Eine schlecht ausgeführte Automatisierung der Prozesse kann sich negativ auf die Datennutzung, die Prozesse, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und die Kundenzufriedenheit auswirken.
Zusammengefasst:
- 40 % der Unternehmen haben mehr Hyperautomatisierungsinitiativen am Laufen und einige wenige Unternehmen haben sogar 15 Projekte gleichzeitig durchgeführt.
- Misserfolge sind in der Regel auf drei Arten von Fehlern zurückzuführen:
- Wie das Projekt begonnen wurde
- Wie das Projekt durchgeführt wurde
- Welche Auswirkungen das Projekt hat
- Um den Erfolg zu gewährleisten, sollten die Automatisierungsinitiativen priorisiert und Quick-Wins erzielt werden können.
Die Automatisierung verspricht erhebliche Kosten-, Qualitäts- und Geschwindigkeitsverbesserungen, aber um diese Vorteile zu erreichen, erfordert es einen Aktionsplan seitens der Führungskräfte und IT-Leiter. Ebenfalls muss eine Fehlerkultur eingeführt und das Wiederholen von Fehlern vermieden werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn mehrere Automatisierungsinitiativen gleichzeitig verwaltet werden müssen.
Die 10 größten Fehler in der Automatisierung
Fehler Nr. 1: Verliebtheit in eine einzige Technologie
Sobald ein Unternehmen ein bestimmtes Prozessautomatisierungstool, wie z. B. Robotic Prozess Automation (RPA) erworben und erfolgreich implementiert hat, ist es nur natürlich, dass die Kollegen es in größerem Umfang übernehmen wollen. “Es ist jedoch der falsche Ansatz, die Automatisierung aus einer einzigen Technologieperspektive voranzutreiben. Stattdessen sollte man mit dem Geschäftsergebnis beginnen und dann die richtigen Tools auswählen”, sagt Sturgill.
Empfehlung: Eine Toolbox von Technologien zusammenstellen, welche ein umfassenderes Spektrum an Funktionen für eine flexible Palette von Geschäftsergebnissen und Umgestaltungsansätzen bieten.
Fehler Nr. 2: Der Glaube, dass Unternehmen ohne IT automatisieren können
Immer mehr Unternehmen glauben, dass die Einführung von RPA und Low-Code/No-Code-Anwendungen keine Unterstützung durch die IT erfordert. Aber Fachbereiche und Mitarbeiter wissen möglicherweise nicht, wie Kunden- und Datensätze funktionieren, und es besteht die Gefahr, dass die Informationen falsch gehandhabt werden. Außerdem sind diese Anwendungen in andere Systeme integriert, die regelmäßige Upgrades erfordern. Wenn das IT-Team nicht involviert ist, werden Änderungen bei Upgrades nicht berücksichtigt, was zu fehlerhaften Prozessen führt.
Empfehlung: Der Aufbau eines Center of Competence für Automatisierung ist essential für den Erfolg. Dieses Center of Competence muss Personen umfassen, die gemeinsam über eine Vielzahl von organisatorischen Fähigkeiten und Kenntnissen verfügen, z. B. analytische Fähigkeiten und Fähigkeiten zur Prozessabbildung, technische Fähigkeiten, Geschäftskenntnisse und Erfahrung mit IT-Governance.
Fehler Nr. 3: Denken, dass Automatisierung immer die Lösung ist
Die Automatisierung mag langfristig die beste Option für Geschäfts- und IT-Prozesse sein, aber Führungskräfte können sie nicht einfach dazu verwenden, Lücken in einem schlecht konzipierten Prozess zu schließen. Automatisierung ist nicht dazu gedacht, Systemausfälle zu kompensieren oder den Austausch von Systemen aufzuschieben. Wenn man Automatisierung auf diese Weise einsetzt, verlängert man lediglich die Lebensdauer von suboptimalen Legacy-Anwendungen, indem man Einsparungen erzielt, die die zugrunde liegenden Ineffizienzen verdecken.
Maßnahmen: Nicht immer ist die Automatisierung die richtige Lösung, oftmals lohnt es sich auch über einen Systemaustausch nachzudenken. Dabei sollten Vor- und Nachteile der Automatisierung gegenüber dem Systemaustausch berücksichtigt werden.
Fehler Nr. 4: Nicht alle Interessengruppen einbeziehen
Die Automatisierung hat naturgemäß weitreichende Auswirkungen auf das Unternehmen, was bedeutet, dass alle Beteiligten im gesamten Unternehmen in die Entscheidungsfindung einbezogen werden sollten. Wenn sich beispielsweise durch die Einführung neuer Automatisierungsprozesse die Rollen der Mitarbeiter ändern, sollte die Personalabteilung mit einbezogen werden, Änderungen der Zugriffsrechte und IDs oder der Serveranforderungen müssen von der Sicherheitsabteilung oder der IT-Abteilung genehmigt werden.
Maßnahmen: Das Stakeholder-Management sollte innerhalb des Center of Competence für Automatisierung abgebildet werden und eine wichtige Rolle einnehmen.
Fehler Nr. 5: Nicht genügend Zeit für Tests aufwenden
Die meisten Technologien am Markt überzeugen durch ihre einfache Bedingung, allerdings kann das Potenzial einzelner Prozesse nur dann ausgeschöpft werden, wenn sie richtige automatisieret werden. Oftmals führen kleine Fehler in der Automatisierung dazu, dass Geschäftsdaten zerstört werden und nicht das gewünschte Geschäftsergebnis liefern.
Maßnahmen: Automatisierte Prozesse müssen als Produkt gesehen werden, die gewisse Qualitätsstandards erfüllen müssen. Daher macht es Sinn, auch schon zu Beginn eine Teststrategie zu entwickeln und einen Prozess zu definieren, wie automatisierte Prozesse in Produktion gelieferte werden.
Fehler Nr. 6: Verschwendung von Aufwand durch zu komplizierte Prozesse
Manchmal geraten Unternehmen bei der Automatisierung eines Prozesses in einen Sumpf. Das passiert meist dann, wenn die Prozesse nicht gut dokumentiert oder verstanden werden, wenn der Arbeitsablauf nicht konsistent ist oder wenn es zu viele Varianten im Entscheidungsprozess gibt. Oftmals ist es an dieser Stelle besser, das Automatisierungsvorhaben zu stoppen und sich auf andere Prozesse zu konzentrieren.
Maßnahmen: Es gibt viele Möglichkeiten, die richtigen Prozesse im Unternehmen zu identifizieren. Wichtig ist jedoch, dass es einen Kriterienkatalog gibt, an dem relative einfach ein neuer Prozess bewertet werden kann. Kriterien können z.b. die Anzahl der Prozessschritte, die Anzahl der erforderlichen Integrationen oder der Klarheit des bestehenden Prozesses sein.
Fehler Nr. 7: Automatisierung als einfache Aufgabenreplikation behandeln
Die Verwendung von Automatisierungswerkzeugen, um genau das zu kopieren, was manuell erledigt wird, lässt einen entscheidenden Vorteil der Automatisierung außer Acht – die Verbesserung des End-to-End-Prozesses, um ein besseres Kunden- und Mitarbeitererlebnis zu schaffen. Wenn die Neugestaltung von Prozessen nicht Teil des Automatisierungsprozesses ist, verwenden Sie möglicherweise das falsche Automatisierungstool und verlieren das erhoffte Geschäftsergebnis.
Maßnahmen: Nicht immer ist es sinnvoll, Prozesse 1 zu 1 zu übernehmen. Es macht oftmals Sinn, Prozesse auch neu zu denken und Anpassungen durchzuführen.
Fehler Nr. 8: Kein Monitoring der Automatisierung nach dem GO-Live
Wie bei jeder Systemimplementierung ist auch bei Automatisierungsprojekten nach der Implementierung eine umfangreiche praktische Beteiligung der IT-Abteilung erforderlich. Bei der RPA-Einführungen ist es erforderlich, eine kontinuierliche Bewertung, Überwachung und regelmäßige Qualitätskontrollen durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Roboter korrekt programmiert wurden und weiterhin wie erwartet arbeiten. So lassen sich umfangreiche Datenbereinigungsaufgaben vermeiden.
Maßnahmen: Einführung eines kontinuierlichen Monitorings der Prozesse. Abdecken des gesamten Lebenszyklus einer Prozessautomatisierung.
Fehler Nr. 9: Verwendung der falschen Kennzahlen zur Erfolgsmessung
Es ist üblich, technologische Anwendungen und Tools zu messen, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren. Dies sagt jedoch nichts darüber aus, ob das Projekt erfolgreich ist oder nicht. Entscheidend für den Erfolg der Automatisierung ist die Messung der Auswirkungen auf die Prozesse und das Unternehmen als Ganzes.
Maßnahmen: Festlegen von Kennzahlen, die das Geschäftsergebnis, das mit der Automatisierung erreicht werden soll, quantifizieren .
Fehler Nr. 10: Ignorieren der Auswirkungen auf die Kultur und die Mitarbeiter
Während es wichtig ist, sich darauf zu konzentrieren, wie die Automatisierung angenommen wird und langfristig skaliert werden kann, ist es ebenso wichtig, die Auswirkungen auf die Mitarbeiter zu berücksichtigen, insbesondere wenn Rollen eliminiert oder neu definiert werden.
Maßnahmen: Veränderungen brauchen Zeit und müssen richtig kommuniziert werden. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig das Änderungsmanagement und die Personalabteilung mit einzubeziehen.
Quelle: https://www.gartner.com/en/articles/10-automation-mistakes-to-avoid
