In vielen Unternehmen stößt klassische Prozessautomatisierung an ihre Grenzen. Regelbasierte RPA-Bots können zwar strukturierte, repetitive Aufgaben effizient erledigen, scheitern jedoch oft an komplexen, dynamischen Szenarien. Genau hier setzt Agentic Process Automation an. Dieser neue Automatisierungsansatz nutzt KI-gestützte Software-Agenten, um Prozesse nicht nur auszuführen, sondern eigenständig zu denken, zu planen und auf Veränderungen zu reagieren.
Dieser Beitrag hilft Ihnen, die nächste Stufe der Automatisierung zu verstehen und zu nutzen.
Was Agentic Process Automation besonders macht
Im Gegensatz zu klassischen Bots, die wie digitale Makros vorgefertigte Abläufe durchführen, verfolgen agentische Systeme ein Ziel und ermitteln eigenständig den besten Weg dorthin. Sie basieren auf generativer KI und sogenannten Large Language Models (LLMs) und verarbeiten nicht nur strukturierte Daten, sondern auch freie Texte oder Dokumente. Dadurch verstehen sie Kontexte, adaptieren ihre Strategien in Echtzeit und arbeiten proaktiv.
Ein Agent kann etwa mit der Aufgabe betraut werden, aus mehreren Datenquellen automatisch einen Bericht zu erstellen. Er entscheidet selbst, welche Informationen relevant sind, holt diese ab und analysiert sie. Dank „reflect & adapt“-Fähigkeit kann er Fehler erkennen und selbständig korrigieren. Seine Lernfähigkeit sorgt dafür, dass er mit jeder Ausführung besser wird.
Eigenschaften intelligenter Agents im Überblick
Agenten besitzen Zielorientierung, Autonomie, Kontextverständnis, Lernfähigkeit und Kooperationsfähigkeit. Sie verfolgen Aufgaben proaktiv statt reaktiv, passen ihr Verhalten situativ an, lernen aus Erfolgen und Fehlern, tauschen sich mit Menschen, RPA-Bots und anderen Agents aus und arbeiten auch in Multi-Agent-Systemen zusammen.
Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz
Agentic Process Automation ist kein Plug-and-Play. Sie benötigen technologische Grundlagen wie APIs, moderne IT-Architektur, Cloud-Readiness und eine robuste Event-Infrastruktur. Um Agents effektiv einsetzen und skalieren zu können, sollten Sie außerdem nicht nur einen Agent entwickeln. Eine klar definierte und implementierte KI-Infrastruktur mit Zugriff auf Large Language Models, Machine Learning Modelle und Integrationen über eine geeignete Automationsplattform vermeidet viel späteren Zusatzaufwand. Das Gleiche gilt für organisatorische Voraussetzungen wie Governance-Modelle, Change Management und eine klare Rollendefinition. Auch bei Agentic Process Automation dürfen Sie IT-Security & Compliance nicht vernachlässigen. Datenschutz, Auditability und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sollten Sie von Anfang an berücksichtigen. Besonders, wenn Agents mit Parteien außerhalb Ihres Unternehmens interagieren sollen, kommt hier eine große Verantwortung auf Sie zu. Beachten Sie ebenfalls, dass neue Kompetenzen in ihren Teams benötigt werden. Vor allem in den Bereichen Prompt Engineering, Prozessanalyse und KI-Governance werden spezifische Weiterbildungen benötigt, insofern die Teams bisher noch keine KI/Process Automation Projekte umgesetzt haben.
Eine schrittweise Herangehensweise ist empfehlenswert: Mit kleinen, abgeschlossenen Use Cases beginnen, rigoros testen, dann Autonomie graduell ausbauen. Dabei sollte immer ein „Human-in-the-Loop“, also ein Mensch mit Kontrollverantwortung vorgesehen sein.
So funktioniert Agentic Process Automation mit der Microsoft Power Platform
Mit Power Automate, Power Apps und dem neuen Copilot Studio bietet Microsoft ein leistungsfähiges Ökosystem für den Aufbau eigener Agents. Zunächst definieren Sie einen Anwendungsfall und die relevanten Datenquellen. Den Agent selbst erstellen Sie in Copilot Studio. Dort konfigurieren Sie Sprache, Verhalten, Aufgaben und Wissensquellen. Für komplexe Prozesse werden Power Automate Flows angebunden. Diese Flows können beispielsweise externe Systeme ansteuern, Tickets erzeugen oder Informationen abfragen. Alternativ können Sie auch mit einem von Ihrem Anbieter bereitgestellten Standard-Agent starten und diesen nach Ihren Wünschen anpassen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihren eigenen Agent in Microsoft Power Platform erstellen, lesen Sie einfach hier unseren Beitrag dazu. Diese Agents können Sie dann unter anderem auf Websites, in Teams und in Power Apps/Pages einbetten.
Vor dem Rollout sollten Sie den Agent umfassend testen. Dafür können Sie im Agent Designer in Copilot Studio direkt mit dem Agent interagieren, den Sie gerade verwalten. Microsoft stellt für veröffentliche Agents Analysefunktionen und Governance-Werkzeuge in Copilot Studio bereit.
Hohe Faktentreue mit Hilfe von RAG
Frei auf dem Markt verfügbare KI-Modelle leiden oft unter Halluzinationen, Sie verbreiten also Informationen, die nicht der Wahrheit entsprechen. Um solche Vorkommnisse in Ihren Tools zu verhindern, können Sie RAG (Retrieval-Augmented Generation) verwenden. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen, welche Funktionen dieses Modell verwendet, um die Faktentreue Ihrer Tools zu erhöhen:
Agentic Process Automation im Einsatz
Beispielsweise im Vertrieb kann ein KI-gesteuerter Agent Ihnen erheblichen Mehrwert liefern. Ein typischer Anwendungsfall ist die automatisierte Meetingvorbereitung. Der Agent analysiert vor einem Kundentermin eigenständig verschiedene Datenquellen: Er prüft die letzten Bestellungen im CRM-System, sucht nach offenen Servicefällen, analysiert die E-Mail-Kommunikation auf relevante Inhalte und ergänzt aktuelle Wirtschaftsinformationen zum Kundenunternehmen. Daraus erstellt er ein strukturiertes Briefing-Dokument, welches er dem Vertriebsteam vor dem Termin per E-Mail oder Chat Nachricht bereitstellt. Dieser datengetriebene Überblick spart wertvolle Vorbereitungszeit, erhöht die Qualität der Kundengespräche und unterstützt die Identifikation neuer Verkaufschancen.
EU AI Act Anforderungen
Mit dem EU AI Act hat die EU einen rechtlichen Rahmen für KI-Anwendungen geschaffen, den Sie bei der Verwendung von APA berücksichtigen müssen. Die folgenden Punkte sollten Sie daher von Beginn an in Ihre Standardprozesse und Ihr Controlling einbinden:
Jede KI-Anwendung müssen Sie in eine der Risikoklassen „minimal“, „begrenztes“ oder „Hochrisiko“ einordnen. Wenn Sie aktuelle Informationen zu den genauen Kriterien der Einstufung oder einem der folgenden Punkte nachlesen möchten, klicken Sie einfach hier. Sie sind des Weiteren dazu verpflichtet, Nutzer zu informieren, wenn sie mit einer KI interagieren. Für Hochrisiko-Systeme sind vor Inbetriebnahme umfassende Prüfungen nötig. Hier ist es besonders wichtig, dass Sie stets auf dem aktuellen Anforderungsstand bleiben. Diese Anforderungen können Sie als Ausgangspunkt für Ihr eigenes Controllingsystem verwenden. In kritischen Anwendungen sind Sie auch dazu verpflichtet, das Human-in-the-Loop Konzept anzuwenden. Es muss also ein Mensch zentrale Entscheidungen validieren oder korrigieren können (z. B. den finalen Freigabeschritt im Kreditprozess). Wenn es um Trainingsdaten und Informationsquellen geht, müssen Sie stets auskunftsfähig sein, welche Daten jeweils verwendet werden. Natürlich dürfen Sie dabei nicht gegen bestehendes Recht wie das GDPR (General Data Protection Regulation) zum Schutz personenbezogener Daten verstoßen. Sie sind ebenfalls verpflichtet, schwerwiegende Vorfälle mit Schäden an Dritten den Aufsichtsbehörden zu melden. Schulungen zu Chancen, Risiken und korrektem Umgang mit KI-Systemen ist ebenfalls für alle Stakeholder verpflichtend.
Fazit
Agentic Process Automation entwickelt Automatisierung deutlich weiter. Doch dieser Fortschritt erfordert Vorbereitung. Wer technische, organisatorische und ethische Anforderungen ernst nimmt, kann die Potenziale nutzen, ohne Risiken einzugehen. Die Integration in bestehende Prozesslandschaften gelingt Ihnen am besten mit einer klaren Vision, pilotierten Umsetzungsphasen und kompetenter Begleitung. Starten Sie noch heute, um in Zukunft auf die Macht von Agents bei Ihrer Prozessautomatisierung zurückgreifen zu können.
Bei Rewion begleiten wir Sie ganzheitlich bei der Einführung von Agentic Process Automation: von der Strategieberatung über die technische Umsetzung mit Microsoft Power Platform, Automation Anywhere oder UiPath bis zur Schulung Ihrer Teams.
