafür sind die Einordnung von Anwendungen im Kontext des Medizinprodukterechts, die Bewertung von Anforderungen aus dem EU AI Act oder die Ausgestaltung von Nachweispflichten. Externe Unterstützung ergänzt die internen Rollen und wird gezielt für spezifische Fragestellungen eingesetzt.
Je nach Organisationsstruktur kann dies intern über die Rechtsabteilung erfolgen oder extern durch spezialisierte Rechtsberatung unterstützt werden.
Die Einführung von KI wirkt sich auf Arbeitsabläufe, Entscheidungsprozesse und etablierte Rollenbilder aus. Change Management begleitet diese Veränderungen und sorgt für eine stabile Nutzung im Alltag.
Zu Beginn geht es darum, ein gemeinsames Verständnis für den Einsatz der Anwendung zu schaffen und die betroffenen Nutzergruppen einzubinden. Darauf aufbauend werden Schulungs- und Unterstützungsangebote entwickelt.
Im operativen Betrieb spielen Change Agents und Superuser eine wichtige Rolle. Sie fungieren als erste Ansprechpersonen im Fachbereich, unterstützen Kolleginnen und Kollegen bei der Anwendung und geben Rückmeldungen an Projekt- oder Systemverantwortliche weiter. Dadurch entsteht eine Verbindung zwischen zentraler Steuerung und tatsächlicher Nutzung im Alltag.
Die Einführung von KI im Krankenhaus umfasst mehrere Verantwortungsbereiche, die zusammenspielen. Jede Rolle bringt eine eigene Perspektive ein und trägt dazu bei, dass die Umsetzung nicht auf einzelne Aspekte reduziert wird.
Fehlende Klarheit in der Rollenverteilung führt in der Praxis zu Abstimmungsproblemen, isolierten Initiativen und fehlender Verankerung im Alltag. Sobald Verantwortung bewusst zugeordnet und übergreifend koordiniert wird, entsteht eine tragfähige Grundlage für die Einführung und Weiterentwicklung von KI-Anwendungen.
Ist auf strategischer Ebene klar geregelt, wer Prioritäten setzt und wie KI in die Gesamtstrategie eines Krankenhauses eingebettet ist? Ist eine übergreifende Verantwortung für KI‑Initiativen vorhanden, die verschiedene Aktivitäten zusammenführt?
Ist die IT über alle Phasen hinweg eingebunden? Werden regulatorische Anforderungen frühzeitig berücksichtigt oder eher nachträglich adressiert?
Sind Personen benannt, die als zentrale Ansprechstellen fungieren und die Anwendung im Fachbereich begleiten?
Diese Fragen sind ein Auszug vieler Aspekte, die Krankenhäuser im Vorfeld einer KI‑Einführung klären sollten.
In der Praxis zeigt sich jedoch, dass genau hier Unsicherheiten bestehen. Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig definiert, Rollen entwickeln sich erst im Projektverlauf oder hängen stark von einzelnen Personen ab. Hier kann es hilfreich sein, die eigene Ausgangssituation realistisch einzuordnen und gezielt zu prüfen, an welchen Stellen Orientierung und Klarheit fehlt.
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