Der Fachkräftemangel macht auch vor Ihnen keinen Halt? Sie möchten Ihre vorhandenen Fachkräfte so effektiv wie möglich einsetzen? Zum Glück können Sie viele repetitive und zeitaufwendige Prozesse mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) automatisieren. Um Automatisierungsprojekte in Ihrem Unternehmen effektiv und effizient verwirklichen zu können, benötigen Sie eine Kompetenzzentrale. Dürfen wir vorstellen, das Center of Excellence (CoE). Hier erfahren Sie, welche Aufgaben ein CoE hat, anhand welcher Zielmetriken Sie dessen Erfolg messen können, welche Strukturen es aufweisen kann und vieles mehr.
Die Aufgaben des Center of Excellence
Platform Management
Das Center of Competence hat die Aufgabe, die digitale Basis für die Prozessautomatisierung im Unternehmen zu legen. Es wählt Anwendungen aus, die für die Prozessautomatisierung zugelassen sind. Außerdem stellt das CoE auch eine Plattform zur Verfügung, auf der Automatisierungsvorgänge für das gesamte Unternehmen geteilt werden. Es muss auch ein Kontrollraum eingerichtet werden. Dieser dient als zentrale Verwaltungsstelle aller automatisierten Prozesse. So können Sie beispielsweise die Leistung der aktiven Roboter in Echtzeit verfolgen und dadurch auf Nutzerzahlen und eventuelle Fehler schließen, oder Zugriffsberechtigungen für alle Automatisierungen zentral verwalten. Je nach Struktur Ihres CoE ist es auch dafür zuständig, Bots für die Automatisierung zu erstellen und Nutzer dafür freizuschalten oder zu sperren.
Governance
Damit jeder Zuständige in Ihrem Unternehmen die Logik neu erstellter Bots verstehen kann, benötigen Sie eine Best Practice Liste für die Erstellung. Diese wird vom Center of Competence erarbeitet. Die Liste sollte Vorgaben zur Struktur und Dokumentation des Entwicklungsprozesses enthalten. Um die Wiederverwendbarkeit neuer Entwicklungen zu verbessern, sollten die fertigen Bots aus mehreren Teilprozessen aufgebaut werden.
Lifecycle Management
Wie viel des Llifecycle Managements das CoE übernimmt, hängt stark von dessen Struktur ab. Mehr zu den verschiedenen Modellen erfahren Sie später. Unter diesen Aufgabenbereich fallen beispielsweise die Bot-Erstellung, Support zu existierenden Bots, Arbeiten im Kontrollraum und alle zugehörigen Sicherheitsmaßnahmen.
Automatisierungsvorhaben initiieren
Große Teile Ihres Unternehmens wissen nicht, welche Möglichkeiten und Potenziale RPA heutzutage bietet. Aufgabe des Center of Excellence ist es daher in Kooperation mit anderen Abteilungen, diese Potenziale zu analysieren und entsprechende Automatisierungsprojekte zu starten. Auch die Sensibilisierung der Führungskräfte für dieses Thema ist Aufgabe des CoE.
Zielmetriken für das Center of Excellence
Sie können für das CoE quantitative Ziele setzen. Dazu gehört die Automatisierung möglichst vieler Prozesse oder die Automatisierung von Prozessen in möglichst vielen Unternehmensabteilungen.
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Ziele zu bestimmen, ist die Qualität der Automatisierung. Dafür können Sie beispielsweise messen, wie viel Arbeitszeit durch die Automatisierung eines Prozesses frei wird, oder wie positiv dieser die Arbeitsmoral der Belegschaft beeinflusst.
Außerdem können Sie finanzielle Ziele setzen. Sie können dafür messen, wie hoch Kosteneinsparungen oder Umsatzsteigerungen durch die Automatisierung ausfallen. Sie können ebenfalls bestimmen, wie viel Zeit bis zum Break-even der jeweiligen Prozessautomatisierung verstreichen darf. Eine weitere mögliche Zielmetrik sind die Gesamtkosten des Implementierungsprozesses.
Mögliche Strukturen
Zentralisiertes Modell
In diesem Modell hat das CoE die weitreichendsten Zuständigkeiten. Wie oben beschrieben, erstellt und verwaltet es alle im Unternehmen verwendeten Automatisierungslösungen und deren digitale Basis. Auch für die Bereitstellung von Trainings und Best Practices ist das CoE zuständig. Die zentralen Vor- und Nachteile dieses Modells sehen wie folgt aus:
Föderales Modell
Hier übernehmen die jeweiligen Unternehmensteile die Erstellung einzelner Bots. Das CoE steht dabei beratend zur Seite und stellt Standardausführungen und Vorlagen für oft benötigte Teilabläufe zur Verfügung. Ein Teil der RPA-Expertise ist daher auf die relevanten Abteilungen verteilt. Die digitale Basis wird trotzdem durch das CoE bereitgestellt und verwaltet. So prüft das CoE die Performance der einzelnen Prozesse und deren Erfolg anhand der oben aufgeführten Kriterien. Hier die wichtigsten Vor- und Nachteile dieses Modells:
Dezentrales Modell
Der Aufgabenbereich des CoE beschränkt sich fast vollkommen auf die Bereitstellung der digitalen Basis, Trainings und Best Practices. Die Performance und Zielkontrolle liegen genau wie sonstige Verwaltungsaufgaben bei der erstellenden Abteilung. Lediglich die Verwaltung wiederverwendbarer Inhalte ist Aufgabe des CoE. In diesem Modell verteilt sich der Großteil der RPA-Kompetenz auf unterschiedliche Abteilungen. Daraus ergeben sich folgende Vor- und Nachteile:
Natürlich können Sie für Ihr Unternehmen auch ein Hybridmodell implementieren, welches an Ihre Unternehmensstruktur angepasst ist.
